Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Правила её ведения претерпели значительные изменения с внедрением электронного формата. В этой статье подробно разберем, в какие сроки необходимо её вести, как заполнять и какие ключевые даты следует запомнить.
Ключевые даты и переход на электронный формат
История вопроса:
- С 2020 года началось поэтапное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК).
- С 1 января 2021 года при приеме на работу кадровики обязаны были начинать вести только электронную трудовую книжку (если работник не имел бумажную).
- С 1 января 2026 года завершается переходный период. Это ключевая дата! С этого момента ведутся исключительно электронные трудовые книжки. Бумажный бланк больше не выдается вновь принимаемым сотрудникам, а ведение бумажных книжек для всех работников прекращается.
Важно: Работодатель обязан передать информацию из бумажной книжки в электронную форму (в Единую государственную информационную систему учета трудовых книжек — ЕГИС ТК) до окончания переходного периода.
Виды трудовых книжек и сроки их ведения
Бумажная трудовая книжка установленного образца
- Кто ведет: Работодатель (на основании заявления работника).
- Сроки ведения:
- Ведется с момента первого приема на работу.
- Ведется до момента увольнения работника.
- При увольнении книжка возвращается работнику под расписку.
- Текущий статус (после ): Не ведется вновь. Существующие бумажные книжки продолжают храниться у работников, но все новые записи должны вноситься в электронную форму.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Кто ведет: Работодатель через ЕГИС ТК.
- Сроки ведения:
- Начинается с даты приема на работу (даже если у работника уже есть бумажная книжка).
- Ведется непрерывно на протяжении всей трудовой деятельности работника, независимо от смены работодателя.
- Информация хранится в государственной системе пожизненно.
- Ключевое преимущество: Исключает риск утери, порчи или подделки документа. Все записи доступны работнику через портал Госуслуг.
Правила и сроки заполнения (актуально для работодателя)
Записи в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) вносятся не позднее следующего рабочего дня с даты:
- Приема на работу (запись о приеме).
- Перевода на другую работу (запись о переводе).
- Увольнении (запись об увольнении с указанием основания).
- Изменении условий трудового договора (если это влечет изменение записей).
Как правильно заполнить запись:
- Указывается точная дата события (приема, увольнения и т.д.);
- Указывается наименование организации (с изменениями при смене названия).
- Указывается основание (номер и дата приказа/распоряжения).
- Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью организации (для бумажного варианта). Для ЭТК подпись и печать не требуются, так как запись вносится в систему с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателя.
Что делать работнику? Права и контроль
Работник имеет право:
- Знакомиться со своей трудовой книжкой (электронной через Госуслуги, бумажной, по месту хранения).
- Требовать внесения correct записей в течение 1 месяца с даты события.
- При увольнении получать свою бумажную книжку в день увольнения (ст. 77 ТК РФ) или информацию о её электронной версии.
Если запись неверна: Работник вправе подать заявление работодателю с требованием внести изменения. При отказе — обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Ответы на частые вопросы
Когда и как заполнять электронную книжку при первом приеме?
Работодатель обязан в течение следующего рабочего дня после приема на работу создать запись в ЕГИС ТК. Для этого нужны:
- СНИЛС работника.
- Данные паспорта.
- Номер и дата приказа о приеме.
Работник должен быть проинформирован о создании его ЭТК и получить доступ к ней через Госуслуги.
Как оформить запись при увольнении?
В день увольнения (или на следующий рабочий день) работодатель вносит в ЭТК (или бумажную книжку) запись с указанием:
- Даты увольнения.
- Статьи (пункта) Трудового кодекса РФ или иного нормативного акта, на основании которого происходит увольнение (например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — истечение срока трудового договора).
- Номера и даты приказа об увольнении.
Если увольнение происходит по соглашению сторон, указывается «на основании соглашения сторон».
А что с записями за прошлые периоды?
Если у работника есть бумажная книжка с записями до 2021 года, работодатель, на которого он впервые устроился после 2021 года, обязан внести информацию из этой бумажной книжки в электронную форму. Это делается на основании заявления работника и предоставленной им бумажной книжки. Сроки внесения не установлены строго, но должны быть соблюдены до завершения переходного периода .
Ответственность за нарушение сроков ведения
Нарушение правил ведения трудовых книжек (просрочка внесения записей, отсутствие записей, искажение информации) влечет административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут достигать значительных сумм.
Главное, что нужно помнить:
- С ведение бумажных трудовых книжек прекращается. Все записи ведутся только в электронном виде в ЕГИС ТК.
- Записи вносятся не позднее следующего рабочего дня после события (прием, увольнение, перевод).
- Работник должен контролировать правильность записей через личный кабинет на Госуслугах.
- При увольнении запись оформляется в день увольнения с четким указанием основания.
- Работодатель несет полную ответственность за своевременность и корректность ведения ЭТК.
Электронный формат делает учет трудовой деятельности прозрачным, надежным и удобным для обеих сторон. Понимание сроков и правил — залог сохранения вашего трудового стажа.
Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 891н) и информации от Минтруда. Дата актуальности информации: май 2026 года.