Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы и основу для начисления страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС). В статье рассмотрены:

• как отражаются отчисления в трудовой книжке;
• какие данные необходимо проверять у работодателя;
• что делать, если отчисления не производятся;
• особенности электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2025‑2026 гг.;
• практические рекомендации по защите своих прав.

Что отражается в трудовой книжке относительно отчислений

В бумажной и электронной трудовой книжке фиксируются:

1. Дата приема на работу – начало периода, с которого работодатель обязан начислять взносы.
2. Дата увольнения или перевода – окончание периода уплаты взносов по данному месту работы.
3. Наименование организации и её ИНН – необходимо для сверки с данными отчислений в ПФР и ФСС.
4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение) – помогает определить, за какой период следует ожидать отчислений.

Сами суммы отчислений в трудовой книжке не указываются; они отражаются в расчётных листках и в отчётах работодателя (форма РСВ‑1, 4‑ФСС). Однако наличие записи о приеме и увольнении является основанием для проверки, были ли сделаны взносы за этот период.

Как проверить, делает ли работодатель отчисления

Согласно информации из онлайн‑инспекции и рекомендаций Минтруда, проверку следует проводить следующим образом:

1. Запросить у работодателя справку о начисленных взносах (форма 2‑НДФЛ или выписка из лицевого счёта ПФР).
2. Сопоставить периоды работы, указанные в трудовой книжке, с периодами, за которые приходятся взносы в выписке.
3. Проверить наличие отметок о перечислениях в ФСС (например, в выписке из Фонда социального страхования).
4. При выявлении расхождений направить письменное требование работодателю об уплате недостающих сумм и предоставлении подтверждающих документов.

Если работодатель отказывается или игнорирует требование, сотрудник имеет право обратиться в суд с иском о взыскании задолженности по страховым взносам и компенсации морального вреда.

Что делать, если отчисления не производятся

Пошаговая инструкция:

• Соберите доказательства: трудовая книжка (или выписка из ЭТК), приказы о приёме/увольнении, расчётные листки, переписка с работодателем.
• Напишите претензию с указанием: периода, за который не уплачены взносы; суммы задолженности; требование уплатить долг и предоставить подтверждающие документы в течение 10 рабочих дней.
• Отправьте претензию заказным письмом с уведомлением о вручении или вручите под подпись.
• Если ответа нет или он отрицательный – подайте иск в районный суд по месту нахождения работодателя.
• При необходимости обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в ПФР/FСС с заявлением о нарушении законодательства.

Важно помнить, что срок исковой давности по таким спорам составляет три года с момента, когда сотрудник узнал или должен был узнать о нарушении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчисления в 2025‑2026 гг.

С 2025 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Основные моменты, связанные с отчислениями:

• Обязанность работодателя подавать сведения о каждом работнике в ПФР и ФСС независимо от формы ведения книжки (бумажная или электронная).
• Формат хранения не освобождает от уплаты взносов; данные о приёме, переводе и увольнении передаются в фонды через систему «Союз» (ЕГРЗ).
• Частые ошибки работодателей:
  • несвоевременное внесение записи о приёме в ЭТК;
  • отсутствие синхронизации данных между внутренней кадровой системой и ПФР;
  • неправильное указание ИНН организации, что приводит к неучету взносов.
• Как сотрудник может проверить свои данные в ЭТК:
  • войти в личный кабинет на портале «Госуслуги» и раздел «Трудовая деятельность»;
  • сравнить периоды работы с отчётом о начисленных взносах (выписка из ПФР).

Если в электронной книжке обнаружены пропуски или неверные даты, сотрудник должен направить работодателю требование о внесении исправлений (в соответствии с п. 60‑61 Инструкции по ведению трудовых книжек, аналогичной белорусской инструкции, но применимой и к РФ).

Практические советы по защите своих прав

1. Храните копии всех документов (трудовая книжка, приказы, расчётные листки, выписки из ПФР и ФСС) в электронном и бумажном виде.
2. Регулярно проверяйте выписки из личного кабинета ПФР (раздел «Информация о начисленных взносах») – это позволит выявить проблемы на ранней стадии.
3. При приёме на работу уточняйте у работодателя порядок ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) и требования по предоставлению справок о взносах.
4. В случае перехода на ЭТК требуйте от работодателя подтверждения о внесении записи в электронную форму и получения выписки из неё.
5. Не подписывайте документы без ознакомления с их содержанием, особенно если в них упоминается отказ от выплаты взносов или иные ограничения прав.

Трудовая книжка остаётся ключевым доказательством трудового стажа и основанием для начисления страховых взносов. Работник должен активно контролировать, чтобы записи в книжке соответствовали реальным периодам работы, а работодатель своевременно перечислял обязательные отчисления в ПФР и ФСС. При выявлении нарушений следует использовать претензионный порядок, а при необходимости – судебную защиту. Ведение электронной трудовой книжки упрощает обмен данными, но не снимает с работодателя обязанности по уплате взносов и предоставлению точной информации.

Будьте внимательны, сохраняйте документы и защищайте свои пенсионные права!