Процесс трудоустройства сопряжен с необходимостью предоставления определенного пакета документов. Ключевое место в этом пакете традиционно занимает трудовая книжка. Однако с развитием цифровизации и вступлением в силу новых правил ситуация стала сложнее. В 2026 году работник может иметь как бумажную трудовую книжку (ТК), так и электронную (ЭТК), а работодатель должен четко понимать, какие документы запрашивать и как их оформлять. Данная статья объединяет актуальные требования законодательства и практические рекомендации.

Обязательный пакет документов при приеме на работу (ТК РФ)

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить следующие документы:

Особенности для впервые устраивающихся на работу

Если гражданин устраивается на работу впервые и у него нет ни трудовой книжки, ни ЭТК, то:

• Работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку и сделать в ней первую запись.
• В этом случае предъявляются только паспорт и СНИЛС.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать в 2026

С 2021 года ведение ЭТК стало возможным, а с 2026 года правила ее использования окончательно устоялись. Вот ключевые моменты:

Как подтвердить наличие ЭТК?

Работник, заявивший, что перешел на ЭТК, должен предоставить работодателю один из документов:

1. Выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р). Она содержит всю историюlabor activity, как и бумажная ТК.
2. Сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в ПФР (форма СТД-СФР). Запросить ее можно через портал Госуслуг или напрямую в Пенсионном фонде.

Важно: Само заявление работника о наличии ЭТК без предоставления выписки (СТД-Р/СТД-СФР) не является достаточным основанием. Работодатель вправе запросить документ.

Обязанности работодателя при приеме владельца ЭТК

Если работник предоставил выписку (СТД-Р), работодатель должен:

• Внести сведения о приеме на работу в собственную базу данных (систему электронного документооборота).
• Отправить информацию о приеме (и в дальнейшем об увольнении, переводе) в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Это обязанность, установленная частью 4 статьи 66.1 ТК РФ.
• Хранить у себя выписку (СТД-Р) в личном деле работника.

Бумажная трудовая книжка в этом случае не оформляется и не хранится у работодателя.

Правила заполнения записей в трудовой книжке (2026)

В 2026 году действует приказ Минтруда России, который уточняет формулировки записей. Основные изменения:

Образец записи о приеме на работу (бумажная ТК)

 № 123-к
Принят(а) на работу
специалистом по кадрам
с .
Основание: приказ № 123-к от .
Подпись: _____________
(расшифровка подписи)
 

Запись для владельца ЭТК (в выписке СТД-Р)

Форма СТД-Р заполняется автоматически на основе данных, переданных работодателем в ПФР. Запись будет выглядеть аналогично, но в электронном виде. Работник может распечатать выписку для своих целей.

Что делать, если работник отказывается представить трудовую книжку?

Ситуация, когда соискатель не хочет отдавать старую бумажную книжку или не имеет ЭТК, требует осторожности.

• Если у работника есть старый стаж, но он не предъявляет ТК/ЭТК: Работодатель вправе запросить выписку из ПФР (СТД-СФР), которая подтвердит трудовой стаж. При отсутствии и того, и другого заключить трудовой договор нельзя, так как невозможно подтвердить стаж и предыдущий опыт.
• Если работник впервые устраивается и отказывается от оформления бумажной ТК: Это нарушение с его стороны. Работодатель должен разъяснить, что оформление ТК, это его право и гарантия. При упорном отказе можно сделать запись в журнале и отказать в приеме, так как не выполняеться требование ст. 65 ТК РФ.
• Если работник имеет ЭТК, но не предоставляет выписку: Он обязан ее предоставить. Можно предложить ему самостоятельно распечатать выписку через портал Госуслуг. Без этого документа прием невозможен.

Частые ошибки и риски

1. Прием без трудовой книжки/выписки из ЭТК. Самый грубый ошибка. Работодатель не может подтвердить стаж, что в будущем приведет к проблемам с начислением пенсионных коэффициентов и возможным претензиям от работника.
2. Неправильное оформление записи. Использование сокращений («прик.», «расп.») может сделать запись недействительной. ПФР и суды требуют полного названия документа.
3. Неперенаправление данных в ПФР. Для владельцев ЭТК работодатель обязан передавать информацию. Задержка или отсутствие передачи нарушает закон и ставит под угрозу учет стажа работника.
4. Принятие «листовки» вместо ТК. Любой документ, не являющийся официальной бумажной ТК или выпиской из ЭТК (форма СТД-Р/СТД-СФР), не имеет юридической силы для подтверждения трудового стажа.

В 2026 году система документооборота при приеме на работу стала двухуровневой: бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка с подтверждающей выпиской (СТД-Р). Работодатель должен быть готов работать с обоими форматами.

Краткий чек-лист для кадровика:

• Запросите паспорт, СНИЛС, документы воинского учета (при необходимости).
• Запросите трудовую книжку в бумажном виде ИЛИ выписку из ЭТК (СТД-Р/СТД-СФР).
• Проверьте, что в записях указаны полные названия документов (приказ/распоряжение с номером и датой).
• Если приняли работника с ЭТК, обязательно передайте сведения в ПФР в течение следующего рабочего дня.
• Для впервые устраивающихся — оформите новую бумажную трудовую книжку.

Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от ошибок, которые могут негативно сказаться на пенсионных правах и привести к трудовым спорам.

Статья составлена на основе анализа актуальных требований Трудового кодекса РФ, приказов Минтруда и практики Пенсионного фонда на 2026 год.