Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для всех работодателей, независимо от формы собственности и отрасли деятельности. Несмотря на постепенный переход к электронному кадровому учету, бумажная трудовая книжка по‑прежнему остаётся юридически значимым документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 г., подпункт 25) статьи 16 – устанавливает обязательность ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РК от 14 октября 2011 г. № 1167 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями от  г.) – основной нормативный акт, регламентирующий форму бланка, порядок заполнения, учёта и хранения.
• Приказ Министра здравоохранения и социального развития РК от 30 ноября 2015 г. № 929 – утверждает приложение 1 (форма трудовой книжки) и приложение 2 (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162) – используется как вспомогательный документ при отсутствии противоречий с казахстанским законодательством.

Форма трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой брошюру формата А5, состоящую из:

• обложки с указанием названия документа, ФИО работника, даты рождения, места жительства;
• страницы с таблицами для записи сведений о работе (дата приёма, наименование организации, должность, основание приказа, номер и дата приказа);
• вкладыша (при необходимости) для дополнительных записей (например, о повышении квалификации, наградах).

Форма утверждена Приказом № 929 и обязательна для всех организаций, осуществляющих трудовую деятельность в РК.

Порядок заполнения трудовой книжки

Заполнение производится уполномоченным лицом кадровой службы (или другим должностным лицом, уполномоченным работодателем) черной или синей пастой, разборчивым почерком. Основные правила:

1. Запись о приёме на работу делается в день выхода работника на должность. В графе указываются:
• дата приёма (день, месяц, год);
• полное наименование организации (как в учредительных документах);
• структурное подразделение (если есть);
• должность (согласно штатному расписанию);
• основание приказа (номер и дата приказа о приёме).
2. Запись о переводе (внутри организации или в другую) оформляется аналогично приёму, но в графе «Основание» указывается приказ о переводе.
3. Запись об увольнении делается в последний день работы. В графе указываются:
• дата увольнения;
• основание (номер и дата приказа об увольнении, статья ТК РК, по которой расторгнут трудовой договор);
• формулировка причины увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «за нарушение трудовой дисциплины» и т.д.).
4. Записи о повышении квалификации, наградах, поощрениях вносятся в специальный раздел или на вкладыш, если таковой имеется.
5. Записи о применении дисциплинарных взысканий не вносятся в трудовую книжку (п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Учёт, хранение и регистрация трудовых книжек

Каждая организация обязана вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге фиксируются:

• все принятые от работников трудовые книжки (дата принятия, ФИО работника, номер книжки);
• все выданные работникам трудовые книжки (дата выдачи, ФИО, номер книжки, основание выдачи).

Хранение трудовых книжек осуществляется в условиях, обеспечивающих их сохранность от повреждений, влаги, огня и несанкционированного доступа. Срок хранения – 50 лет с момента последней записи (в соответствии с законодательством о архивном деле).

Электронная vs. бумажная трудовая книжка

С 2020‑х годов в РК активно развивается электронный кадровый учет. Однако:

• Электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажной только при условии её официального признания уполномоченным органом (Министерством труда и социальной защиты населения РК) и соблюдения требований к электронной подписи и хранению данных.
• На практике большинство организаций продолжают вести бумажные трудовые книжки параллельно с электронными системами, чтобы избежать рисков, связанных с техническими сбоями или отсутствием доступа к электронным архивам.
• При переходе на электронный формат необходимо обеспечить перенос всех существующих записей из бумажной книжки в электронную систему с сохранением подлинности и целостности данных.

Частые ошибки при ведении трудовых книжек и как их избежать

• Отсутствие подписи уполномоченного лица – каждая запись должна быть подписана и заверена печатью организации (если печать используется).
• Неправильное указание даты – даты должны записываться в формате ДД.ММ.ГГГГ, без сокращений.
• Запись дисциплинарных взысканий – запрещено; такие сведения фиксируются только в личном деле работника.
• Отсутствие вкладыша при необходимости – если места в основной части книжки недостаточно, следует использовать утверждённый вкладыш.
• Нарушение порядка хранения – книжки должны находиться в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом.

Образец заполнения трудовой книжки (2026 г.)

Ниже представлен типовой фрагмент записи о приёме и увольнении работника. Обратите внимание на обязательные элементы: дата, наименование организации, должность, номер и дата приказа.

Запись о приёме на работу
Организация: ТОО «КазИнвестСтрой»
Подразделение: Отдел проектирования
Должность: Инженер‑проектировщик I категории
Основание: Приказ № 45 от г.

Запись об увольнении
Организация: ТОО «КазИнвестСтрой»

Основание: Приказ № 112 от г. (по собственному желанию)

При оформлении записи следует использовать чёткий, разборчивый почерк, без исправлений. Если требуется исправление, оно делается путём зачёркивания ошибки одной тонкой линией, написания правильного варианта сверху и заверения подписью и датой исправления.

Правильное ведение трудовых книжек – важный элемент кадрового документооборота, обеспечивающий защиту прав работников и соблюдение законодательства Республики Казахстан. Руководителям и специалистам по кадрам рекомендуется:

1. Регулярно обновлять знания о нормативных актах (ТК РК, Постановления Правительства, Приказы Минтруда).
2. Проводить внутренние инструктажи для сотрудников, ответственных за заполнение и хранение трудовых книжек.
3. Вести журнал учёта движения трудовых книжек и периодически проводить его сверку с фактическим наличием документов.
4. При переходе на электронный учёт обеспечивать полную миграцию данных и сохранение резервных копий в соответствии с требованиями к информационной безопасности.

Соблюдение данных правил позволит избежать штрафов, споров в трудовых отношениях и обеспечит прозрачность кадровой политики организации.