Краткий ответ: Нет, согласно действующему законодательству, трудовая книжка (ТК) НЕ является составной частью личного дела (ЛД) работника. Это два отдельных документа, на которые распространяются разные правила ведения, учета и хранения.
Однако на практике многие организации физически хранят трудовую книжку вместе с личным делом в одном сейфе или папке. Это возможно, но только как внутренняя организационная мера, а не как прямое требование закона. Давайте разберемся в деталях.
Нормативная база: два разных документа
Законодательство четко разделяет эти понятия:
Трудовая книжка (ТК)
- Правовой статус: Это основной документ о трудовой деятельности работника, удостоверяющий его опыт и стаж (ст. 66-67 ТК РФ).
- Регулирующий документ: Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 1565). Именно он устанавливает правила для ТК.
- Кто ведет: Работодатель (специально назначенное уполномоченное лицо).
- Ключевое правило по хранению (п. 43 Порядка):
«Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.»
- Что это значит: Если работник забрал свою ТК при увольнении (как и положено по закону), она больше не хранится у работодателя. Если не забрал — храниться у работодателя отдельно, но не в личном деле.
Личное дело (ЛД) работника
- Правовой статус: Это внутренний кадровый документ работодателя, комплектующийся из копий документов, связанных с трудовой деятельностью работника.
- Регулирующий документ: Основные правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены Приказом Минкультуры России от № 558). Для неархивных документов действуют аналогичные внутренние правила.
- Кто комплектует: Отдел кадров (кадровик).
- Срок хранения: Как правило, 75 лет (для документов, образующих личные дела).
- Типовой состав (пример):
- Заявление о приеме на работу.
- Трудовой договор (все дополнительные соглашения).
- Копии документов об образовании, о семейном положении и т.д.
- Приказы о приеме, об отпусках, о поощрениях, об увольнении.
- Копия трудовой книжки (если работник предоставил ее при приеме) — это важно!
- Копии других внутренних документов (должностные инструкции, характеристики и пр.).
🚨 Важнейшее различие:
В личное дело подшивается КОПИЯ трудовой книжки (если она была предоставлена работником при приеме), а не ОРИГИНАЛ. Оригинал трудовой книжки, это документ, выданный работнику, и он хранится у него или (если не выдан) отдельно у работодателя по правилам для ТК.
Практические аспекты и типичные вопросы
Можно ли хранить ТК и ЛД вместе физически?
Да, но с оговорками. Если работодатель решил для удобства и безопасности хранить неполученные трудовые книжки в том же сейфе/архиве, что и личные дела, это его право. Однако:
- Это не означает, что ТК становится частью ЛД.
- Необходимо вести раздельный учет (например, отдельный журнал регистрации выдачи/получения трудовых книжек).
- Условия хранения должны соответствовать требованиям для особо важных документов (защита от пожара, несанкционированного доступа).
Что делать, если в личном деле уже лежит оригинал ТК?
Это нарушение. Нужно:
- Вернуть оригинал трудовой книжки работнику при его увольнении (или выдать по заявлению).
- В личное дело подшить заверенную копию трудовой книжки (копия всех записей на момент приема).
- Оформить акт о выносе оригинала из дела.
А что с «трудовыми книжками нового образца» (с )?
Порядок их ведения и хранения тот же. Старые бланки, выпущенные до 2023 года, можно и нужно использовать до исчерпания. Новые правила не меняют принцип: оригинал — работнику или на хранение у работодателя (если не выдан), копия — в личное дело.
Типичные ошибки и риски
- Смешивание документов: Подшивание оригинала ТК в ЛД. Это может привести к утере, порче и невозможности выдачи документа работнику при увольнении.
- Нарушение срока хранения: Уничтожение неполученных трудовых книжек раньше срока («до востребования»).
- Нарушение условий хранения: Хранение в обычной папке без защиты от влаги, огня, несанкционированного доступа.
- Отсутствие учета: Неведение журнала учета выдачи/получения трудовых книжек, что делает невозможным контроль.
✅ Правильный порядок действий:
- При приеме на работу: Если у работника есть трудовая книжка, он обязан ее представить. Сделайте заверенную копию (все записи) и подшейте в его личное дело. Оригинал верните работнику.
- При увольнении: Обязательно выдайте работнику его трудовую книжку (оригинал) под расписку. Если он не явился — храните оригинал отдельно, до востребования.
- Хранение: Личные дела и неполученные трудовые книжки могут находиться в одном помещении (архиве, сейфе), но должны учитываться раздельно. Убедитесь, что условия хранения соответствуют требованиям для документов с длительными сроками.
- Уничтожение: Неполученные трудовые книжки уничтожаются только после истечения срока исковой давности по спорам о трудовых правах (в целом, после 3-х лет с момента, когда они должны были быть востребованы, но с осторожностью — лучше консультация с юристом). Личные дела — по истечении 75 лет.
Примечание: Статья составлена на основе анализа законодательства РФ и кадровой практики по состоянию на 23 мая 2026 года. Для конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.