В этой статье мы подробно рассмотрим, когда и как вносятся записи в трудовую книжку. Важно понимать, что правила ведения трудовых книжек могут меняться, поэтому актуальная информация на данный момент (май 2026 года) имеет первостепенное значение.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются сведения о работе:

• Приеме на работу
• Увольнении
• Переводах на другую работу
• Назначении на должность
• Премии и другие вознаграждения
• Лищения премии и другие дисциплинарные взыскания

Трудовая книжка является важным документом для работника, так как она используеться для расчета пенсий, пособий и других социальных выплат.

Бумажная или электронная трудовая книжка?

Начиная с 2023 года, в России действует новый бланк бумажной трудовой книжки. Однако, с 1 января 2026 года новые бумажные трудовые книжки оформлять нельзя. Это означает, что если у вас есть бумажная трудовая книжка, ее необходимо продолжать вести и после 1 января 2026 года, пока не вступят в силу новые изменения в законодательстве. В настоящее время, правила не изменились.

Вместе с тем, все больше компаний переходят на электронные трудовые книжки. Электронная трудовая книжка ведет к тому, что физический носитель (бумажная книжка) не требуется.

Когда вносят запись в трудовую книжку?

Записи в трудовую книжку вносятся работодателем. Вот основные случаи, когда это происходит:

При приеме на работу

• Запись в трудовую книжку вносится в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора.
• Если трудовой договор не заключался, запись вносится в течение 5 рабочих дней после приема на работу.
• В запись вносятся следующие сведения:
• Дата приема на работу
• Наименование организации
• Должность, на которую принят работник
• Условия работы (полный или неполный рабочий день, вахтовый метод и т.д.)

При переводах на другую работу

• Запись вносится при переходе работника на другую должность или в другое подразделение организации.
• В запись вносятся:
• Дата перевода
• Новая должность
• Наименование подразделения (если меняется)
• Изменение условий работы (если есть)

При увольнении

• Запись вносится при прекращении трудового договора.
• В запись вносятся:
• Дата увольнения
• Причина увольнения (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя)
• Номер и дата приказа об увольнении

При начислении заработной платы и других вознаграждений

• Записи вносятся в раздел «Сведения о заработке» трудовой книжки.
• В запись вносятся:
• Дата начисления
• Сумма начисленной заработной платы
• Наименование выплаты (например, заработная плата, премия, отпускные)

При наложении дисциплинарных взысканий

• Запись вносится в раздел «Дисциплинарные взыскания».
• В запись вносятся:
• Дата наложения взыскания
• Вид взыскания
• Дата принятия решения о наложении взыскания
• Текст приказа о наложении взыскания

При других событиях

• Записи вносятся при других событиях, связанных с трудовой деятельностью работника (например, при отпуске, больничном, отчислении в резерв).

Кто вносит записи в трудовую книжку?

Записи в трудовую книжку вносит работодатель или уполномоченное им лицо. В некоторых организациях это может быть отдельный кадровый работник.

Важные правила заполнения трудовой книжки

• Записи в трудовой книжке должны быть сделаны разборчиво и аккуратно.
• Записи должны быть сделаны черной или синей чернилами.
• Записи не должны содержать исправлений. Если допущена ошибка, ее необходимо зачеркнуть одним штрихом и рядом поставить правильный вариант записи.
• В трудовой книжке не допускается использование сокращений и аббревиатур, которые не приняты в законодательстве.
• Все записи должны быть пронумерованы.

Где можно получить образцы записей в трудовой книжке?

Образцы записей в трудовой книжку можно найти на следующих ресурсах:

• [Система Кадры](https://www.sistema-kadyr.ru/)
• [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
• [Госслуги](https://www.gosuslugi.ru/)
• [Сайты кадровых агентств]

Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?

Если вы обнаружили ошибку в своей трудовой книжке, необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении исправлений. Работодатель обязан исправить ошибку в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.

Трудовая книжка – важный документ, который необходимо хранить в надлежащем состоянии. Важно знать, когда и как вносятся записи в трудовую книжку, чтобы избежать ошибок и проблем в будущем. Следите за изменениями в законодательстве, чтобы быть в курсе актуальных правил ведения трудовых книжек.
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалисту.