Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат до сих пор сохраняет свою актуальность. В первую очередь, потому что она содержит критически важную информацию о периодах трудовой деятельности до 2020 года, на основании которых формируется страховой пенсионный стаж. В этой статье мы подробно разберем, как учитываются периоды в трудовой книжке, какие правила их оформления существуют и как они соотносятся с современными реалиями.
Что такое трудовая книжка и для чего она нужна?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести ее на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для работника основной. Исключением являются работодатели, физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.
В настоящее время на территории РФ имеют одинаковую юридическую силу трудовые книжки нового образца (введены в 2004 году) и ранее установленных образцов. Обменивать старые книжки на новые не нужно.
Главное предназначение трудовой книжки:
- Подтверждение данных о трудовой деятельности до 2020 года.
- Определение профессиональной квалификации новым работодателем.
- Установление времени работы по специальности.
- Расчет продолжительности страхового стажа для назначения пенсии.
Основные периоды и записи в трудовой книжке
Раздел «Сведения о работе» является самым объемным и важным в документе. Именно здесь фиксируются все ключевые периоды и события трудовой деятельности сотрудника. В этот раздел вносятся записи о:
- Приеме на работу — с этого момента начинается трудовой период у конкретного работодателя.
- Переводах — переход сотрудника на другую должность или в другое подразделение.
- Переименовании организации — если юридическое лицо сменило название, этот факт обязательно отражается в книжке без прерывания трудового периода.
- Присвоении разрядов (квалификации) — повышение профессионального уровня работника.
- Прекращении трудового договора — завершение трудового периода с указанием причины и ссылки на статью ТК РФ.
Основанием для внесения любой записи всегда служит определенный документ: как правило, это приказы по личному составу, но также это могут быть решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и другие документы.
Особые периоды, не засчитываемые в стаж
Существуют ситуации, когда время работы не идет в зачет стажа. Например, в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, администрация предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж. Эта информация также отражается в разделе «Сведения о работе» в графе 3.
Сроки оформления и выдачи трудовой книжки
Соблюдение сроков при работе с трудовыми книжками строго регламентировано законодательством:
- Оформление: Если сотрудник принимается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу. При этом оформление происходит в присутствии самого работника (п. 8 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).
- Выдача на руки: В период работы выдавать трудовую книжку на руки запрещено. Однако, если работнику необходимо предоставить оригинал документа для целей обязательного социального страхования (например, для назначения пенсии), он пишет письменное заявление. По такому заявлению работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. После этого работник обязан вернуть книжку работодателю также в течение трех рабочих дней после возвращения из органа соцстраха.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ее влияние на периоды
С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки. Это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Важно понимать, как сосуществуют бумажный и электронный форматы:
- Как ведется ЭТК: Работодатель не заводит какой-то отдельный электронный файл. Прием на работу, повышение по службе, переход в другое подразделение, увольнение — всё это заносится в отчет по форме СЗВ-ТД и передается в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Что с бумажной книжкой: Бумажная трудовая не отменена. Если по сотруднику ведут только электронный документ, он может в любой момент получить сведения о своей деятельности за период работы у конкретного работодателя.
- Зачем нужна бумажная версия: Трудовая книжка до сих пор не утратила значения, так как именно в ней содержатся сведения о периодах и местах работы человека до 2020 года. ЭТК эти данные не заменяет.
Резюме
Периоды, зафиксированные в трудовой книжке, — это фундамент трудовых прав работника. От правильности внесения записей зависит расчет страхового стажа, размер будущей пенсии и подтверждение квалификации. Работодателям следует строго соблюдать правила и сроки ведения этого документа, а работникам, внимательно следить за актуальностью записей, помня, что бумажная книжка остается главным доказательством их трудового пути до 2020 года, в то время как современный стаж формируется в цифровом формате через ПФР.