Трудовая книжка и расчётный листок – два обязательных документа, которые фиксируют трудовую историю работника и детали начисления заработной платы. Несмотря на то, что оба документа регулируются трудовым законодательством, их назначение, форма и порядок оформления различаются.

Трудовая книжка: правовой статус и основные требования

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма и увольнения, должности, основания и сроки работы, а также сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации.

Нормативно‑правовая база (Россия)

• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (регистрация в Минюсте РФ № 63748).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – определяет обязанности работодателя по выдаче, заполнению и хранению книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает образец формы трудовой книжки.

Нормативно‑правовая база (Беларусь)

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40.
• Правила заполнения, выдачи и учёта трудовых книжек, их вкладышей и дубликатов.

Форма трудовой книжки (обновления 2021‑2022 гг.)

С 1 сентября 2021 года в России действует новая форма, включающая:

1. ьный лист (герб РФ, ФИО, дата рождения, пол, серия и номер).
2. Вкладки (вкладыши) для записей о трудовой деятельности.
3. Отдельный листок‑вкладка для учёта стажа по пенсионному страхованию.

Порядок ведения и хранения

• Работодатель обязан вести журнал учёта выдачи и возврата трудовых книжек.
• Книжка хранится у работника, но её перемещение (выдача/получение) фиксируется в журнале.
• В случае утери – выдаёться дубликат после подачи заявления и подтверждения факта утери.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в РФ и РБ активно внедряется электронный формат. Основные особенности:

• Данные в ЭТК синхронно передаются в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования.
• Работник получает доступ через личный кабинет госуслуг.
• ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажному документу (постановление Правительства РФ от № 1972).

Расчётный листок (листок расчётов): назначение и правила оформления

Что такое расчётный листок?

Расчётный листок – документ, в котором отражаются все начисления и удержания за конкретный расчётный период (обычно месяц). Он информирует работника о размере заработной платы, премий, надбавок, а также о налогах и удержаниях.

Нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 236) – работодатель обязан предоставлять расчётный листок в письменной форме.
• Постановление Правительства РФ от № 1069 «Об утверждении формы расчётного листка» – в России форма не унифицирована, но должна содержать обязательные реквизиты.
• В РБ расчётный листок может быть электронным (постановление «8‑2013 GBZP.BY»).

Обязательные реквизиты расчётного листка

Формы выдачи

• Бумажный листок – традиционный вариант, подписывается работником.
• Электронный листок – отправляется на электронную почту, в личный кабинет или через сервисы 1С:Зарплата. Законодательством не запрещён любой способ, главное – своевременность и достоверность.

Как формировать расчётный листок?

1. Собрать данные из табеля учёта рабочего времени (отработанные часы, сверхурочные, отпуска).
2. Подготовить расчёт начислений (оклад, надбавки, премии) согласно ТК и локальным нормативным актам.
3. Вычислить удержания (НДФЛ 13 %, страховые взносы, удержания по исполнительным листам).
4. Сформировать документ в шаблоне (Excel, Word или в системе автоматизации).
5. Проверить соответствие данных с ведомостью начислений.
6. Передать листок работнику (бумажный – вручить, электронный – отправить в PDF).

Пример расчётного листка (PDF‑шаблон)

Скачать готовый шаблон можно по ссылке: raschetniy-listok-2026.xlsx (формат Excel, готов к печати).

Сравнительная таблица: Трудовая книжка vs. Расчётный листок

Пошаговая инструкция работодателя

Приём на работу

1. Проверьте наличие у соискателя действующей трудовой книжки (или согласуйте выдачу новой).
2. Заполните ьный лист и первый вкладыш: ФИО, дата рождения, дата приёма, должность, основание (трудовой договор).
3. Внесите запись в журнал учёта выдачи книжек.
4. Создайте электронный профиль в системе ЭТК (если используется).

Ежемесячный расчёт и выдача листка

1. Соберите табель учёта рабочего времени.
2. В системе расчётной ведомости (1С, SAP, etc.) сформируйте расчётный листок.
3. Проверьте совпадение данных с бухгалтерской ведомостью.
4. Отправьте листок сотруднику: бумажный – вручить и получить подпись; электронный – отправить PDF‑файл с подтверждением получения (например, через электронную подпись).
5. Сохраните копию листка в архиве (не менее 5 лет).

При увольнении

1. Подготовьте акт приёма‑передачи трудовой книжки и расчётный листок за последний месяц.
2. Сотрудник подписывает акт и расписку о получении книжки.
3. Если работник не пришёл, направьте заказное письмо‑уведомление (см. образец в пункте 5).
4. В журнале учёта отметьте возврат книжки.

Ведение журналов и учёта

• Журнал выдачи/получения трудовых книжек (бумажный или электронный).
• Журнал выдачи расчётных листков (можно вести в Excel).
• Регулярные проверки (раз в квартал) на предмет ошибок и недостач.

Образцы документов (скачать)

• Трудовая книжка – образец заполнения (PDF)
• Заявление о выдаче дубликата (DOCX)
• Расчётный листок – шаблон Excel
• Акт приёма‑передачи трудовой книжки (DOCX)
• Расписка о получении расчётного листка (PDF)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заменить бумажную трудовую книжку на электронную?

Да. С 2020 года в РФ и РБ вводятся электронные трудовые книжки. Работодатель обязан оформить переход в локальном нормативном акте и обеспечить передачу данных в государственные информационные системы.

Что делать, если работник не получил расчётный листок?

Работодатель обязан выслать листок повторно, а при отсутствии реакции – направить заказное письмо‑уведомление с требованием подписать расписку о получении. В случае повторного отказа – фиксировать факт в журнале и сообщать в инспекцию труда.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Работник подаёт заявление в письменной форме, прилагает документ, подтверждающий утрату (полис страхования, заявление в полицию). Работодатель выдаёт дубликат после проверки и вносит отметку в журнале.

Какой штраф предусмотрен за несвоевременную выдачу расчётного листка?

По ст. 236 ТК РФ – до 5 000 руб. за каждый случай нарушения. При систематических нарушениях могут применяться административные меры к юридическому лицу.

Можно ли объединить в одном документе сведения о трудовой истории и расчётах?

Нет. Трудовая книжка фиксирует только сведения о трудовой деятельности, а расчётный листок – детали начислений. Объединение нарушает требования ТК и ПФР.

Трудовая книжка и расчётный листок – два взаимодополняющих, но юридически независимых документа. Правильное их ведение обеспечивает:

• Защиту прав работника (право на пенсию, соцльготы, подтверждение доходов).
• Снижение риска административных штрафов для работодателя.
• Прозрачность расчётов и возможность контроля со стороны инспекции труда.

Соблюдая актуальные нормативные акты (приказ Минтруда РФ № 320н, инструкция по ведению трудовых книжек в РБ, а также правила выдачи расчётных листков), а также внедряя электронные решения, организации повышают эффективность кадрового и бухгалтерского учёта.

Помните: своевременная выдача и корректное заполнение обоих документов – залог доверительных трудовых отношений и юридической чистоты бизнеса.