Вопрос выдачи трудовой книжки (ТК) часто вызывает споры между работодателем и сотрудником. С переходом на электронный документооборот правила изменились, однако бумажный вариант всё еще сохраняет свою актуальность. В данной статье мы подробно разберем, в каких ситуациях работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки, а когда она должна храниться в отделе кадров.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Это самая распространенная ситуация. Согласно законодательству, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день).

• Что должно быть в документе: В книжку должна быть внесена запись об увольнении.
• Сроки: Выдача происходит строго в последний день работы.
• Если работник не забрал документ: В некоторых случаях, если сотрудник не явился за книжкой, работодатель обязан направить её по почте или выдать не позднее 3 рабочих дней со дня обращения работника.

Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве

Если человек устраивается на работу впервые, работодатель берет на себя обязанность по оформлению документа. Оформление трудовой книжки осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Выдача трудовой книжки в период работы

По общему правилу, оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя, пока сотрудник состоит в штате организации. Однако существуют исключения, когда документ можно получить на руки:

• Для оформления пенсии: Если работник подает документы на пенсию, работодатель может выдать ТК на руки для предоставления в Социальный фонд (ПФР).
• По письменному заявлению: Сотрудник может запросить выдачу книжки, подав соответствующее заявление руководству.
• Переход на электронный формат: Если работник решил полностью перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель обязан выдать ему бумажный оригинал в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и выписки

С 2021 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки. Основные сведения о стаже и деятельности теперь формируются в электронном виде и передаются в государственные органы (СФР/ПФР).

Как это работает:

1. Если была бумажная ТК: Она продолжает вестись (если работник не попросил о переходе на ЭТК) и хранится у работодателя.
2. Если бумажной ТК никогда не было: Все данные ведутся только в электронном виде.
3. Получение сведений: Вместо выдачи самой «книжки» (которой в физическом виде нет), работодатель выдает выписку из сведений о трудовой деятельности. Это происходит только в том случае, если у сотрудника никогда не было бумажного варианта или он от него отказался.

Резюме: когда выдают трудовую книжку?

Важно помнить: Трудовая книжка является документом строгой отчетности. При её получении или сдаче рекомендуется фиксировать факт передачи подписью в соответствующем журнате или реестре, чтобы избежать недоразумений в будущем.