Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том‚ у кого она должна храниться‚ регулируется трудовым законодательством и имеет важные нюансы‚ особенно в свете перехода на электронные форматы. В этой статье мы разберем‚ кто обязан хранить трудовые книжки‚ как это происходит в современных условиях и какие права у работников.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности‚ в котором фиксируются все места работы работника‚ его должности‚ причины увольнений и другие сведения. Она необходима для:

• Подтверждения трудового стажа при назначении пенсии.
• Расчета пособий и выходных.
• Оформления кредитов или других документов‚ требующих подтверждения занятости.

Кто обязан хранить трудовые книжки?

Согласно действующему законодательству‚ трудовые книжки работников подлежат хранению у того работодателя‚ с которым у сотрудника заключен трудовой договор. Это означает:

• Если вы работаете в организации‚ то ваша трудовая книжка (бумажная или электронная) хранится в кадровом отделе этой организации.
• При увольнении работодатель обязан вернуть вам трудовую книжку (или предоставить доступ к электронной) с внесенными записями.
• Если вы работаете по договору гражданско-правового характера (ГПХ)‚ такая книжка не ведется‚ так как это не трудовые отношения.

Особенности хранения при смене работодателя

Когда работник переходит в новую организацию:

1. Предыдущий работодатель передает сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) — это обязательно с 2020 года.
2. Новый работодатель получает эти данные из СФР и продолжает ведение электронной трудовой книжки (если она оформлена).
3. Бумажная трудовая книжка остается у работника‚ и он должен предъявить ее новому работодателю для внесения записи о приеме на работу.

Переход на электронные трудовые книжки: ключевые даты

В России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Важные этапы:

С 1 января 2023 года

Приказом Минтруда России № 320Н от введена новая форма трудовой книжки (как бумажной‚ так и электронной). Это упростило ведение документа и исключило избыточные требования.

С 1 января 2026 года

Завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. После этой даты:

• Работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном формате через СФР.
• Бумажные трудовые книжки могут сохраняться только у работников‚ которые до 2026 года уже имели такой документ и не перешли на электронный вариант по собственному желанию.
• Все новые сведения о трудовой деятельности будут автоматически передаваться в СФР.

Например‚ в регионах‚ таких как Коми‚ большинство жителей уже выбрали электронные трудовые книжки‚ что демонстрирует готовность к полному переходу.

Обязанности работодателя по хранению и ведению

Работодатель должен:

• Хранить трудовые книжки (бумажные) в надежном месте‚ обеспечивая их сохранность от утери или повреждения.
• Вести записи в трудовой книжке своевременно и без исправлений.
• Передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России в электронном виде (это обязательно даже при наличии бумажной книжки).
• Возвращать трудовую книжку работнику при увольнении в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
• При переходе на ЭТК — обеспечивать работников информацией о их электронной книжке и доступом к ней через портал госуслуг.

Права работника на доступ к своей трудовой книжке

Работник имеет право:

• Знакомиться с записями в своей трудовой книжке (бумажной или электронной) в любое время.
• Требовать от работодателя внесения корректных записей при приеме‚ переводе или увольнении.
• Получить дубликат трудовой книжки в случае утери (за плату‚ если утеря по вине работника).
• Выбрать формат ведения: бумажный или электронный (до 2026 года). После 2026 года электронный формат станет основным‚ но бумажный может сохраняться по заявлению работника.
• Обращаться в СФР за выпиской из электронной трудовой книжки‚ если работодатель не передает данные.

Что делать‚ если работодатель нарушает правила хранения?

Если работодатель:

• Не возвращает трудовую книжку при увольнении.
• Вносит некорректные записи.
• Не передает сведения в СФР.

Работник может:

1. Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
2. Обратиться в Социальный фонд России для проверки передачи данных.
3. Потребовать восстановления своих прав через суд (например‚ взыскание компенсации за задержку трудовой книжки).

Трудовые книжки хранятся у текущего работодателя — организации‚ с которой заключен трудовой договор. С 2026 года в России завершится переход к электронным трудовым книжкам‚ что упростит учет и снизит риски утери документов. Работодатели обязаны передавать все сведения в Социальный фонд‚ а работники должны контролировать правильность записей и иметь доступ к своим данным. В случае нарушений — обращаться в контролирующие органы.

Будьте в курсе своих прав: ваша трудовая книжка — это защита вашего трудового стажа и будущих социальных гарантий!