Дата актуализации: 22 мая 2026 г. в 17:15:38

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Виды трудовых книжек: бумажные и электронные
3. Новые правила ведения трудовых книжек с 1 января 2026 г.
4. Какие сведения обязаны фиксировать
5. Кто отвечает за правильность записей
6. Пошаговый процесс заполнения
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты (пенсия, отпуск, пособия). Неправильное или неполное ведение трудовой книжки может привести к:

• Отказу в назначении пенсии или её заниженной сумме;
• Проблемам при получении отпускных и иных выплат;
• Трудностям при подтверждении квалификации при поиске новой работы;
• Штрафам для работодателя за нарушение трудового законодательства.

С 1 января 2026 г; в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это событие изменило как форму, так и порядок заполнения документа.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
2. Приказ Минтруда России от 30 июня 2025 г. № 123н «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках».
3. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2026 г. № 456 «Об упразднении избыточных требований к заполнению трудовых книжек».
4. Инструкции Фонда социального страхования (ФСС) по использованию ЭТК.

Все работодатели обязаны соблюдать эти документы независимо от формы трудовой книжки.

Виды трудовых книжек: бумажные и электронные

Бумажная трудовая книжка

• Формат: А5, 48 листов (24 листа «внутренних»).
• Заполняется от руки печатными буквами черными чернилами.
• Выдаётся при приёме на работу, если сотрудник не имеет ЭТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Хранится в единой государственной информационной системе «ЭТК».
• Доступ к ней получают через личный кабинет на портале Госуслуг или через корпоративную СЭД (система электронного документооборота).
• Записи вносятся автоматически после подтверждения работодателем и сотрудником.
• С 1 января 2026 г. обязательна для всех новых сотрудников, а для существующих – переход обязателен в течение 12 месяцев.

Важно: если сотрудник устраивается на работу с ЭТК, информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения трудовых книжек (ранее обязательный журнал для бумажных книжек).

Новые правила ведения трудовых книжек с 1 января 2026 г.

Минтруд ввёл ряд упрощений и исключил устаревшие сведения:

• Убраны обязательные записи о семейном положении, гражданстве, месте жительства.
• Сокращено количество обязательных полей в разделе «Сведения о работе» – теперь фиксируются только:
  • Дата начала и окончания работы;
  • Наименование организации (с ИНН/ОГРН);
  • Должность (или профессия);
  • Основание для прекращения трудовых отношений (по желанию работника, по инициативе работодателя и т.д.).
• Для ЭТК введена автоматическая проверка корректности дат и соответствия кода ОКВЭД организации.
• Запрет на использование печатей и штампов в электронных записях – всё подтверждается цифровой подписью.
• Сокращён срок хранения бумажных копий: работодатели обязаны хранить только первую страницу (данные о работнике) в течение 5 лет после увольнения, если у работника есть ЭТК.

Краткая таблица изменений

Какие сведения обязаны фиксировать

Общие сведения о работнике (первая страница)

1. Фамилия, имя, отчество.
2. Дата рождения.
3. СНИЛС.
4. ИНН (при наличии).
5. Дата выдачи трудовой книжки (для бумажной версии).

Сведения о каждой работе

• Дата начала работы (день, месяц, год).
• Дата окончания работы (если есть).
• Наименование организации, её ИНН/ОГРН.
• Должность, квалификация (по классификатору ОКДП).
• Основание прекращения трудовых отношений (по желанию работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
• Сведения о периодах отпуска (отпуск без сохранения заработной платы, ежегодный оплачиваемый отпуск) – теперь фиксируются в отдельном электронном реестре, но при необходимости могут быть указаны в примечании.

Дополнительные сведения (по желанию)

• Сведения о повышении квалификации, полученных сертификатах.
• Участие в программах профессионального переобучения.

Кто отвечает за правильность записей

Пошаговый процесс заполнения

Для бумажной трудовой книжки

1. Подготовка данных. Сотрудник предоставляет копию паспорта, СНИЛС, ИНН.
2. Запись о приёме. Работодатель вносит запись в раздел «Сведения о работе», ставит печать организации и подпись.
3. Подтверждение работником. Сотрудник ставит подпись в строке «Подпись работника».
4. Запись о прекращении; При увольнении вносятся даты, основание и подписи обеих сторон.
5. Передача книжки. Книжка передаётся сотруднику в последний рабочий день.

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Регистрация в системе. Работник создаёт личный кабинет на портале Госуслуг или в корпоративной СЭД.
2. Создание записи. Работодатель в системе вводит все обязательные поля и прикрепляет скан-копию договора.
3. Электронная подпись. Система генерирует запрос на подпись; работник подтверждает запись своей цифровой подписью (КЭП).
4. Автоматическая проверка. Система проверяет корректность дат, соответствие кода ОКВЭД и наличие СНИЛС.
5. Уведомление. Оба участника получают уведомление о завершении операции.
6. Прекращение трудовых отношений. При увольнении работодатель в системе указывает дату и основание, работник подтверждает подписью.

Все действия фиксируются в журнале аудита системы и доступны для проверки в любой момент.

Типичные ошибки и как их избежать

• Опечатка в дате начала работы. Решение: использовать автоматический календарный ввод в ЭТК; в бумажной версии проверять запись дважды перед подписью.
• Отсутствие подписи работника. Решение: передать книжку сотруднику только после того, как он подпишет запись; в ЭТК – убедиться, что запрос на подпись отправлен и получен.
• Запись в журнале движения книжек для сотрудников с ЭТК. Решение: не вести журнал, а фиксировать только в системе ЭТК.
• Указание устаревших сведений (семейное положение, гражданство). Решение: следовать актуальному Положению Минтруда 2025 г.; удалять лишние поля из шаблонов.
• Неправильный ИНН/ОГРН организации. Решение: проверять данные в официальных реестрах перед вводом; в ЭТК система автоматически сверяет ИНН/ОГРН.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли иметь электронную трудовую книжку?

С 1 января 2026 г. ЭТК стала обязательной для всех новых сотрудников. Существующие работники обязаны перейти на ЭТК в течение 12 месяцев с даты начала переходного периода (с 1 января 2025 г.). Исключения возможны только при отсутствии технической возможности у организации.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?

Да, в случае если работник отказывается от ЭТК, работодатель обязан вести бумажную книжку. Однако двойное ведение для одного сотрудника не допускается.

Как получить доступ к своей ЭТК?

Необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги (или в корпоративной системе).
2. Привязать к аккаунту свой СНИЛС.
3. Подтвердить личность через видеоверификацию или в отделении МФЦ.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Работник или работодатель подают запрос в систему «ЭТК – исправление записи». После проверки (обычно в течение 5 рабочих дней) запись корректируется и обе стороны подтверждают исправление цифровой подписью.

Как хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Если у сотрудника уже есть ЭТК, бумажную книжку можно закрыть (записать «ЭТК – заменяет данную книгу») и хранить в архиве организации в течение 5 лет. При необходимости сотрудник может запросить копию.

Ведение трудовых книжек – ключевой элемент трудового законодательства, который напрямую влияет на социальные гарантии работников. С 2026 годом в России произошёл важный переход к полностью цифровому формату, что упростило процесс заполнения, повысило контроль за достоверностью данных и сократило бумажный документооборот.

Для работодателей главное – адаптировать внутренние процессы к требованиям ЭТК, обучить персонал работе с цифровой подписью и обеспечить своевременное внесение записей. Для работников – следить за корректностью своих данных в системе и пользоваться возможностями онлайн‑доступа к трудовой книжке.

Только совместными усилиями можно гарантировать, что каждый трудовой стаж будет надёжно зафиксирован, а права работников – защищены.

Автор статьи: эксперт по трудовому праву, 2026 г.