Вопрос о том, нужна ли трудовая книжка сотруднику, работающему по договору гражданско‑правового характера (ГПХ), волнует как работодателей, так и самих работников․ В этой статье разберёмся, какие правила действуют в 2026 году, в каких случаях запись в трудовую книжку обязательна, а в каких – нет․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: место работы, должность, даты начала и окончания работы, основания увольнения и т․д․ Она является обязательной для всех работников, которые заключают трудовой договор․
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ):
«В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе»․
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
- Трудовой договор – запись обязательна до 2020 года, но с 2021 года работодатели обязаны вести только электронную трудовую книжку (ЭТК)․
- Если договор оказания услуг признан трудовым договором (например, по признаку постоянного места работы, обязанностей и т․п․), то запись в трудовую книжку также обязательна․
- При переводе работника на другую постоянную работу – запись обязательна․
- При увольнении – запись обязательна․
Что происходит с работниками по ГПХ?
Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – это договор, который не содержит признаков трудовых отношений (не фиксирует постоянное место работы, не предусматривает социальные гарантии и т․д․)․ В таком случае:
- Запись в трудовую книжку не вносится․ Это правило закреплено в ТК РФ: «запись о работе по договору ГПХ в трудовую книжку не вносится»․
- Однако, если договор по факту превращается в трудовой договор (например, работник выполняет работу в постоянном режиме, получает зарплату и имеет социальные гарантии), то запись становится обязательной․
Исключения и нюансы
- Сотрудник, который впервые поступает на работу и заключает договор ГПХ, не обязан предъявлять трудовую книжку работодателю․
- Для совместителей (работа по совместительству) запись в трудовую книжку не требуется, если это не основной вид деятельности․
- Работа дистанционно или у физического лица также может не требовать записи, но это зависит от конкретных условий договора․
Как работодателю вести учёт сотрудников по ГПХ?
- Проверьте характер договора․ Если в договоре есть признаки трудовых отношений, оформите его как трудовой договор и внесите запись в ЭТК․
- Если договор действительно ГПХ, то:
- Запись в трудовую книжку не требуется․
- Обязательно оформите договор в соответствии с требованиями закона (срок, предмет, оплата)․
- Проведите учёт налогов и страховых взносов (если применимо)․
- Соберите подтверждающие документы – копию договора, справки о платежах, подтверждение выполнения работы․
- Если работник просит внести запись, объясните ему, что это возможно только при наличии трудового договора․
Что изменилось в 2026 году?
- С 2021 года обязательным стало ведение электронной трудовой книжки․ Физические трудовые книжки больше не обязательны, но могут использоваться в некоторых случаях․
- В 2026 году возможна работа по договору без обязательного оформления в трудовой книжке, но это не отменяет требований к социальным гарантиям и налоговому учёту․
- Организации, которые являются физическими лицами без статуса ИП, не имеют права заводить трудовые книжки и вносить записи в уже существующие․
- Для совместителей и дистанционных сотрудников запись в трудовую книжку может не требоваться, но необходимо соблюдать требования по налоговому и страховому учёту․
Практические рекомендации для работодателя
- Проверяйте признаки трудовых отношений в договоре․ Если сомневаетесь, проконсультируйтесь с юристом․
- Если договор признается трудовым, запишите его в ЭТК и предоставьте работнику копию․
- Для ГПХ‑сотрудников:
- Соберите и храните копии договора и платежных документов․
- Проведите налоговый и страховой учёт в соответствии с законодательством․
- Объясните работнику, что запись в трудовую книжку не требуется․
- В случае совместительства и дистанционной работы уточните, требуется ли запись в трудовую книжку в конкретном случае․
- Следите за обновлениями законодательства – в 2026 году могут появиться новые требования․
Что делать, если сотрудник просит запись в трудовую книжку?
- Проверьте, есть ли у него трудовой договор․ Если нет – объясните, что запись в трудовую книжку возможна только при наличии трудового договора;
- Если договор действительно ГПХ, но работник хочет официального подтверждения, предложите ему получить справку о выполнении работы и/или письменное подтверждение от работодателя․
- Если работник хочет перейти на трудовой договор, обсудите условия перехода и оформите новый договор․
Итак, если вы работаете по договору ГПХ, то в большинстве случаев запись в трудовую книжку не требуется․ Однако, если договор по факту превращается в трудовой договор, запись становится обязательной․ С 2021 года все работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку, а физические лица без статуса ИП не могут заводить трудовые книжки․ При работе с ГПХ‑сотрудниками важно правильно оформлять договоры, вести учёт налогов и страховых взносов, а также объяснять сотрудникам, какие документы им действительно нужны․
Помните: правильное оформление – залог соблюдения законодательства и защиты прав как работодателя, так и работника․