Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Чтобы защитить этот документ от подделок, Госзнак выпускает специальные голографические наклейки. Однако у многих специалистов кадровых служб возникает вопрос: обязательно ли их использовать и куда именно клеить голограмму на трудовой книжке? В этой статье мы подробно разберем нормативную базу, назначение голограмм и правила их оформления.

Что такое голограмма и для чего она нужна?

Голографическая наклейка (стикер) — это дополнительный защитный элемент бланка трудовой книжки. Ее главная цель — предотвратить подделку документа и несанкционированное внесение изменений в записи.

Чаще всего голограммы выдаются комплектом из двух штук вместе с новыми бланками трудовых книжек образца 2004 года. Стикер обладает специальными свойствами: при попытке его отклеить он разрушается, оставляя следы на бумаге, что делает невозможным незаметную замену или подделку данных.

Обязательна ли голограмма в трудовой книжке?

Это один из самых частых вопросов. Ответ на него кроется в законодательстве:

• Законодательного требования нет. Ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» нет никаких сведений о голограммах и правилах их применения.
• Использование — дело добровольное. Работодатель сам решает, клеить ли защитные наклейки. Какой-либо ответственности за отказ от использования голограмм не предусмотрено;
• Юридическая сила. Важно помнить: запись в трудовой книжке имеет полную юридическую силу и без голограммы, если она заверена правильно поставленными подписями и печатями работодателя.
• Старые бланки. Не обязательно (и даже невозможно) клеить голограммы на трудовые книжки, выпущенные до 2004 года, так как эти наклейки выдаются исключительно в комплекте с новыми бланками.

Куда клеится голограмма на трудовую книжку?

Поскольку на законодательном уровне точных указаний нет, кадровики опираются на рекомендации производителя (Госзнака) и сложившуюся практику делового оборота. Существует строгое правило: голограмма наклеивается только на ьный лист трудовой книжки или на ьный лист вкладыша.

На ьном листе защитной наклейкой рекомендуется закрывать те элементы, которые невозможно изменить без подделки документа. Как правило, голограмму размещают в следующих местах:

1. На номере трудовой книжки (или вкладыша). Это самое популярное место. Номер — это уникальный идентификатор бланка, и его защита наиболее логична.
2. На подписи лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, или подписи самого работника.
3. В месте постановки печати организации, выдавшей бланк.

Важные правила размещения

Чтобы не испортить документ и не сделать его недействительным из-за ошибки кадровика, необходимо соблюдать следующие принципы:

• Не перекрывайте информацию! Голограмма полупрозрачная, однако наклеивать ее нужно так, чтобы она закрывала лишь край важной записи (например, края номера или краешек подписи), а не сам текст целиком. Вся текстовая информация должна оставаться легко читаемой.
• Клеите прямо! Перекошенная голограмма выглядит неаккуратно и может вызвать подозрения у будущих работодателей или проверяющих органов.
• Не клейте на разворот сведений о работе! Голограмма никогда не размещается на страницах, где вносятся записи о приеме, переводе или увольнении. Только на первой (ьной) странице!

Сколько голограмм нужно клеить?

В комплекте с новой трудовой книжкой обычно идет две голограммы. Закон не предписывает, сколько из них нужно использовать. Работодатель может:

• Наклеить обе голограммы (одну на номер, вторую на подпись/печать).
• Наклеить только одну голограмму (например, только на номер бланка).
• Вообще не использовать голограммы и оставить их храниться в кадровой службе.

Если кадровик решает использовать обе наклейки, их размещают на разных элементах ьного листа, соблюдая правило частичного перекрытия края записи.

Что делать, если голограмма наклеена с ошибкой?

Голографическая наклейка спроектирована таким образом, что отклеить ее без повреждения бланка невозможно. При попытке снять стикер он расслаивается, а верхний слой бумаги трудовой книжки приходит в негодность.

Если вы случайно наклеили голограмму криво или закрыли важную информацию (например, фамилию работника), исправить это путем снятия наклейки нельзя; В таком случае:

1. Не пытайтесь оторвать или отскрести голограмму — вы только испортите документ.
2. Если информация под наклейкой не читается, бланк придется признать испорченным. На испорченном бланке ставится пометка о его аннулировании, и работнику оформляется новая трудовая книжка (с уплатой работником стоимости нового бланка, если порча произошла по его вине, или за счет работодателя, если ошибка допущена кадровиком).

Краткие итоги

Использование голограммы в трудовой книжке — это право, а не обязанность работодателя. Если организация принимает решение усилить защиту документа, необходимо помнить главное:

• Место наклейки — только ьный лист (или ьный лист вкладыша).
• Цель наклейки — защита неизменяемых элементов (номера, подписи, печати).
• Способ наклейки, строго по краю записи, чтобы не перекрывать текст.

Соблюдение этих несложных рекомендаций поможет избежать порчи бланков и обеспечит документу надежную защиту от подделок.