Трудовая книжка — это основной официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно Трудовому кодексу РФ, в неё вносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнении, а также о присвоении квалификационных разрядов, классов, категорий и иных уровней профессиональной квалификации․ В 2026 году, на фоне завершения переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК), вопросы, связанные с внесением записей о квалификационных категориях, остаются актуальными как для работодателей, так и для сотрудников․
Что такое квалификационная категория?
Квалификационная категория — это официальное подтверждение уровня профессиональной подготовки, опыта и компетенций работника в конкретной должности․ Она присваивается по результатам аттестации и может быть:
- первой;
- высшей;
- без категории (начальный уровень)․
Категории устанавливаются в соответствии с профессиональными стандартами, отраслевыми нормативами и положениями об аттестации (например, для медицинских работников, педагогов, инженеров, бухгалтеров и др․)․ Присвоение категории напрямую влияет на размер заработной платы, возможность занимать руководящие должности и участвовать в конкурсах на повышение․
Когда запись о квалификационной категории вносится в трудовую книжку?
Согласно Постановлению Минтруда России от № 69 («Инструкция по заполнению трудовых книжек»), запись в трудовую книжку вносится только при присвоении более высокой квалификационной категории (разряда, класса, уровня)․
Важно: Запись делается только при повышении категории․ Например:
- с «без категории» на «первую» — вносится;
- с «первой» на «высшую» — вносится;
- при подтверждении уже имеющейся высшей категории — не вносится․
Это подтверждается позицией Роструда в Письме от № ПГ/23192-6-1: «В трудовую книжку подлежат внесению записи о повышении квалификации, только если работнику присвоены более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень»․
Как правильно оформить запись в трудовую книжку?
Запись о присвоении квалификационной категории вносится в трудовую книжку в строгом соответствии с требованиями Инструкции․ Порядок следующий:
- Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии внесения всех записей в книжку)․
- Графа 2 — дата присвоения категории (не дата внесения записи в книжку, а дата издания приказа об аттестации)․
- Графа 3 — текст записи, который должен быть точным и соответствовать формулировкам законодательства․
Пример правильной записи:
«Присвоена квалификационная категория — первая»
«Присвоена квалификационная категория — высшая»
Важно! Не допускаются сокращения, такие как «категория I» или «выс․ кат․»․ Также не допускается указание названия должности в записи, если это не предусмотрено отраслевыми нормами (например, для педагогов — «присвоена квалификационная категория по должности преподаватель» — допустимо, если это закреплено в локальных актах организации)․
Кто и на основании чего вносит запись?
Запись вносится работодателем (кадровой службой или уполномоченным лицом) на основании:
- приказа о присвоении квалификационной категории;
- акта аттестационной комиссии;
- удостоверения о присвоении категории (если оно выдано)․
Документы должны быть заверены печатью организации и подписью руководителя․ Копии этих документов хранятся в личном деле работника․
Пример документов, необходимых для присвоения категории:
- заявление работника о прохождении аттестации;
- копия диплома об образовании;
- удостоверения о повышении квалификации;
- справка о стаже работы по специальности;
- отчет о профессиональной деятельности (для медицинских и педагогических работников)․
Запись о квалификационной категории для совместителей
Согласно статье 66 ТК РФ, сведения о работе по совместительству в трудовую книжку вносятся только по желанию работника․ Это же правило распространяется и на квалификационные категории․
Если сотрудник работает по совместительству и хочет, чтобы его категория была отражена в трудовой книжке по месту основной работы, он должен:
- предоставить копию приказа о присвоении категории с места работы по совместительству;
- написать заявление с просьбой внести запись;
- запись вносится на основании этих документов․
Если работник не подаст заявление — запись не делается․ Это его право, а не обязанность работодателя․
Можно ли внести запись с опозданием?
Да, запись может быть внесена с опозданием, но с соблюдением важного условия: в графе 2 указывается дата присвоения категории (дата приказа), а не дата внесения записи в книжку․
Например, сотрудник получил категорию , а запись в трудовую книжку сделана ․ В графе 2 пишется: ․ В графе 3 — стандартная формулировка․ Такой подход не нарушает закон, так как дата присвоения — это дата юридического факта, а не дата оформления документа․
Что делать, если категория была присвоена на предыдущем месте работы?
Если работник устраивается на новое место работы и уже имеет присвоенную квалификационную категорию, он должен предоставить:
- копию трудовой книжки с записью о категории;
- копию удостоверения о присвоении категории (если есть);
- копию приказа об аттестации․
Новый работодатель обязан принять эти документы и не требует повторной аттестации, если категория действительна и соответствует требованиям новой должности․ Запись о ранее присвоенной категории в новую трудовую книжку вносится по желанию работника․
Если работник не предоставил документы, но работает по той же должности — работодатель может предложить пройти аттестацию для присвоения категории на новом месте․
Особенности для отдельных профессий
Медицинские работники
Для врачей, фармацевтов и медицинских сестер квалификационные категории устанавливаются в соответствии с Приказом Минздрава РФ․ В трудовую книжку вносятся записи о присвоении категории (первой, высшей) при повышении․ Подтверждение категории (продление), не вносится․
Педагоги
Учителя, преподаватели вузов и воспитатели также проходят аттестацию․ Запись в трудовую книжку вносится при переходе на более высокую категорию․ В тексте записи может указываться: «присвоена квалификационная категория по должности преподаватель» — если это предусмотрено локальными актами образовательной организации․
Бухгалтеры и другие специалисты
Для бухгалтеров, инженеров, экономистов категории могут устанавливаться внутренними положениями организации․ Запись в трудовую книжку вносится только при повышении․ Например: «Присвоена квалификационная категория — первая (по должности бухгалтер)»․
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и квалификационные категории
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ Это означает, что:
- все новые записи о трудовой деятельности (включая квалификационные категории) вносятся только в электронном виде;
- бумажные трудовые книжки больше не ведутся новыми работниками;
- работники, имеющие бумажные книжки, могут продолжать их использовать, но новые записи в них не вносятся, все данные передаются в Пенсионный фонд РФ через работодателя․
Запись о квалификационной категории в ЭТК вносится работодателем в систему «Электронная трудовая книжка» на основании тех же документов, что и в бумажную книжку․ Формулировка записи остается неизменной․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о подтверждении высшей категории?
Нет․ Согласно разъяснениям Роструда и ПКЭ, запись о подтверждении квалификационной категории (например, продлении высшей категории на 5 лет) в трудовую книжку не вносится․ Вносятся только записи о повышении․
Можно ли внести запись, если работник не проходил аттестацию?
Нет․ Присвоение категории возможно только после прохождения аттестации и издания соответствующего приказа․ Без официальных документов запись в трудовую книжку вносить нельзя, это нарушение законодательства․
Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Ошибка исправляется путем внесения новой записи с указанием: «Запись № X признается недействительной․ Внесена исправленная запись: ․․․»․ Исправление должно быть заверено подписью руководителя и печатью организации․
Можно ли внести запись о категории в трудовую книжку при увольнении?
Да, если работник увольняется, но у него была присвоена новая категория до увольнения — запись вносится в день увольнения на основании приказа, выданного до увольнения․
- Запись о квалификационной категории в трудовую книжку вносится только при повышении категории, а не при её подтверждении․
- Дата в графе 2, это дата приказа о присвоении, а не дата внесения записи․
- Формулировка записи должна быть точной: «Присвоена квалификационная категория, первая/высшая»․
- Для совместителей запись вносится только по письменному заявлению работника․
- С 2026 года все новые записи ведутся в электронной трудовой книжке — бумажная книжка остаётся только для тех, кто её уже имеет․
- Работодатель обязан хранить все документы, на основании которых вносились записи, в течение не менее 75 лет (в соответствии с архивными нормами)․
Правильное ведение трудовой книжки — не только обязанность работодателя, но и залог надежного подтверждения профессионального роста работника․ Ошибки в записях могут привести к отказу в назначении пенсии, невозможности трудоустройства на новую должность или спорам с Пенсионным фондом․ Поэтому всегда действуйте строго по нормам законодательства и сохраняйте все первичные документы․
Важно помнить: Трудовая книжка — это не просто формальность․ Это история вашей профессиональной жизни․ И каждая запись в ней, важный этап вашей карьеры․