Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек. Одним из самых частых вопросов у работников и начинающих кадровиков является: всегда ли при трудовом договоре идет запись в трудовую книжку? Давайте разберем эту тему подробно с учетом актуального законодательства и последних изменений.
Обязательно ли внесение записи?
По общему правилу, закрепленному в Трудовом кодексе РФ, при заключении трудового договора работодатель обязан внести запись в трудовую книжку сотрудника. Это касается как бессрочных, так и срочных трудовых договоров, если срок их действия превышает 5 дней. Исключение составляют лишь работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (они не имеют права вносить записи в трудовые книжки).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК).
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Это означает, что данные о трудовой деятельности теперь передаются работодателем напрямую в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд) в электронном виде.
Однако бумажная трудовая книжка не отменена полностью:
- Если сотрудник до 2021 года подал заявление о сохранении бумажного формата, работодатель обязан вести две версии одновременно: и бумажную, и электронную.
- Если сотрудник выбрал только электронный вариант, бумажная книжка выдается ему на руки, и дальнейшие записи в нее не вносятся (она становится лишь архивом прошлых заслуг).
- В некоторых ситуациях вести бумажную книжку необходимо (например, для иностранных граждан, о которых речь пойдет ниже).
Правила внесения записей при приеме и увольнении
Внесение записей строго регламентировано. Особое внимание нужно уделить формулировкам при прекращении трудовых отношений.
Прием на работу
В графе «Сведения о работе» указывается:
- Наименование работодателя (полное и сокращенное).
- Дата приема на работу.
- Должность, профессия, специальность с указанием квалификации.
- Реквизиты приказа или иного решения работодателя;
Увольнение по собственному желанию
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи.
Правильно применять второй вариант, поясняет Роструд. При увольнении работника по собственному желанию в его трудовую книжку надо внести запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Формулировка «уволен по собственному желанию» является устаревшей и некорректной.
Особые случаи и частые вопросы
Иностранные граждане
Часто возникают сложности с трудоустройством иностранных граждан. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) у гражданина нет. По просьбе работника или по инициативе работодателя в таком случае оформляется новая бумажная трудовая книжка. Документы иностранного образца, подтверждающие стаж, полученный за рубежом, в российскую трудовую книжку не вписываются.
Пропущенные записи
Как в трудовую книжку внести пропущенную запись о переводе после записи об увольнении? Рассмотрев вопрос, специалисты приходят к следующему выводу: если после записи об увольнении обнаружилось, что пропущен перевод на другую должность, запись нужно внести ниже, в следующей строке.
При этом:
- Указывается дата фактического перевода (а не дата внесения пропущенной записи).
- В графе 2 ставится дата внесения пропущенной записи.
- Делается пометка: «Запись за номером таким-то недействительна, переведен на должность…» (если нужно аннулировать ошибочную), либо просто вносится пропущенная строка с указанием приказа о переводе.
Предоставление дубликата вместо оригинала
Иногда на практике случается, что сотрудник предоставил при приеме на работу оригинал трудовой книжки и дубликат. В таком случае кадровик должен вести именно оригинал документа. Дубликат трудовой книжки имеет такую же юридическую силу, только если оригинал утерян. Если оригинал в наличии, все записи вносятся в него, а дубликат не используется.