В современном трудовом законодательстве два документа играют ключевую роль в подтверждении профессиональной деятельности и состоянии здоровья работника: трудовая книжка и личная медицинская книжка. Ниже подробно рассмотрены их назначение, порядок ведения, переход на электронные формы и ответственность за нарушения;

Трудовая книжка

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: места работы, должности, периоды работы, награды и основания увольнения. Она необходима для:

• подтверждения стажа при назначении пенсии;
• подтверждения опыта работы при трудоустройстве;
• получения социальных выплат и льгот.

История и нормативная база

Первые трудовые книжки появились в СССР в 1938 году. Сейчас их регулируют:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66);
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»;
3. Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек».

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года начался обязательный переход на электронный формат. Основные положения:

• Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ);
• Переход носит добровольный характер для работника: он может выбрать бумажную или электронную форму;
• С 2023 года новые бумажные книжки оформляются только на обновлённых бланках, утверждённых Минтруда.

Преимущества ЭТК:

• Минимизация риска утраты или повреждения документа;
• Быстрый доступ к данным через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Автоматическая передача сведений в Пенсионный фонд и ФСС.

Как оформить трудовую книжку?

При приёме на работу:

1. Если у сотрудника уже есть книжка (бумажная или электронная), работник предоставляет её работодателю;
2. Если книжки нет – работодатель оформляет новую (бумажную на утверждённом бланке или электронную в ЕГИСЗ);
3. Вносятся данные о приёме: дата, должность, подразделение, основание (трудовой договор).

При увольнении в книжке делается запись о дате расторжения трудового договора и основании (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.).

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт:

• административный штраф для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб.);
• штраф для организации (от 30 000 до 50 000 руб.);
• возможное приостановление деятельности при повторных нарушениях.

---

Личная медицинская книжка (ЛМК)

Что такое личная медицинская книжка?

Личная медицинская книжка – документ, подтверждающий прохождение работником обязательных медицинских осмотров и отсутствие противопоказаний к работе в определённых условиях (пищевые производства, дошкольные учреждения, транспорт и др.).

Кто обязан иметь ЛМК?

Согласно СанПиН 2.‑10 и другим нормативным актам, ЛМК обязательна для:

• работников пищевой индустрии (производство, торговля, общепит);
• медицинских и фармацевтических организаций;
• работников дошкольных и школьных учреждений;
• сотрудников транспорта (водители, кондукторы, персонал вокзалов и аэропортов);
• лиц, занятых в сфере услуг (парикмахерские, салоны красоты, бассейны).

Содержание ЛМК

В книжке фиксируются:

• данные о работнике (ФИО, дата рождения, место работы);
• результаты предварительных и периодических медицинских осмотров;
• сведения о прививках (например, против гепатита B, гриппа);
• заключения врачей о допуске к работе;
• отметки о прохождении специального обучения (санитарно‑гигиенического минимума).

Переход на электронные личные медицинские книжки

С 2021 года в пилотном режиме функционирует система электронных ЛМК (ЭЛМК) в рамках ЕГИСЗ. Основные моменты:

• Работодатель может вести учёт медосмотров в электронном виде, передавая данные в региональный центр гигиены и эпидемиологии;
• Работник получает доступ к своей ЭЛМК через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Бумажная ЛМК сохраняет свою силу, если она была оформлена до перехода и не требует замены.

Порядок оформления и обновления ЛМК

1. При приёме на работу работник направляется на предварительный медицинский осмотр в аккредитованное медицинское учреждение;
2. По результатам осмотра выдаётся запись в ЛМК (бумажную или электронную) о допуске к работе;
3. Периодические осмотры проводятся согласно установленным срокам (обычно раз в год, для отдельных категорий – раз в 6 месяцев);
4. После каждого осмотра в книжке делается отметка о результате и дате следующего осмотра.

Ответственность за отсутствие или недостоверность ЛМК

Нарушение требований по медицинским осмотрам влечёт:

• административный штраф для должностных лиц (от 2 000 до 5 000 руб.);
• штраф для организации (от 50 000 до 100 000 руб.);
• приостановление działalности организации до устранения нарушений (по решению Роспотребнадзора).

---

Сравнительная таблица: бумажные vs электронные книжки

Критерий	Бумажная книжка	Электронная книжка
Формат хранения	Физический документ	Запись в единой государственной информационной системе
Доступ к данным	Только у владельца и работодателя	Через личный кабинет на «Госуслугах» и уполномоченные органы
Риск утраты/повреждения	Высокий	Минимальный (резервное копирование)
Скорость обновления	Зависит от оперативности работодателя	Мгновенная после ввода данных в систему
Требования к бланкам	Нужно использовать утверждённые бланки (с 2023 г;)	Бланки не требуются
Юридическая сила	Полная, если оформлена правильно	Полная, при наличии электронной подписи и подтверждения в ЕГИСЗ

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Закон допускает ведение обеих форм, но информация в них должна быть идентичной. При расхождениях приоритет отдаётся данным, внесённым в электронную систему ЕГИСЗ.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Сотрудник должен обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче справки о трудовой деятельности, а затем в органы Пенсионного фонда РФ для восстановления дубликата. При наличии ЭТК восстановление происходит автоматически через запрос в ЕГИСЗ.

Нужно ли проходить медицинский осмотр каждый год, если я работаю в офисе?

Для офисных сотрудников, не связанных с вредными и опасными условиями труда, обязательные периодические осмотры не требуются, если иное не установлено внутренними нормативными актами работодателя или отраслевыми стандартами.

Как проверить подлинность электронной трудовой книжки?

Через личный кабинет на портале «Госуслуги» в разделе «Трудовая деятельность». Там отображаются все записи, заверенные электронной подписью работодателя и датой внесения.

Есть ли штраф за отказ от электронной формы трудовой книжки?

Нет. Переход на ЭТК носит добровольный характер для работника. Работодатель обязан предоставить возможность ведения бумажной формы, если сотрудник так выбрал.

Можно ли оформить личную медицинскую книжку самостоятельно?

Нет. ЛМК оформляется только аккредитованным медицинским учреждением после проведения обязательного осмотра и получения заключения врача о допуске к работе.

---

Трудовая и личная медицинские книжки остаются важнейшими инструментами подтверждения профессиональной пригодности и состояния здоровья работника. Переход на электронные формы значительно упрощает учёт, снижает риски потери данных и ускоряет взаимодействие с государственными органами. Однако бумажные версии продолжают иметь юридическую силу, особенно для тех, кто пока не готов к полной цифровизации. Соблюдение требований по ведению и обновлению этих документов помогает избежать штрафов, обеспечивает правовую защиту работника и гарантирует соблюдение санитарно‑эпидемиологических норм на предприятии.

Статья актуальна на май 2026 года.