Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ Вопрос о том, «на какой срок» её можно выдавать, часто возникает у работодателей и сотрудников․ Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические аспекты и изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек), ст․ 65․2 (электронные трудовые книжки)․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках»․
- Постановление Правительства РФ от № 458 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде»․
Эти нормативные акты определяют, когда и как выдаётся трудовая книжка, а также сроки её хранения и предоставления;
Когда выдаётся трудовая книжка (бумажная)
При приёме на работу
Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в течение трёх рабочих дней с момента его приёма на работу (если у сотрудника ещё нет книжки)․ Если у работника уже есть трудовая книжка, новый работодатель делает в ней запись о приёме․
При увольнении
При расторжении трудового договора employer обязан выдать трудовую книжку (или справку о её отсутствии) в день увольнения․ Если книжка находится у работника, он получает её обратно вместе с расчётом․
При утере или порче
Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работник может потребовать выдачу дубликата․ Дубликат выдаётся в течение трёх рабочих дней после подачи письменного заявления․ В дубликате делаются записи о всех предыдущих местах работы, подтверждённых справками от бывших работодателей․
Срок действия трудовой книжки
Трудовая книжка не имеет ограничения срока действия․ Она является бессрочным документом, который ведётся на протяжении всей трудовой деятельности гражданина․ Записи вносятся по мере изменения места работы, а сама книжка хранится у работодателя до момента увольнения, после чего передаётся сотруднику․
Таким образом, ответ на вопрос «на какой срок можно выдавать трудовую книжку» звучит так: выдаётся на весь период трудовой деятельности работника (до увольнения) и thereafter остаётся у него как личный документ․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 г․ в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки․ Для новых сотрудников (принятых после этой даты) работодатель обязан вести трудовую деятельность в электронном виде, если сотрудник не заявил об обратном․
Завершение переходного периода
Согласно информации из сети (данные на ), с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК․ После этой даты:
- Все трудовые отношения должны вестись в электронном виде, за исключением случаев, когда сотрудник явно выразил желание вести бумажную книжку․
- Работодатель обязан предоставлять сотруднику выписку из ЭТК (или справку о стаже) в электронном формате по требованию․
- При увольнении сотрудник получает электронную выписку о своём трудовом стаже; при желании можно запросить бумажный дубликат выписки․
Срок выдачи выписки из ЭТК
Выписка из электронной трудовой книжки предоставляется в течение трёх рабочих дней после обращения сотрудника (или в день увольнения, если запрос сделан при расторжении договора)․ Это analogue срока выдачи бумажной книжки․
Практические рекомендации для работодателей
- Фиксировать дату приёма и выдачи – вести журнал выдачи трудовой книжки (или выписки из ЭТК) с указанием даты и подписи сотрудника․
- Соблюдать трёхдневный срок – при приёме, при запросе дубликата и при увольнении․
- Информировать сотрудников о праве выбора – при приёме на работу после объяснить возможность ведения бумажной или электронной трудовой книжки․
- Хранить копии выписок – электронные выписки следует сохранять в кадровом архиве не менее 50 лет (как и бумажные книжки)․
- Обеспечивать конфиденциальность – доступ к ЭТК и бумажным книжкам предоставлять только уполномоченным лицам․
- Трудовая книжка (бумажная или электронная) не имеет срока годности; она выдаётся на весь период трудовой деятельности сотрудника․
- Законодательство устанавливает конкретные сроки выдачи: три рабочих дня при приёме, при запросе дубликата и при увольнении (в день увольнения – обязательная выдача)․
- С года переходный период на электронные трудовые книжки завершён, после чего основной формат ведения трудовых записей – электронный, а выдача выписок из ЭТК осуществляется в те же сроки, что и выдача бумажной книжки․
- Соблюдение установленных сроков и правил ведения трудовых книжек помогает избежать трудовых споров и штрафов со стороны государственных инспекций труда․
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, выдача дубликата при утере, оформление выписки для пенсионного обеспечения и т․д․), рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться официальными разъяснениями Роструда․