Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и трудовую деятельность работника․ В Республике Беларусь (РБ) порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек строго регламентирован законодательством․ Вопрос о том, где именно они должны храниться, зависит от того, работает ли человек в данный момент или находится в поиске работы․
Хранение трудовых книжек работающих граждан
Согласно трудовому законодательству Республики Беларусь, на работодателе лежит прямая обязанность по ведению, учету и хранению трудовых книжек своих сотрудников․ Как только работник заключает трудовой договор и проработал более 5 дней (при условии, что данная работа является для него основной), работодатель обязан завести трудовую книжку или принять уже имеющуюся на хранение․
Где именно хранятся документы у работодателя?
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек лиц, работающих у нанимателя, хранятся в кадровой службе организации или у уполномоченного должностного лица (например, у бухгалтера или руководителя в малых предприятиях, если нет штатного кадровика)․
- Сейф или металлический шкаф: Трудовые книжки должны храниться исключительно в несгораемых сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность от пожаров, краж и других форс-мажорных обстоятельств․
- Строгий учет: Обязанность работодателей по ведению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее предусмотрена пунктом 40 Порядка ведения трудовых книжек․ В этот журнал вносятся данные о приеме, увольнении и выдаче документа․
Ответственность за сохранность
Работодатель несет полную ответственность за утерю, порчу или несанкционированную выдачу трудовых книжек․ В случае массовой утери документов (например, при пожаре или затоплении) создается специальная комиссия по восстановлению стажа работников․
Хранение трудовых книжек неработающих граждан
Если человек нигде не работает (временно безработный, фрилансер, находится в декретном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет без выхода на работу и т․д․), трудовая книжка хранится непосредственно у него самого․
Важно понимать, что:
- Хранить трудовую книжку дома нужно в сухом и безопасном месте, избегая порчи страниц и записей․
- Ни в коем случае не следует передавать трудовую книжку посторонним лицам или организациям, не являющимся вашим работодателем (например, в банк для получения кредита — достаточно предоставить копию)․
Выдача трудовой книжки на руки
В обычной ситуации трудовая книжка выдается работнику на руки только в день его увольнения․ В этот день работодатель обязан внести запись об увольнении, заверить ее подписью, печатью и отдать документ владельцу под роспись в журнале учета․
Можно ли получить трудовую книжку, не увольняясь?
Традиционно трудовая книжка находится у работодателя весь период работы․ Однако существуют ситуации, когда оригинал документа может быть временно выдан работнику:
- Для оформления пенсии: Работник имеет право обратиться к работодателю с заявлением о выдаче оригинала трудовой книжки для предоставления в органы по труду, занятости и социальной защите (социального обеспечения)․ Работодатель обязан выдать ее под роспись в течение 3 рабочих дней․ После оформления пенсии работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю в срок, указанный в заявлении (но не позднее 5 рабочих дней после получения документа из пенсионного органа)․
- Для получения кредита или субсидии: В некоторых случаях банки или государственные органы требуют оригинал трудовой книжки․ В законодательстве РБ нет прямого обязательства для нанимателя выдавать документ по этим причинам, однако на практике часто идут навстречу, выдавая оригинал под письменное заявление работника с обязательством вернуть его в указанный срок; В противном случае достаточно заверенной копии․
Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?
Если трудовая книжка была утеряна по вине нанимателя, он обязан:
- Издать приказ о создании комиссии по установлению стажа работника․
- Собрать доказательства трудовой деятельности (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, показания свидетелей)․
- Оформить дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления․
Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку при увольнении или теряет ее, работник имеет право обратиться в суд с требованием взыскать средний заработок за каждый день задержки выдачи документа, а также компенсацию морального вреда․
Электронные трудовые книжки в РБ
В Республике Беларусь активно внедряется система электронных трудовых книжек․ Данные о трудовом стаже теперь дублируются в электронном виде в фонде социальной защиты населения․ Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает иметь юридическую силу и должна храниться по всем правилам, описанным выше; Электронный документооборот лишь дополняет бумажный, упрощая процесс подтверждения стажа в государственных органах․
Краткие итоги
- Работающий человек: трудовая книжка хранится у нанимателя, в сейфе или металлическом шкафу, под строгим учетом в журнале․
- Безработный человек: трудовая книжка хранится дома у самого владельца․
- Временная выдача: возможна для оформления пенсии (обязательно) или по просьбе работника для иных нужд (на усмотрение нанимателя)․
- Ответственность: за сохранность документа во время работы отвечает работодатель;