Дата актуализации материала: 18:10:43 ().
Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Вопрос о необходимости проставления печати организации на записях в трудовой книжке остаётся актуальным, особенно в случаях, когда работодатель не имеет печати или она отсутствует на ьном листе. В данной статье рассмотрены нормативные положения, практика применения и рекомендации для работодателей и сотрудников.
Нормативная база
Основные положения законодательства
- Согласно Правилам ведения трудовых книжек (утверждённым Приказом Минтруда России), все записи о приёме на работу, переводах, увольнениях, награждениях и поощрениях должны быть сделаны без сокращений и заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если таковая имеется).
- В пункте 35 Постановления Правительства РФ от № 25 «О ведении трудовых книжек» прямо указано, что оттиск печати предприятия или (при наличии) печати отдела кадров должен проставляться на ьном листе трудовой книжки в обязательном порядке.
- Однако, обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена. Поэтому для ИП отсутствие печати на трудовой книжке не является нарушением.
Позиция контролирующих органов
- Пенсионный фонд РФ (ПФУ) указывает, что подтверждением факта принадлежности трудовой книжки определённому лицу может служить запись о приёме на работу, сделанная первой организацией, которая завела документ, даже если на ьном листе отсутствует её печать.
- Роструд в письме от № 1168-6-1 пришёл к выводу, что заверять печатью записи в трудовой книжке необходимо только в случае, если у организации есть печать. Если печать отсутствует, запись считается действительной при наличии подписи ответственного лица.
- Судебная практика (например, определение суда по делу Меремьянина А.В.) подтверждает, что отсутствие печати работодателя на записях о трудоустройстве не влечёт автоматического признания трудовой книжки недействительной.
Когда отсутствие печати является нарушением?
Нарушение возникает только в том случае, когда:
- У организации есть печать (например, штамп или оттиск), но она не проставлена на записях в трудовой книжке;
- Запись сделана в трудовой книжке, оформленной после , и на ьном листе отсутствует печать организации, которая выдала документ.
В таких ситуациях рекомендуется:
- Завести печать и проставлять её в трудовых книжках после записи об увольнении в общем порядке;
- Или выдавать сотруднику при увольнении справку в произвольной форме об отсутствии печати со ссылкой на вышеуказанный закон.
Особенности ведения трудовых книжек, заведённых до
Если трудовая книжка работника была заведена до , необходимо вносить записи именно в неё, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей форме, при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе». Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку, сохранив преемственность документа.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверьте наличие печати у вашей организации. Если печать есть – используйте её для заверения всех записей в трудовых книжках.
- Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и у вас нет печати, заверяйте записи подписью ответственного лица (например, руководителя или бухгалтера). Это достаточно для признания записи действительной.
- При приёме на работу нового сотрудника, у которого в трудовой книжке отсутствует печать предыдущего работодателя, запросите справку об отсутствии печати или оформите дубликат трудовой книжки с проставлением своей печати (если она есть).
- При увольнении сотрудника, если в его трудовой книжке нет печати вашей организации, выдавайте справку о том, что запись об увольнении сделана без печати в соответствии с действующим законодательством.
- Храните копии всех справок и подтверждающих документов в личном деле сотрудника на случай будущих проверок.
Что делать сотруднику, если в его трудовой книжке нет печати?
- Не паниковать. Отсутствие печати не делает трудовую книжку автоматически недействительной, особенно если запись заверена подписью ответственного лица.
- При необходимости подтвердить свой трудовой стаж (например, при приёме на новую работу или обращении в ПФР) предоставить справку от предыдущего работодателя об отсутствии печати, ссылаясь на соответствующие нормативные акты.
- Если работодатель отказывается выдавать такую справку, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.
Запись в трудовой книжке без печати организации не является нарушением закона, если:
- у организации отсутствует печать (например, у ИП);
- запись заверена подписью ответственного лица;
- трудовая книжка была заведена до и используется в соответствии с правилами ведения старых форм.
В остальных случаях рекомендуется обеспечить проставление печати или выдачу соответствующих справок, чтобы избежать возможных споров и трудностей при подтверждении трудового стажа в будущем.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на дату .