Вопрос о статусе сведений, содержащихся в трудовой книжке, актуален как для работодателей, так и для работников.
В 2026 году законодательство России в области персональных данных остаётся неизменным, однако в практической работе появляются новые нюансы, связанные с цифровыми копиями и автоматизацией кадровых процессов. Ниже разберём, что такое трудовая книжка, какие сведения в ней находятся, как они относятся к персональным данным и какие правовые нормы регулируют их обработку.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это государственный документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина, его места работы, должности, стаж и заработную плату.
Согласно статье 3 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка оформляется при приёме на работу и хранится в течение всего срока трудовых отношений и 30 лет после их окончания.

Что такое персональные данные?

Персональные данные – это любые сведения, относящиеся к прямо или косвенно идентифицируемому физическому лицу.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон) определяет персональные данные как «сведения, относящиеся к прямо или косвенно идентифицируемому физическому лицу».

Содержимое трудовой книжки и его статус как персональных данных

Перечень сведений, содержащихся в трудовой книжке

• ФИО работника
• Дата рождения
• Место жительства
• Сведения о месте работы (организация, адрес)
• Должность, должностные обязанности
• Стаж работы (дата начала и окончания трудовых отношений)
• Заработная плата
• Сведения о стаже в пенсионном фонде
• Сведения о начисленных и уплаченных налогах
• Сведения о медицинских осмотрах (если применимо)

Юридический статус сведений

Все перечисленные сведения относятся к персональным данным, поскольку они позволяют идентифицировать конкретного работника и раскрывают его трудовую историю.
Таким образом, данные трудовой книжки подпадают под действие Закона о персональных данных.

Правовые основы обработки данных трудовой книжки

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

Закон устанавливает, что работодатель является контролером персональных данных, а обработка данных в рамках трудовых отношений допускается только с целью исполнения трудового договора и соблюдения требований законодательства.

Обязанности работодателя как контроллера

1. Обеспечить законность и справедливость обработки данных.
2. Обеспечить конфиденциальность и безопасность данных.
3. Предоставить работнику доступ к его данным и возможность их исправления.
4. Соблюдать сроки хранения и уничтожения данных.

Ограничения и исключения в обработке данных трудовой книжки

• Обработка данных допускается только в целях исполнения трудового договора, расчёта заработной платы, уплаты налогов и социальных взносов.
• Передача данных в органы государственной власти возможна только по закону (например, в Пенсионный фонд, налоговую службу).
• Передача данных третьим лицам без согласия работника запрещена, за исключением случаев, предусмотренных законом.
• Использование данных в маркетинговых целях без согласия работника недопустимо.

Права субъекта персональных данных (работника)

Право на доступ к данным

Работник имеет право в любой момент получить копию своих персональных данных, включая сведения из трудовой книжки.

Право на исправление

В случае обнаружения ошибок работник может потребовать их исправления в течение 30 дней с момента обращения.

Право на удаление (статья 18.1)

При отсутствии законных оснований для хранения данных работник может потребовать их удаление, если данные больше не нужны для целей, для которых они были собраны.

Право на ограничение обработки

Работник может потребовать ограничить обработку своих данных в случаях, когда он оспаривает точность данных.

Право на переносимость данных

В случае смены работодателя работник имеет право получить данные в машиночитаемом формате.

Срок хранения и уничтожения данных

Срок хранения в трудовой книжке

Трудовая книжка хранится в течение всего срока трудовых отношений и 30 лет после их окончания.

Срок хранения цифровых копий

Цифровые копии должны храниться не менее 30 лет, но не более 50 лет, если они используются для целей пенсионного обеспечения.

Уничтожение данных после истечения срока

После истечения срока хранения данные должны быть уничтожены таким образом, чтобы восстановить их было невозможно.

Ответственность за нарушение закона о персональных данных

Административные санкции

Нарушение может повлечь штрафы до 5 млн рублей, а также обязательные меры по восстановлению прав субъектов данных.

Уголовная ответственность

В случае умышленного разглашения персональных данных возможна уголовная ответственность по статье 272 УК РФ (разглашение конфиденциальной информации).

Гражданско-правовая ответственность

Работодатель может быть обязан возместить ущерб, причиненный нарушением прав работника.

Практические рекомендации работодателям

• Обеспечьте хранение трудовой книжки в защищённом месте (физическом шкафу или в защищённой цифровой системе).
• Обучайте персонал, работающий с данными, правилам конфиденциальности.
• Разработайте внутреннюю политику обработки персональных данных, включая порядок доступа, исправления и уничтожения.
• Убедитесь, что все копии данных защищены от несанкционированного доступа (шифрование, пароли).
• Периодически проверяйте соответствие обработки данных законодательству и внутренним политикам.

Практические рекомендации работникам

• Регулярно проверяйте данные в трудовой книжке на наличие ошибок.
• Запрашивайте копии данных при необходимости (смена работодателя, оформление пенсионных выплат).
• Сохраняйте копии трудовой книжки в безопасном месте.
• Не передавайте данные третьим лицам без согласия.
• Если заметили нарушение, немедленно сообщите работодателю и, при необходимости, в Роскомнадзор.

Данные, содержащиеся в трудовой книжке, безусловно являются персональными данными.
Обработка таких данных регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и рядом нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями.
Работодатель обязан соблюдать принципы законности, справедливости, конфиденциальности и безопасности при работе с этими данными, а работник имеет ряд прав, включая доступ, исправление, удаление и ограничение обработки.
Нарушения могут повлечь как административные, так и уголовные санкции. Поэтому важно соблюдать требования законодательства и внедрять эффективные механизмы защиты персональных данных в рамках трудовых отношений.