Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудвующую деятельность гражданы в России. Её наличие и правильное ведение регулируются ТК РФ и другими нормативными актами. В этой статье подробно разберём, когда трудовая книжка обязательна, если заключён трудовой договор, какие особенности ведения документа и какие изменения произошли в последние годы.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (или трудовая книжка в бумажном виде) – это официальный документ, в который вносятся сведения о:

• местах и сроках работы;
• званиях и должностях;
• окладах и условиях труда;
• окладах и размере заработной платы;
• выплатах, премиях, надбавках;
• отдыхе и отпусках;
• причинах увольнения;
• сведениях о профсоюзной деятельности и т.д.

Эти сведения позволяют установить трудовую стажность сотрудника, что важно при расчёте пенсии, компенсаций и иных выплат.

Обязательность ведения трудовой книжки при заключении трудового договора

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка ведётся, если:

1. Заключён трудовой договор с физическим лицом, имеющим право трудоустройства;
2. Работник не является государственным или муниципальным служащим, для которых применяются особые правила;
3. В организации используется бумажный формат ведения кадровых документов.

Если в организации переходят на электронный трудовой договор, то в большинстве случаев вводятся электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях (например, при приёме граждан, не имеющих бумажной книжки) всё равно требуеться её заполнение.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года в России допускается использование электронных форм трудовых книжек. Это упрощает процесс ведения и передачи данных, однако:

• Электронная книжка должна быть защищена от несанкционированного доступа;
• Права доступа к ней имеют только уполномоченные лица;
• При увольнении или изменении места работы данные необходимо передать в новой форме.

Когда трудовой договор не требует ведения бумажной трудовой книжки?

В некоторых случаях Трудовой кодекс позволяет обойтись без традиционной бумажной трудовой книжки:

• Если работник оформлен по гражданско-правовому договору (ГПХ);
• Если в организации действует система внутреннего трудового расписания, где сведения о трудовой деятельности фиксируются в иных документах;
• Если работник является директором-единственным участником компании (в этом случае договор может не оформляться в письменной форме).

Тем не менее, даже при отсутствии обязательного ведения книжки, работодатель обязан вести кадровую документацию, где фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Особенности оформления при приёме иностранных граждан

Если в организацию планируется приём на работу гражданина другой страны (например, Республики Узбекистан), у него может не быть бумажной трудовой книжки. В таком случае:

1. Необходимо оформить трудовой договор в письменной форме;
2. Внести сведения о трудовой деятельности в электронный кадровый реестр;
3. При необходимости оформить разрешение на работу и другие разрешительные документы.

Таким образом, даже при отсутствии бумажной трудовой книжки, работодатель обязан зафиксировать все ключевые сведения о трудовых отношениях.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию

Вопрос о формулировке записи в книжке при увольнении сотрудника по собственному желанию часто вызывает затруднения. Ниже приведены рекомендации, основанные на практике:

• ФИО работника;
• Дата увольнения;
• Причина увольнения – “по собственному желанию”;
• Подпись руководителя и печать организации (если требуется).

Пример записи:

_______________________________
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата увольнения: 
Причина увольнения: по собственному желанию
_______________________________
Подпись руководителя: ___________

Такой формат позволяет избежать споров и обеспечить документальное подтверждение факта увольнения.

Частые вопросы и ответы

Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде?

Да, с 2021 года допускается полностью электронное ведение трудовых книжек, однако необходимо обеспечить их защищённость и доступность для уполномоченных лиц.

Требуется ли подпись работника в книге?

Подпись работника не обязана ставиться в каждой записи, но рекомендуется фиксировать его согласие на ввод сведений, особенно при изменении данных.

Что делать, если у нового сотрудника нет бумажной трудовой книжки?

В этом случае оформляют электронную трудovou книжку или вносят сведения в уже существующий кадровый реестр, а затем оформляют бумажную копию при необходимости.

Как правильно оформить увольнение по собственному желанию?

В книге указывают дату увольнения и причину “по собственному желанию”. Подпись руководителя и печать организации завершают запись.

Трудовая книжка остаётся важным документом, фиксирующим трудовые отношения между работником и работодателем. При заключении трудового договора её ведение обязательно, если иное не предусмотрено законом. С переходом на электронные формы процесс ведения книжки стал проще, однако требования к её содержанию и защите остаются строгими.

Правильное оформление записей, в т.ч. при увольнении, помогает избежать юридических споров и гарантирует соблюдение всех требований Трудового кодекса РФ.