С 1 января 2022 года в России начал действовать новый порядок ведения трудовых книжек. Бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое, уступая место электронным. Это привело к изменениям в процедуре выдачи документов при увольнении. В этой статье подробно разберем, что именно и в каком порядке должен выдать работодатель уволенному сотруднику вместо привычной бумажной трудовой книжки, чтобы избежать штрафов и судебных споров.
🚨 Ключевой принцип на 2026 год:
Выдавать документ по форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) обязаны только те работодатели, у которых сотрудник ведёт электронную трудовую книжку (ЭТК). Это происходит в двух случаях:
- Работник написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и перешёл на электронный формат.
- Работник приступил к работе после 1 января 2022 года и ему изначально не выдавалась бумажная книжка (если он не подал заявление о желании получить бумажный вариант).
Если у сотрудника есть и ведётся бумажная трудовая книжка, то при увольнении работодатель обязан выдать именно её с внесённой записью об увольнении. Форма СТД-Р в этом случае не требуется.
Основной документ: Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда России от № 712н. Это официальный документ, который заменяет выписку из трудовой книжки для работников с ЭТК.
Кто и когда должен получить СТД-Р?
- Кому: Работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки или начали трудовую деятельность после .
- Когда: В последний рабочий день (день увольнения). Это безусловное требование Трудового кодекса (ст. 84.1).
- В каком виде: По выбору работника:
- На бумажном носителе с подписью руководителя и печатью организации (при её наличии).
- В электронном виде (подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя).
Что должно содержаться в СТД-Р?
В документе отражаются все сведения о трудовой деятельности работника за период работы именно у данного работодателя (п. 10 Порядка заполнения СТД-Р):
- Наименование организации, ОКПО, ИНН.
- ФИО работника, СНИЛС.
- Дата приёма на работу, основание (номер и дата приказа/договора).
- Дата и основание увольнения (номер и дата приказа, статья ТК РФ).
- Должность, структурное подразделение.
- Сведения о переводах, временных отпусках (если они отражались в ЭТК).
⚠️ Важно: Задержка выдачи СТД-Р = крупные компенсации!
Если работодатель не выдал СТД-Р (или бумажную трудовую книжку) в день увольнения, день фактической выдачи считается днём увольнения. Это означает, что работодатель должен будет выплачивать работнику средний заработок за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ). В судебной практике суммы компенсаций исчисляются месяцами и могут достигать сотен тысяч рублей.
Полный перечень документов, выдаваемых при увольнении (2026)
Помимо основного документа (трудовая книжка или СТД-Р), работодатель обязан выдать и другие документы, связанные с расчётами и подтверждением трудовых отношений.
| № | Документ | Кому выдается? | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Трудовая книжка (бумажная) с записью об увольнении | Работникам, ведущим бумажную книжку | ст. 84.1 ТК РФ, Постановление Правительства № 225 |
| 2 | Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | Работникам с ЭТК (отказ от бумаги или трудоустройство после ) | ст. 84.1 ТК РФ, Приказ Минтруда № 712н |
| 3 | Расчётный листок (расчётные документы) | Всем увольняемым | ст. 236 ТК РФ (выплата всех причитающихся сумм в день увольнения) |
| 4 | Копия приказа об увольнении (заверенная) | По письменному заявлению работника | ст. 74, 84.1 ТК РФ |
| 5 | Справка о доходах и суммах НДФЛ (форма 2-НДФЛ или её аналог) | По письменному заявлению работника | НК РФ, ст. 230 |
| 6 | Справка о среднем заработке (для расчета пособий) | По письменному заявлению работника | ст. 84.1 ТК РФ |
| 7 | Выписка из ЕФС-1 (сведения о страховом стаже) | НЕ ВЫДАЕТСЯ! Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-2661 | Информация дублируется в СТД-Р или трудовой книжке |
Алгоритм действий работодателя при увольнении
- Определите, какой документ выдать. Проверьте, ведётся ли у сотрудника бумажная трудовая книжка. Если нет, готовьте СТД-Р.
- Оформите документ. Заполните СТД-Р или сделайте запись в бумажной книжке с указанием даты увольнения, номера и даты приказа, статьи ТК РФ.
- Проведите расчёт. Полностью рассчитайтесь с сотрудником: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, премии и т.д. Выдайте расчётный листок.
- Выдайте документы в день увольнения. Передайте основной документ (книжка или СТД-Р) и все запрошенные справки. Отсутствие сотрудника не является причиной задержки, можно отправить документы заказным письмом с уведомлением (риск и затраты ложатся на работодателя).
- Зафиксируйте факт выдачи. В случае с бумажной книжкой — сделайте запись в журнале учёта выдачи трудовых книжек с подписью сотрудника. При выдаче СТД-Р на бумаге, аналогичная отметка. При электронной выдаче — факт отправки фиксируется в системе.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Что делать, если сотрудник отказывается получать документы?
Работодатель обязан доказать, что документы были подготовлены и предложены к выдаче в срок. Рекомендуется:
- Направить сотруднику письменное уведомление (заказным письмом или под роспись) о необходимости получить документы.
- В случае отказа — направить документы заказным письмом с уведомлением о вручении. Копия почтовой квитанции и опись вложения, доказательство исполнения обязанности.
Вопрос: Нужно ли выдать справку 2-НДФЛ автоматически?
Нет. Справка о доходах (2-НДФЛ) выдаётся только по письменному заявлению работника. Работодатель не обязан инициировать её выдачу самовольно.
Вопрос: А что с выпиской из ЕФС-1?
Не выдавайте! Письмом Минтруда от прямо указано, что эта выписка не является обязательным документом при увольнении, так как вся необходимая информация уже содержится в трудовой книжке или СТД-Р. Выдача ЕФС-1 — это дублирование и не требуется по закону.
📌 Краткий чек-лист для работодателя:
- ✅ Бумажная трудовая книжка у сотрудника есть? → Выдайте её с записью об увольнении.
- ✅ Бумажной книжки нет (ЭТК)? → Выдайте СТД-Р на бумаге или в электронном виде по выбору сотрудника.
- ✅ Всё ли рассчитано? → Зарплата, отпускные, премии. Выдайте расчётный листок.
- ✅ Есть ли заявления на другие справки? → Выдайте копию приказа, справку о среднем заработке, 2-НДФЛ (если запрошено).
- ✅ Всё сделано в день увольнения? → Это главное условие, исключающее ответственность.
- ❌ Не выдавайте выписку из ЕФС-1, это не требуется.
Система выдачи документов при увольнении в 2026 году проста и однозначна. Ключевой документ — это либо бумажная трудовая книжка, либо форма СТД-Р. Выбор зависит от формы ведения трудовой книжки у конкретного сотрудника. Главное — соблюдать сроки (день увольнения) и иметь доказательства факта выдачи. Соблюдение этих простых правил защитит организацию от финансовых санкций по ст. 234 ТК РФ и судебных исков от бывших сотрудников.
Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства (ТК РФ, НК РФ, Постановление Правительства № 225, Приказ Минтруда № 712н) и практики 2023-2026 годов.