Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Правильное её заполнение регламентируется нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В этих документах чётко указано, что записи вносятся сплошняком, без пустых строк между отдельными записями. Тем не менее, на практике часто встречаются ситуации, когда в книжке остаются незаполненные строки. Ниже рассмотрим, почему это происходит, какие риски несёт и как исправить.

Почему появляются пустые строки?

Технические ошибки при заполнении

При ручном внесении данных сотрудники отдела кадров могут:

• ошибочно пропустить строку, считая, что она будет заполнена позже;
• использовать линейку или шаблон с избыточным количеством строк;
• не заметить, что предыдущая запись заняла меньше места, чем предусмотрено в бланке.

Неправильное понимание требований

Некоторые специалисты считают, что оставлять «отступ» между записями об увольнении и приёме на новую работу делает документ более читаемым. Однако нормативные акты такого отступления не предусматривают.

Использование электронных шаблонов

При печати трудовой книжки из электронного шаблона иногда остаются пустые строки в конце страницы раздела «Сведения о работе». Это связано с фиксированным количеством строк в макете, которое не всегда совпадает с фактическим числом записей.

Какие последствия могут возникнуть?

Пустые строки в трудовой книжке рассматриваются как нарушение правил ведения документации и могут привести к следующим проблемам:

1. Недействительность записей. Согласно разъяснениям Роструда и Минтруда, любые пустые строки между записями считаются ошибочными и могут быть признаны недействительными.
2. Сложности при подтверждении стажа. При расчёте пенсии, пособий по безработице или других социальных выплат Социальный фонд России анализирует непрерывность записей. Пустые строки могут вызвать о реальном периоде работы.
3. Риск споров с работодателем. Если работник оспаривает запись об увольнении или приёме, наличие пустых строк может быть использовано как аргумент о некорректном оформлении документа.
4. Необходимость выдачи дубликата. В случае значительного количества ошибок (в т.ч. пустых строк) трудовая книжка может быть признана непригодной для использования, и потребуется оформить дубликат.

Как избежать появления пустых строк?

Соблюдение простых правил поможет исключить ошибки при заполнении трудовой книжки:

• Вносить записи без промежутков. После каждой записи сразу переходите к следующей строке.
• Проверять количество занятых строк перед началом новой записи. Если предыдущая запись не заполнила всю отведённую строку, продолжайте писать в той же строке, а не переходите на новую.
• Использовать шаблоны с гибкой разметкой. При печати из электронных систем выбирайте макеты, где количество строк определяется автоматически в зависимости от объёма текста.
• Обучать сотрудников кадровой службы. Проводить инструктажи по нормативным актам и демонстрировать правильные примеры заполнения.
• Вести журнал контроля. После каждой записи делать отметку о проверке отсутствия пустых строк.

Как исправить уже существующие пустые строки?

Если пустые строки уже обнаружены, порядок исправления зависит от их расположения и количества.

Одна или две пустые строки внутри раздела «Сведения о работе»

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда № 69):

1. В первой пустой строке делаем запись об отмене неверной записи (если таковая имеется) или просто ставим прочерк во всех графах, указывая, что строка не используется.
2. Во второй пустой строке вносим корректную запись с текущей датой.
3. Все исправления заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.

<p>Строка 15 (отмена): Графа 1 – «‑», Графа 2 – «‑», Графа 3 – «‑», Графа 4 – «‑», Графа 5 – «‑».</p>
<p>Строка 16 (исправление): Графа 1 – «16», Графа 2 – «», Графа 3 – «Принят на работу», Графа 4 – «ООО «Ромашка»», Графа 5 – «Инженер‑программист».</p>

Пустые строки в конце страницы раздела

Если свободные строки остались в конце страницы, а дальнейшие записи невозможно разместить на этом листе:

1. Закрываем текущий лист, делая в последней использованной строке запись «Все вышеперечисленные сведения верны» и подпись ответственного.
2. Вставляем специальный вкладыш (лист формата А5, прошитый в трудовую книжку) и продолжаем заполнение с первой строки вкладыша.
3. На вкладыше делаем отметку о его наличии в основном листе (например, «Вкладыш № 1»).

Многочисленные ошибки и пустые строки

Если количество ошибок делает трудовую книжку непригодной для дальнейшего использования:

1. Оформляем дубликат трудовой книжки в соответствии с пунктом 31 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
2. В дубликате переносим все корректные записи из оригинала, исправляя при этом обнаруженные ошибки.
3. Оригинал помечаем как «недействительный» и храним в личном деле работника.

Практические рекомендации для кадровых специалистов

• Чек‑лист перед подписанием. После каждой записи проверять: нет ли пустых строк, все ли графы заполнены, стоит ли дата и подпись.
• Использование автоматических систем. Современные кадровые программы (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и др.) формируют трудовую книжку с учётом норм и исключают возможность появления пустых строк.
• Архивирование оригиналов. При исправлении ошибок сохраняйте скан или фото оригинальной страницы – это может понадобиться при споре.
• Консультация с юристом. В сложных случаях (например, когда пустые строки привели к спору о стаже) полезно получить письменное заключение специалиста по трудовому праву.

Пустые строки в трудовой книжке – это не просто неаккуратность, а нарушение установленного порядка ведения документации, которое может повлечь юридические и финансовые последствия для обеих сторон трудовых отношений. Чтобы избежать проблем, необходимо:

1. Строго следовать нормативным актам (Постановление № 225, Приказ № 69).
2. Вносить записи без промежутков, проверяя каждую строку перед переходом к следующей.
3. При обнаружении ошибок применять установленную процедуру исправления (отмена неверной записи, корректная запись, заверение подписью и печатью).
4. При невозможности разместить дальнейшие записи использовать специальный вкладыш или оформлять дубликат.

Соблюдение этих простых правил гарантирует, что трудовая книжка будет соответствовать законодательству, а информация о трудовом стаже работника будет надёжно защищена.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов, актуальных на 21 мая 2026 года.