Открытие собственного ООО – важный шаг для любого предпринимателя. После регистрации компании возникает необходимость оформить трудовые отношения с первым сотрудником. Одним из ключевых документов в этом процессе является трудовая книжка (или её электронный аналог – ЭТК). В статье подробно рассмотрим, кто и как выдаёт трудовую книжку, какие бланки использовать, как оформить её при первом трудоустройстве и какие особенности действуют в 2025‑2026 годах.
Кто выдаёт трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ, оформление и ведение трудовой книжки возлагается на работодателя. Это значит, что после заключения трудового договора с сотрудником ООО само предприятие должно:
- выдать бланк трудовой книжки (бумажный или электронный);
- внести в неё запись о приёме на работу;
- обеспечить хранение документа в течение всего периода трудовой деятельности.
Если сотрудник никогда ранее не был официально трудоустроен, у него будет только электронная трудовая книжка (ЭТК). Если же у него уже есть опыт работы, он может предъявить как бумажную, так и электронную версию.
Бумажная vs электронная трудовая книжка (ЭТК)
Бумажная трудовая книжка
Бланк бумажной трудовой книжки должен выпускаться организацией, имеющей лицензию на производство защищённой полиграфической продукции. Наиболее известный поставщик – АО ГОЗНАК. Использование любых других бланков считается незаконным и может привести к штрафам.
Записи в бумажную книжку вносятся ручкой чёрного или синего цвета, заверяются подписью уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С января 2021 года для всех newly hired сотрудников, которые ранее не имели официального трудового стажа, обязательна только электронная форма. ЭТК представляет собой единую базу данных, хранящуюся в ПФР (Пенсионном фонде РФ) и доступную через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы (например, Контур.Экстерн, 1С:ЗУП и др.).
Основные преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения документа;
- Мгновенный доступ к выписке и истории трудовой деятельности;
- Автоматическое обновление данных при переводе, повышении или увольнении.
Важно: переход с бумажного варианта на электронный является односторонним – вернуть бумажную книжку после её замены на ЭТК невозможно.
Как оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве в ООО
- Подготовка документов
- Трудовой договор (подписан обеими сторонами);
- Заявление сотрудника о приёме на работу (если требуется внутренним регламентом);
- Копия паспорта и ИНН сотрудника;
- Для бумажной версии – бланк трудовой книжки от АО ГОЗНАК;
- Для электронной версии – доступ к личному кабинету сотрудника на «Госуслугах» или корпоративному сервису ведения ЭТК.
- Внесение записи о приёме на работу
- В бумажной книжке: в разделе «Сведения о работе» указываются дата приёма, наименование организации (полное, как в ЕГРЮЛ), должность, порядковый номер записи.
- В ЭТК: работодатель в личном кабинете (или через интеграцию с 1С) заполняет поля «Дата приёма», «Наименование работодателя», «Должность». Система автоматически генерирует уникальный номер записи.
- Заверение записи
- Бумажная книжка: подпись уполномоченного лица и печать организации.
- ЭТК: электронная подпись работодателя (КЭП) или подтверждение через личный кабинет на «Госуслугах».
- Выдача документа сотруднику
- При бумажном варианте – оригинал трудовой книжки передаётся сотруднику под расписку.
- При электронном варианте – сотруднику направляется уведомление о внесении записи и предоставляется возможность скачать выписку из ЭТК.
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать бумажный оригинал трудовой книжки сотруднику не позднее трёх рабочих дней с даты подачи заявления на открытие ТК (если сотрудник выбрал бумажный формат). Для электронной книжки такой срок не установлен, но рекомендуется информировать сотрудника о внесении записи в течение того же периода.
Особенности работы с трудовыми книжками в 2025‑2026 годах
Обязательный переход на ЭТК для новых сотрудников
С 2021 года все newly hired работники, у которых нет ранее зафиксированного трудового стажа, получают только электронную трудовую книжку. Это правило действует и в 2026 году.
Сохранение бумажных книжек у уже работающих сотрудников
Если сотрудник устраивается в ваше ООО после перерыва, но при этом предъявляет бумажную трудовую книжку без отметки о переходе на ЭТК, вы обязаны принять этот документ и вести дальнейшие записи именно в нём (переход на электронный формат возможен только по заявлению сотрудника и с согласия работодателя).
Ответственность за нарушение порядка ведения ТК
Нарушение требований по оформлению, хранению или выдаче трудовой книжки влечёт административные штрафы:
- От 5 000 до 10 000 рублей – за отсутствие записи о приёме на работу;
- От 10 000 до 20 000 рублей – за использование нелицензированных бланков;
- От 20 000 до 50 000 рублей – за непредоставление выписки из ЭТК по требованию сотрудника.
Практические рекомендации для руководителей ООО
- Заведите внутренний регламент по работе с трудовыми книжками (бумажными и электронными). Укажите ответственных лиц, сроки внесения записей и порядок выдачи выписок.
- Обеспечьте доступ к лицензированным бланкам через проверенных поставщиков (АО ГОЗНАК или аналогичные организации с действующей лицензией).
- Интегрируйте систему кадрового учёта (1С:ЗУП, Контур.Экстерн, SAP и т.д.) с ПФР для автоматической отправки данных в ЭТК.
- Обучите сотрудников отдела кадров работе с электронными трудовыми книжками: как заказывать выписку, как проверять корректность введённых данных, как восстанавливать доступ при утере учётных данных.
- Храните копии всех записей (сканы бумажных страниц, выписки из ЭТК) в электронном архиве не менее 50 лет, как требует законодательство.
Оформление трудовой книжки – обязательная процедура при приёме на работу в любое ООО. Выбор между бумажным и электронным форматом зависит от трудового стажа сотрудника и действующего законодательства. Следуя представленным рекомендациям, вы сможете избежать штрафов, обеспечить прозрачность кадрового учёта и создать надёжную основу для дальнейшего роста вашей компании.
Удачной работы и успешного развития вашего ООО!