Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При оформлении этого документа кадровики сталкиваются с множеством нюансов, и один из них — корешок трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой корешок, как правильно его оформить, какие существуют правила учета и как избежать типичных ошибок при заполнении.
Что такое корешок трудовой книжки?
Корешок (или отрывная часть) — это фрагмент бланка строгой отчетности, который остается в организации после выдачи работнику самой трудовой книжки или вкладыша к ней. Бланки трудовых книжек относятся к защищенной полиграфической продукции, и их учет строго регламентирован государством.
Корешок является неотъемлемой частью документа и служит подтверждением того, что бланк был использован по назначению, а не похищен или утерян. Правила ведения и хранения трудовых книжек (в актуальной редакции, с учетом изменений и Приказа Минтруда № 320н) обязывают работодателей строго следить за движением таких бланков.
Учет корешков и журнал движения бланков
Все бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны учитываться в специальном журнале — Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Когда работнику выдается новый бланк (например, при первичном трудоустройстве или оформлении вкладыша), корешок от этого бланка не выбрасывается.
Порядок работы с корешком:
- Заполнение: В корешке указываются данные владельца трудовой книжки, дата заполнения и иные необходимые сведения.
- Подпись владельца: На корешке обязательно должна стоять подпись работника, подтверждающая получение документа. Это важный юридический факт, который страхует работодателя.
- Подшивка: Заполненные корешки подшиваются в специальную папку или подклеиваются в Книгу учета движения трудовых книжек.
Уничтожение корешков
Многие кадровики задаются вопросом: можно ли уничтожить корешки, чтобы они не занимали место? Законодательство дает на это четкий ответ. Уничтожение корешков бланков строгой отчетности допускается только по истечении установленного срока хранения. До истечения этого срока корешки должны храниться в архиве организации как доказательство законного расходования бланков.
Правила заполнения корешка трудовой книжки
Заполнение корешка должно производиться одновременно с заполнением ьного листа самой трудовой книжки. Инструкция по заполнению требует внимательности, так как помарки и ошибки в бланках строгой отчетности недопустимы.
Что необходимо указать на корешке:
- Дату заполнения трудовой книжки или вкладыша (число, месяц, год).
- Фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.
- Серию и номер выданного бланка.
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Подпись владельца книжки — важнейший элемент, подтверждающий факт получения документа на руки.
Образец заполнения корешка:
Примерная структура заполнения корешка выглядит следующим образом:
Утверждается … заполнения __ _________________ 20__ г.
Подпись владельца книжки _______________________
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек _______________________
Оформление дубликата и корешок
Отдельное внимание стоит уделить ситуации, когда работник теряет трудовую книжку, и ему оформляется дубликат. Порядок оформления дубликата определен пунктами 69-70 Инструкции. На первой странице (ьном листе) прежней трудовой книжки (если она найдена) или в специальном разделе пишется: «Взамен выдан дубликат с указанием его серии и номера».
При выдаче дубликата также заполняется корешок от бланка нового дубликата. В нем указываются актуальные данные, а сам корешок подшивается в книгу учета. Расписка работника в получении дубликата также обязательна.
Типичные ошибки и как их избежать
Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при работе с бланками. Вот самые распространенные:
- Отсутствие подписи работника на корешке. Это нарушение, которое может стать проблемой при проверке трудовой инспекции. Если работник уже уволился и забрал книжку, получить подпись задним числом невозможно.
- Неверная серия или номер. Серии трудовых книжек менялись годами (начиная с 1974 года существуют специальные справочники серий для проверки подлинности). Важно вносить данные с корешка максимально внимательно.
- Преждевременное уничтожение корешков. Как уже упоминалось, уничтожать их до истечения срока хранения категорически нельзя.
Чтобы минимизировать риск опечаток и неточностей, специалисты рекомендуют доверять автоматизированным системам. Например, в сервисах вроде «Моё дело» все записи в трудовые книжки формируются по готовым шаблонам, что сводит риск ошибок к нулю.
Корешок трудовой книжки — это не просто бумажная обрезка, а важный документ строгой финансовой и кадровой отчетности. Главное в работе с ним — аккуратность, своевременное получение подписей от работника и правильное архивирование. Соблюдая порядок заполнения и учета, вы защитите свою организацию от штрафов и обеспечите сохранность кадровых данных.