Дата подготовки: 08:47:48 ()

С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует Федеральный закон № 439‑ФЗ, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Тем не менее, законодательство сохраняет за работниками право выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный․ В данном отчёте рассматриваются особенности, порядок и требования к ведению трудовой книжки на бумажном носителе в 2026 году․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (с поправками, внесёнными в ТК РФ)․
• Постановление Правительства РФ от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
• Разъяснения Минтруда России и ПФР (КонсультантПлюс, материалы от Калиненко Е․О․, «Главная книга», 2020, № 8)․
• Информационные письма ПФР и СФР о приёме отчётов по форме СЗВ‑ТД и ЕФС‑1․

Кто может вести бумажную трудовую книжку?

Согласно ст․ 2 Закона № 439‑ФЗ, работник имеет право подать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, если:

1. Он не успел подать заявление о выборе способа ведения до 31 декабря 2020 года включительно;
2. Или он хочет продолжить ведение бумажной книжки после перехода к новому работодателю (право сохраняется при последующем трудоустройстве)․

Если работник уже выбрал электронную форму, вернуться к бумажному варианту он уже не может (см․ Банки․ру, 2026‑01‑17)․

Порядок действий работодателя

Шаг 1․ Формирование списка сотрудников

Необходимо подготовить файл с формами СЗВ‑ТД на всех сотрудников, у которых в прошедшем месяце были кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение, отпуск и т․д․), а также на тех, кто подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на ЭТК․

Формировать такие списки удобно в программе, где ведётся бухгалтерский и кадровый учёт (например, 1С:ЗУП, «КонсультантПлюс» и др․)․

Шаг 2․ Оформление заявления о ведении бумажной трудовой книжки

Для каждого сотрудника, выбравшего бумажный вариант, заполняется заявление по установленному образцу (см․ бланк и образец 2025‑2026 гг․)․ В заявлении указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта;
• Трудовая деятельность (по месту работы);
• Выбор способа ведения трудовой книжки – «Ведение бумажной трудовой книжки»․

Образец заявления можно скачать в формате ․doc с сайтов кадровых порталов или из системы КонсультантПлюс․

Шаг 3․ Ведение записей в бумажной трудовой книжке

Записи вносятся в соответствии с требованиями ст․ 66 ТК РФ:

1. На первой странице указываются личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность)․
2. Каждое кадровое событие (приём, перевод, увольнение, награждение, отпуск и т․д․) оформляется отдельной записью с указанием даты, названия организации, должности, основания (приказ, договор) и подписи ответственного лица․
3. Все записи заверяются подписью уполномоченного представителя работодателя и печатью организации (если она имеется)․
4. При увольнении в трудовой книжке делается запись о дате расторжения трудового договора и основании (приказ)․

Шаг 4․ Сдача отчётов в ПФР/СФР

Несмотря на ведение бумажной книжки, работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде:

• Форма СЗВ‑ТД – ежемесячный отчёт о приёме, переводе и увольнении сотрудников․
• Форма ЕФС‑1 – индивидуальный отчёт о стаже и заработке (утверждённый Приказом Минтруда от № 320н)․

Эти отчёты формируются в бухгалтерской программе и передаются через личный кабинет на сайте ПФР или СФР․

Особенности и возможные сложности

• Дублирование данных․ При ведении бумажной книжки необходимо одновременно вносить информацию в электронные реестры (СЗВ‑ТД, ЕСФ‑1)․ Ошибки в одном из источников могут привести к несоответствию и необходимости подачи исправленных отчётов․
• Признание записей недействительными․ Если работодатель позже откажется принимать бумажную книжку, ранее сделанные записи могут быть признаны недействительными, что потребует корректировки кадровых документов и повторной сдачи отчётов․
• Хранение и защита․ Бумажные трудовые книжки должны храниться в условиях, исключающих повреждение (огонь, вода, механические воздействия)․ Рекомендуется использовать металлические шкафы с ограниченным доступом․
• Обучение кадрового персонала․ Специалисты по кадрам должны знать порядок заполнения бумажных книжек, правила заверения записей и требования к электронной отчётности․

Рекомендации по оптимизации процесса

1. Автоматизировать формирование списков сотрудников и подготовки форм СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 с помощью интеграции кадровой системы с бухгалтерской․
2. Ввести внутренний регламент, определяющий ответственных за ведение бумажных трудовых книжек и контроль за своевременной сдачей электронных отчётов․
3. Проводить ежеквартальные аудиты соответствия бумажных записей электронным данным․
4. Хранить скан‑копии каждой заполненной страницы трудовой книжки в защищённом электронном архиве – это упростит восстановление данных при утрате оригинала․
5. Обеспечить доступ сотрудников к копиям своих трудовых книжек (в электронном виде) для проверки корректности записей․

Ведение трудовой книжки в бумажном виде в 2026 году остаётся законным правом работника, однако требует от работодателя строгого соблюдения двойного учёта: бумажного оформления и электронной отчётности в ПФР/СФР․ Соблюдение представленного порядка, использование утверждённых форм (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1) и регулярный контроль позволят избежать штрафов, трудовых споров и обеспечат надёжное документирование трудовой деятельности сотрудников․

Подготовлено специалистом отдела кадров с использованием материалов КонсультантПлюс, Банки․ру и официальных разъяснений Минтруда России․