Дата публикации: 23 мая 2026 года

Актуальность: В 2026 году электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основной формой ведения трудовой деятельности в России. Однако бумажные трудовые книжки сохраняют свою юридическую силу. В статье рассмотрены все аспекты работы с обоими форматами.

Нормативная база и основные документы

Федеральные законы

• ФЗ №439 от ⏤ О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде
• ФЗ №436 от ⏤ Дополнительные изменения в трудовом законодательстве
• Постановление Правительства РФ №225 от ౼ Утверждает форму трудовой книжки
• Приказ Минтруда №320н от ౼ Устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек

Основные формы документов

Для работы с трудовыми книжками используются следующие формы:

• Форма трудовой книжки (ьный лист и обложка с гербом РФ)
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (Приложение №3 к Постановлению Минтруда №69 от )
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Виды трудовых книжек и их особенности в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Несмотря на развитие электронных форматов, бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу. Работодатель обязан:

1. Выдать трудовую книжку при первом трудоустройстве
2. Вносить записи о приеме на работу, переводе и увольнении
3. Хранить трудовую книжку как документ строгой отчетности
4. Выдавать трудовую книжку при увольнении

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года введена обязательная электронная форма учета трудовой деятельности. Особенности ЭТК:

• Формируется автоматически на основании сведений, предоставляемых работодателями
• Доступна через портал Госуслуги, сайт Социального фонда России (СФР), личный кабинет на сайте ПФР
• Работник может запросить распечатку в МФЦ или СФР
• Обязательна для всех работодателей с

Заполнение трудовой книжки: пошаговая инструкция

ьный лист

ьный лист заполняется следующим образом:

1. Фамилия, имя, отчество (полностью)
2. Дата рождения (число, месяц, год)
3. Образование (уровень образования)
4. Профессия или специальность (по документу об образовании)
5. Дата заполнения

Важно! ьный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и ставится печать организации (с 2026 года ⏤ при наличии).

Записи о трудовой деятельности

Все записи в трудовой книжке должны:

• Вноситься чернилами или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета
• Быть четкими и разборчивыми
• Содержать полную информацию о приеме, переводе или увольнении
• Подписываться ответственным лицом и заверяться печатью организации

Записи об увольнении

При увольнении в трудовую книжку вносится:

• Дата увольнения
• Причина увольнения (ссылка на статью ТК РФ)
• Основание (номер и дата приказа)
• Подпись ответственного лица
• Выдача трудовой книжки на руки (с росписью работника в книге учета)

Работа с трудовыми книжками в НКО (некоммерческих организациях)

Для некоммерческих организаций действуют те же правила, что и для коммерческих. Особенности:

• Трудовые книжки выдаются всем работникам, включая волонтеров, если с ними заключены трудовые договоры
• Записи вносятся в соответствии с трудовым законодательством
• Бланки трудовых книжек хранятся как документы строгой отчетности
• При отсутствии бланков можно заказать их через уполномоченные органы

Электронная трудовая книжка: как получить доступ

Для работников

Работник может получить информацию о своей трудовой деятельности следующими способами:

1. Через портал Госуслуги:
   • Авторизоваться на портале
   • Перейти в раздел «Трудовая деятельность»
   • Выбрать «Электронная трудовая книжка»
2. Через сайт Социального фонда России (СФР):
   • Зарегистрироваться на сайте СФР
   • Перейти в личный кабинет
   • Найти раздел «Трудовая деятельность»
3. Через работодателя:
   • Запросить у работодателя выписку из ЭТК
   • Получить в электронном или бумажном виде
4. Через МФЦ или СФР:
   • Обратиться в ближайший Многофункциональный центр
   • Получить распечатку ЭТК

Для работодателей

Работодатели должны:

• Формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде
• Передавать данные в СФР в установленные сроки
• Обеспечивать доступ работников к информации о своей трудовой деятельности
• Хранить данные в соответствии с требованиями законодательства

Хранение и учет трудовых книжек

Хранение бланков

Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчетности:

• В сейфах или металлических шкафах
• Под ответственностью уполномоченного лица
• С обязательным ведением приходно-расходной книги

Учет движения трудовых книжек

Ведение книги учета движения трудовых книжек обязательно. В ней фиксируются:

• Дата выдачи трудовой книжки
• ФИО работника
• Должность
• Дата возврата при увольнении
• Примечания (например, причина отсутствия)

Ответственность за нарушения

За нарушения в ведении, хранении или выдаче трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная: штрафы для должностных лиц и организаций (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Уголовная: в случае умышленного уничтожения или подделки документов
• Материальная: возмещение ущерба работнику в случае утраты трудовой книжки

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять новую бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Ответ: Нет, если у работника уже есть трудовая книжка. С 2021 года новые бумажные трудовые книжки не оформляются, кроме случаев:

• Утраты трудовой книжки
• Отсутствия трудовой книжки у работника
• Перехода на бумажный формат по личному заявлению (редко)

Как внести запись о переходе на ЭТК?

Ответ: В графе 4 книги учета движения трудовых книжек или непосредственно в трудовой книжке указывается дата перехода на электронную форму. Запись заверяется подписью ответственного лица.

Можно ли хранить копии трудовых книжек в электронном виде?

Ответ: Да, но только в дополнение к оригиналу. Оригинал трудовой книжки должен хранится у работодателя в бумажном виде как документ строгой отчетности.

Работа с трудовыми книжками в 2026 году требует от работодателей соблюдения новых правил, связанных с переходом на электронные формы учета. Однако бумажные трудовые книжки сохраняют свою актуальность и должны храниться в соответствии с установленными требованиями.

Основные выводы:

• Электронная трудовая книжка становится основной формой учета
• Бумажные трудовые книжки выдаются только в установленных законом случаях
• Все записи должны вноситься в соответствии с новым порядком
• Ответственность за нарушения может быть административной или уголовной
• Работники имеют широкий доступ к информации о своей трудовой деятельности

Полезные ресурсы

• Официальный сайт КонсультантПлюс ౼ нормативные акты и комментарии
• Портал Госуслуги ౼ доступ к электронной трудовой книжке
• Сайт Социального фонда России ⏤ формирование отчетности
• Сайт Пенсионного фонда РФ ⏤ требования к оцифровке

Обнаружили ошибку или опечатку? Выделите текст, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!

Материал подготовлен с учетом законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года.