Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот факт кардинально меняет подходы к ведению, хранению и оформлению записей. Данная статья подробно разбирает, как правильно заполнять и использовать трудовые книжки в современных условиях.
Самое главное на 2026 год:
- Переходный период завершается . После этой даты работодатели обязаны открывать и вести электронные трудовые книжки для всех вновь принимаемых на работу сотрудников, если те не заявят о желании получить бумажный вариант.
- Бумажная трудовая книжка продолжает действовать для тех, кто уже имеет её на руках и не подал заявление о переходе на ЭТК. Работодатель обязан её принять и вести по старым правилам.
- Ключевым документом является часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ от и статья 66.1 ТК РФ, регулирующие порядок перехода на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который ведётся в государственной информационной системе «Справочник сведений о трудовой деятельности». В неё автоматически включаются все сведения о работе гражданина: приём, увольнение, переводы, награждения и т.д.
Где её посмотреть? Выписку из ЭТК можно получить через портал Госуслуги (необходима подтверждённая учётная запись) в разделе «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ приходит в формате PDF с электронной печатью.
Бумажная vs. Электронная: Основные отличия
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Форма | Физический booklet с ьным листом и страницами для записей. | Цифровая запись в государственной системе. |
| Хранение | У работника или у работодателя (если книжка не выдана). | В государственной системе. Работник имеет к ней удалённый доступ. |
| Запись о приёме | Ручное заполнение работодателем. | Автоматическое формирование на основе сведений из ПФР и отчётности. |
| Обязательность | Выдаётся по заявлению работника, не отказавшегося от неё до . | Ведётся для всех вновь принятых сотрудников с по умолчанию. |
Как правильно заполнить запись в трудовой книжке (бумажной и электронной)
Правила заполнения записей едины по сути, но различаются по форме. Каждая запись должна содержать:
- Номер записи (порядковый, сквозная нумерация).
- Дату события (приёма, увольнения, перевода).
- Текст записи с указанием оснований (ссылка на приказ, статью ТК РФ).
- Подпись ответственного лица и печать организации (для бумажной).
Критически важная запись при переходе на ЭТК
Если работник получает бумажную книжку, но подал заявление о предоставлении сведений в электронном виде (то есть согласился на ЭТК), в книжку обязательно вносится специальная отметка. Её текст утверждён Минтрудом.
Образец записи (для бумажной книжки):
«Подано письменное заявление (ФИО работника в творительном падеже, например: Ивановым Петром Сергеевичем) о предоставлении ему/ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ)».
Где разместить: В разделе «Сведения о работе» (после ьного листа);
В какие графы:
- Графа 1: Номер записи (например, 1).
- Графа 2: Дата подачи заявления.
- Графа 3: Текст вышеуказанной отметки.
Стандартные записи (примеры)
- Приём на работу: «Принят(а) на работу [должность] с [дата] на условиях, указанных в трудовом договоре. Приказ № [номер] от [дата]».
- Увольнение: «Уволен(а) с [дата] в связи с [основание: например, истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ]. Приказ № [номер] от [дата]».
- Перевод: «Переведён(а) на должность [новая должность] с [дата]. Приказ № [номер] от [дата]».
- Награждение: «Награждён(а) [название награды] за [за что]. Приказ № [номер] от [дата]».
Особенности ведения и хранения
- Для бумажной книжки: Если сотрудник не отказался от неё и в ней нет закрывающей записи, работодатель обязан её принять, поставить запись о приёме и хранить у себя до выдачи.
- Дублирование: Все записи, внесённые в бумажную трудовую книжку, должны быть продублированы в личной карточке работника (форма Т-2).
- Сканирование для ЭТК: При переносе данных из старой бумажной книжки в ЭТК (если это требуется) сканирование должно соответствовать требованиям Пенсионного фонда:
- Разрешение: не менее 300 dpi.
- Формат: JPG или PDF.
- Размер файла: не более 1 Мб на страницу.
- Цветное сканирование.
- Страницы в хронологическом порядке, текст должен быть читаемым.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Восстановление осуществляется через работодателя (последнего, у которого она была) или через суд, если работодатель не существует или отказывается.
- Подайте заявление работодателю с просьбой восстановить книжку на основании имеющихся у него документов (приказы, личные карточки).
- Если работодатель не реагирует, обращайтесь в Пенсионный фонд (ПФР) или в суд для установления факта трудовых отношений и восстановления стажа.
- Для восстановления могут потребоваться: свидетельские показания, архивные выписки, копии приказов, справки об заработке.
- С электронная трудовая книжка становится основным форматом для новых трудовых отношений.
- Бумажная книжка сохраняется только по заявлению работника, не сделавшего такой выбор до указанной даты.
- При выдаче бумажной книжки работнику, который подал заявление на ЭТК, обязательно вносится специальная отметка, указанная выше.
- Все записи должны быть полными, точными и соответствовать законодательству (ТК РФ, законы № 439-ФЗ).
- Работник вправе в любой момент получить выписку из своей ЭТК через Госуслуги.
- Работодатель обязан вести учёт и хранить сведения о трудовой деятельности в соответствии с установленными правилами.
Следите за изменениями в законодательстве и правильно оформляйте трудовые документы. Это залог вашей уверенности в зафиксированном трудовом стаже и пенсионных правах.