Трудовая книжка — это основной официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно Трудовому кодексу РФ, в неё вносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнении, а также о присвоении квалификационных разрядов, классов, категорий и иных уровней профессиональной квалификации․ В 2026 году, на фоне завершения переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК), вопросы, связанные с внесением записей о квалификационных категориях, остаются актуальными как для работодателей, так и для сотрудников․

Что такое квалификационная категория?

Квалификационная категория — это официальное подтверждение уровня профессиональной подготовки, опыта и компетенций работника в конкретной должности․ Она присваивается по результатам аттестации и может быть:

• первой;
• высшей;
• без категории (начальный уровень)․

Категории устанавливаются в соответствии с профессиональными стандартами, отраслевыми нормативами и положениями об аттестации (например, для медицинских работников, педагогов, инженеров, бухгалтеров и др․)․ Присвоение категории напрямую влияет на размер заработной платы, возможность занимать руководящие должности и участвовать в конкурсах на повышение․

Когда запись о квалификационной категории вносится в трудовую книжку?

Согласно Постановлению Минтруда России от № 69 («Инструкция по заполнению трудовых книжек»), запись в трудовую книжку вносится только при присвоении более высокой квалификационной категории (разряда, класса, уровня)․

Важно: Запись делается только при повышении категории․ Например:

• с «без категории» на «первую» — вносится;
• с «первой» на «высшую» — вносится;
• при подтверждении уже имеющейся высшей категории — не вносится․

Это подтверждается позицией Роструда в Письме от № ПГ/23192-6-1: «В трудовую книжку подлежат внесению записи о повышении квалификации, только если работнику присвоены более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень»․

Как правильно оформить запись в трудовую книжку?

Запись о присвоении квалификационной категории вносится в трудовую книжку в строгом соответствии с требованиями Инструкции․ Порядок следующий:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии внесения всех записей в книжку)․
2. Графа 2 — дата присвоения категории (не дата внесения записи в книжку, а дата издания приказа об аттестации)․
3. Графа 3 — текст записи, который должен быть точным и соответствовать формулировкам законодательства․

Пример правильной записи:

«Присвоена квалификационная категория — первая»
«Присвоена квалификационная категория — высшая»

Важно! Не допускаются сокращения, такие как «категория I» или «выс․ кат․»․ Также не допускается указание названия должности в записи, если это не предусмотрено отраслевыми нормами (например, для педагогов — «присвоена квалификационная категория по должности преподаватель» — допустимо, если это закреплено в локальных актах организации)․

Кто и на основании чего вносит запись?

Запись вносится работодателем (кадровой службой или уполномоченным лицом) на основании:

• приказа о присвоении квалификационной категории;
• акта аттестационной комиссии;
• удостоверения о присвоении категории (если оно выдано)․

Документы должны быть заверены печатью организации и подписью руководителя․ Копии этих документов хранятся в личном деле работника․

Пример документов, необходимых для присвоения категории:

• заявление работника о прохождении аттестации;
• копия диплома об образовании;
• удостоверения о повышении квалификации;
• справка о стаже работы по специальности;
• отчет о профессиональной деятельности (для медицинских и педагогических работников)․

Запись о квалификационной категории для совместителей

Согласно статье 66 ТК РФ, сведения о работе по совместительству в трудовую книжку вносятся только по желанию работника․ Это же правило распространяется и на квалификационные категории․

Если сотрудник работает по совместительству и хочет, чтобы его категория была отражена в трудовой книжке по месту основной работы, он должен:

1. предоставить копию приказа о присвоении категории с места работы по совместительству;
2. написать заявление с просьбой внести запись;
3. запись вносится на основании этих документов․

Если работник не подаст заявление — запись не делается․ Это его право, а не обязанность работодателя․

Можно ли внести запись с опозданием?

Да, запись может быть внесена с опозданием, но с соблюдением важного условия: в графе 2 указывается дата присвоения категории (дата приказа), а не дата внесения записи в книжку․

Например, сотрудник получил категорию , а запись в трудовую книжку сделана ․ В графе 2 пишется: ․ В графе 3 — стандартная формулировка․ Такой подход не нарушает закон, так как дата присвоения — это дата юридического факта, а не дата оформления документа․

Что делать, если категория была присвоена на предыдущем месте работы?

Если работник устраивается на новое место работы и уже имеет присвоенную квалификационную категорию, он должен предоставить:

• копию трудовой книжки с записью о категории;
• копию удостоверения о присвоении категории (если есть);
• копию приказа об аттестации․

Новый работодатель обязан принять эти документы и не требует повторной аттестации, если категория действительна и соответствует требованиям новой должности․ Запись о ранее присвоенной категории в новую трудовую книжку вносится по желанию работника․

Если работник не предоставил документы, но работает по той же должности — работодатель может предложить пройти аттестацию для присвоения категории на новом месте․

Особенности для отдельных профессий

Медицинские работники

Для врачей, фармацевтов и медицинских сестер квалификационные категории устанавливаются в соответствии с Приказом Минздрава РФ․ В трудовую книжку вносятся записи о присвоении категории (первой, высшей) при повышении․ Подтверждение категории (продление), не вносится․

Педагоги

Учителя, преподаватели вузов и воспитатели также проходят аттестацию․ Запись в трудовую книжку вносится при переходе на более высокую категорию․ В тексте записи может указываться: «присвоена квалификационная категория по должности преподаватель» — если это предусмотрено локальными актами образовательной организации․

Бухгалтеры и другие специалисты

Для бухгалтеров, инженеров, экономистов категории могут устанавливаться внутренними положениями организации․ Запись в трудовую книжку вносится только при повышении․ Например: «Присвоена квалификационная категория — первая (по должности бухгалтер)»․

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и квалификационные категории

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ Это означает, что:

• все новые записи о трудовой деятельности (включая квалификационные категории) вносятся только в электронном виде;
• бумажные трудовые книжки больше не ведутся новыми работниками;
• работники, имеющие бумажные книжки, могут продолжать их использовать, но новые записи в них не вносятся, все данные передаются в Пенсионный фонд РФ через работодателя․

Запись о квалификационной категории в ЭТК вносится работодателем в систему «Электронная трудовая книжка» на основании тех же документов, что и в бумажную книжку․ Формулировка записи остается неизменной․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о подтверждении высшей категории?

Нет․ Согласно разъяснениям Роструда и ПКЭ, запись о подтверждении квалификационной категории (например, продлении высшей категории на 5 лет) в трудовую книжку не вносится․ Вносятся только записи о повышении․

Можно ли внести запись, если работник не проходил аттестацию?

Нет․ Присвоение категории возможно только после прохождения аттестации и издания соответствующего приказа․ Без официальных документов запись в трудовую книжку вносить нельзя, это нарушение законодательства․

Что делать, если запись внесена с ошибкой?

Ошибка исправляется путем внесения новой записи с указанием: «Запись № X признается недействительной․ Внесена исправленная запись: ․․․»․ Исправление должно быть заверено подписью руководителя и печатью организации․

Можно ли внести запись о категории в трудовую книжку при увольнении?

Да, если работник увольняется, но у него была присвоена новая категория до увольнения — запись вносится в день увольнения на основании приказа, выданного до увольнения․

• Запись о квалификационной категории в трудовую книжку вносится только при повышении категории, а не при её подтверждении․
• Дата в графе 2, это дата приказа о присвоении, а не дата внесения записи․
• Формулировка записи должна быть точной: «Присвоена квалификационная категория, первая/высшая»․
• Для совместителей запись вносится только по письменному заявлению работника․
• С 2026 года все новые записи ведутся в электронной трудовой книжке — бумажная книжка остаётся только для тех, кто её уже имеет․
• Работодатель обязан хранить все документы, на основании которых вносились записи, в течение не менее 75 лет (в соответствии с архивными нормами)․

Правильное ведение трудовой книжки — не только обязанность работодателя, но и залог надежного подтверждения профессионального роста работника․ Ошибки в записях могут привести к отказу в назначении пенсии, невозможности трудоустройства на новую должность или спорам с Пенсионным фондом․ Поэтому всегда действуйте строго по нормам законодательства и сохраняйте все первичные документы․

Важно помнить: Трудовая книжка — это не просто формальность․ Это история вашей профессиональной жизни․ И каждая запись в ней, важный этап вашей карьеры․