Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Помимо сведений о приёме, переводе и увольнении в ней фиксируются и награждения (почётные грамоты, благодарности, медали, государственные награды и т.п.). Правильное оформление записи повышает её юридическую силу и может стать важным аргументом при последующем трудоустройстве.
Правовая база
Содержание раздела «Сведения о награждениях» регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66, п. 24 – перечень сведений, которые обязаны вноситься в трудовую книжку.
- Постановление Госкомстата РФ от № 1 «Об унифицированной форме приказа (распоряжения) о поощрении сотрудника».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (раздел 4) – порядок внесения записей о награждениях.
Согласно ТК РФ, в трудовую книжку вносятся только не денежные поощрения (почётные грамоты, медали, благодарственные письма, государственные награды). Регулярные премии, надбавки и иные виды материального вознаграждения в книжку не записываются.
Какие награды фиксируются?
В раздел «Сведения о награждениях» вносятся:
- Государственные награды и почётные звания (например, орден, медаль, звание «Заслуженный работник»).
- Почётные грамоты, благодарственные письма, благодарности от руководства предприятия.
- Медали, юбилейные знаки, дипломы за выдающиеся результаты в работе, научные достижения, инновации и т.п.
Не вносятся:
- Регулярные денежные премии и надбавки.
- Внутренние сертификаты, не имеющие официального статуса (если они не оформлены приказом о поощрении).
Порядок внесения записи
Основание для записи
Запись делается на основании приказа (распоряжения) работодателя или официального акта (указа, постановления) о награждении. В документе должны быть указаны:
- Дата издания приказа.
- Номер приказа.
- Полное наименование награды.
- Краткое обоснование (за что награжден).
- Кем (какое лицо/орган) наградил сотрудника.
Срок внесения
Согласно ТК РФ, запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа.
Кто вносит запись
Запись вносит лицо, уполномоченное вести трудовые книжки (обычно – кадровик или руководитель отдела кадров). Запись заверяется подписью и печатью организации.
Структура записи (табличный формат)
В трудовой книжке предусмотрена таблица с четырьмя графами:
| Порядковый № | Дата награждения | Наименование награды, кем и за что награжден | Наименование и реквизиты документа‑основания |
|---|
Образец заполнения
Пример записи в табличном виде
| 1 | Награждён почётной грамотой «За выдающиеся результаты в инновационных разработках», наградил Генеральный директор ООО «ТехноИнвест» | Приказ № 45/2025 от «Об награждении сотрудника почётной грамотой» |
| 2 | Получил благодарность за перевыполнение плановых показателей работы, наградил Руководитель отдела продаж | Приказ № 112/2024 от «О вручении благодарности сотруднику» |
Текст приказа‑основания (образец)
Приказ № 45/2025 от
О награждении сотрудника почётной грамотой
В целях повышения мотивации и признания профессиональных достижений
Приказываю:
Наградить Иванова Сергея Петровича почётной грамотой «За выдающиеся результаты в инновационных разработках».
Внести запись о награждении в трудовую книжку сотрудника в соответствии с § 66 ТК РФ.
Руководителю отдела кадров обеспечить оформление записи в течение 5 рабочих дней.
Генеральный директор ___________________ / Петров А.В.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли добавить запись о награде спустя несколько лет? Да, но только при наличии оригинального приказа и согласия работника. Запись вносится в текущий свободный ряд, а в примечании указывается дата фактического награждения.
- Как оформить запись, если награда получена от государства? В графе 3 указываеться название государственного органа (например, Министерство труда) и номер официального акта (указ, приказ). В графе 4 – ссылка на документ‑основание.
- Что делать, если запись не внесена в срок? Работник имеет право потребовать внесения записи в течение 30 дней с момента обнаружения нарушения. При отказе – обращение в инспекцию труда.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие реквизитов приказа. В графе 4 обязательно указываются номер, дату и название приказа.
- Запись денежной премии. В трудовую книжку вносятся только нематериальные награды.
- Неправильный порядок граф – нумерация. Порядковый номер (графа 1) должен быть сквозным, без пропусков, от начала трудовой деятельности.
- Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без подписи уполномоченного лица и печати организации.
Практический чек‑лист для HR‑специалиста
- Получить оригинал приказа о награждении.
- Проверить, что награда относится к нематериальным поощрениям.
- Убедиться, что в трудовой книжке есть свободный ряд в разделе «Сведения о награждениях».
- Внести запись в соответствии с таблицей (№, дата, наименование, основание).
- Подписать запись и поставить печать.
- Сдать копию приказа в личное дело сотрудника.
- Контролировать соблюдение пятидневного срока.
Запись о награждении в трудовую книжку – важный элемент официального подтверждения профессиональных достижений работника. Правильное оформление записи (соответствие требованиям ТК РФ, наличие полного приказа‑основания, своевременность) гарантирует её юридическую силу и повышает ценность трудовой книжки при поиске новой работы.
Источник: spmag.ru. Дата обращения – .