Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, место работы, должность и основания увольнения. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), и теперь большинство сведений о стаже хранится в цифровом виде в системе Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (ФПСС РФ). В этой статье мы разберём, как проверить, подтвердить и использовать данные о стаже из трудовой книжки в различных ситуациях.
Что такое трудовая книжка и как она выглядит
- Бумажная трудовая книжка – классический формат, который работник получает при приёме на работу. В ней фиксируются все периоды трудовой деятельности, а также сведения о заработной плате, страховом стаже и причинах увольнения.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, где все записи хранятся в базе ФПСС РФ. Работодатель автоматически передаёт сведения о трудовой деятельности в систему, а работник может получить доступ к ним через личный кабинет на сайте ФПСС РФ или через портал Госуслуги.
Как проверить трудовой стаж работника, если он перешёл на ЭТК
При приёме на работу работодатель может получить сведения о трудовой деятельности только от самого работника. Если работник отказывается предоставить бумажную трудовую книжку, можно воспользоваться следующими способами:
- Запрос справки в ФПСС РФ – работник может самостоятельно запросить справку о трудовой деятельности в личном кабинете ФПСС РФ. Справка будет содержать полный перечень периодов работы, включая страховой стаж.
- Запрос справки через Госуслуги – в мобильном приложении Госуслуги можно найти раздел «Трудовой стаж» или «Выписка о состоянии лицевого счета СФР» и запросить выписку.
- Проверка в электронном кабинете работодателя – если работодатель уже подключён к системе ФПСС РФ, он может просмотреть сведения о сотруднике в своём личном кабинете.
Как подтвердить трудовой стаж нового работника, который перешёл на ЭТК
- Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку, её можно проверить на наличие ошибок и неточностей.
- Если бумажной книжки нет, работник может самостоятельно запросить справку в ФПСС РФ.
- В случае сомнений в достоверности данных можно запросить дополнительные документы: договоры, справки о начислении заработной платы, документы о страховых взносах, справки из архива работодателя.
Как исправить (дополнить) сведения о страховом стаже и трудовой деятельности в ЭТК
Если работник хочет скорректировать сведения о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года или после него, ему необходимо:
- Войти в личный кабинет ФПСС РФ.
- Выбрать пункт «Скорректировать данные о периодах работы».
- Выбрать нужный вариант: «Внести отсутствующие сведения» или «Исправить существующие».
- Подтвердить изменения, приложив необходимые документы (договоры, справки о заработной плате, документы о страховых взносах).
Как определить стаж для расчёта больничного и пенсии
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, электронная трудовая книжка содержит совокупность сведений о трудовой деятельности и стаже. При расчёте больничного листа и пенсии учитывается:
- Трудовой стаж – периоды работы, за которые работник получает заработную плату.
- Страховой стаж – периоды, за которые работник платил страховые взносы в ФПСС РФ.
- Дополнительные периоды – военная служба, декретный отпуск, обучение и т.д., которые могут быть учтены в расчёте.
Для расчёта можно воспользоваться онлайн‑калькуляторами, которые учитывают все периоды работы, военную службу и декретный отпуск.
Онлайн‑калькуляторы трудового стажа
Существует несколько бесплатных калькуляторов, которые позволяют быстро посчитать стаж по трудовой книжке:
- Контур.Экстерн – калькулятор, который учитывает страховой стаж и позволяет ввести даты начала и окончания работы.
- КонсультантПлюс – калькулятор, который позволяет рассчитать стаж с учётом дней, месяцев и лет.
- Госуслуги – в личном кабинете можно запросить справку о стаже и автоматически получить расчёт.
Как восстановить периоды работы, не отражённые в трудовой книжке
Если в трудовой книжке отсутствуют сведения о работе в некоторых организациях, можно восстановить их, предоставив:
- Справки от работодателя о периодах работы.
- Договоры о трудоустройстве.
- Справки о начислении заработной платы и страховых взносах;
- Документы из архива работодателя.
После сбора всех документов необходимо подать заявление в ФПСС РФ с просьбой о восстановлении данных в ЭТК.
Законодательные изменения и сроки оцифровки трудовых книжек
Законопроект № 14257 предусматривает продление сроков оцифровки трудовых книжек до 10 июня 2026 года. Оцифровка не влияет на страховой стаж, но позволяет ускорить процесс получения справок и проверки данных.
Практические советы работодателю
- Обязательно подключитесь к системе ФПСС РФ, чтобы автоматически получать сведения о стаже сотрудников.
- Проверьте наличие ошибок в бумажной трудовой книжке перед приёмом на работу.
- При приёме нового сотрудника запросите справку о трудовой деятельности через ФПСС РФ или Госуслуги.
- Если работник отказывается предоставить документы, уточните, что вы можете проверить данные в системе ФПСС РФ.
- Обучайте сотрудников пользоваться личным кабинетом ФПСС РФ для самостоятельного запроса справок.
С переходом на электронные трудовые книжки процесс проверки, подтверждения и расчёта трудового стажа становится более прозрачным и быстрым. Работодатели и работники могут использовать онлайн‑сервисы, справки из ФПСС РФ и Госуслуг для получения достоверных данных о стаже, что важно для расчёта больничных, отпусков и пенсионных выплат.