В российской трудовой практике два ключевых документа – трудовая книжка и трудовой договор – выполняют разные функции, но оба обязательны для большинства видов трудовых отношений․ В этой статье мы разберём, чем они отличаются, какие требования к их оформлению, и как они взаимодействуют в процессе трудоустройства․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника в течение всей его карьеры․ В ней фиксируются:
- Дата и место начала работы;
- Должность и должностные обязанности;
- Переводы на другую постоянную работу;
- Переводы в другую организацию (внутренние и внешние);
- Повышения по должностной лестнице, присвоение категорий, разрядов, классов;
- Награды и поощрения за успехи в работе;
- Сведения о повышении квалификации, стажировках и переподготовке;
- Дата увольнения и основания прекращения трудового договора․
Трудовая книжка служит основой для расчёта пенсионного стажа, начисления социальных выплат и подтверждения трудовой истории при поиске новой работы․
Что такое трудовой договор?
Трудовой договор – это правовой акт, заключаемый между работодателем и работником, в котором определяются:
- Объект и предмет договора (вид работы, должность);
- Условия работы (срок, место, режим труда);
- Условия оплаты (зарплата, бонусы, премии);
- Обязанности сторон (обязанности работника и работодателя);
- Порядок расторжения договора (увольнение, соглашение, истечение срока);
- Права и обязанности по социальному обеспечению (заплатка в Фонд социального страхования, пенсионный фонд)․
Трудовой договор является обязательным документом для всех видов трудовых отношений, за исключением гражданско-правовых контрактов (ГПК)․
Ключевые отличия оформления
Обязательность и предмет
- Трудовая книжка – обязательна только для работников, занятых по трудовому договору․ Для сотрудников, работающих по ГПК, она не требуется․
- Трудовой договор – обязательный документ для всех видов трудовых отношений, включая ГПК (если договор оформлен именно как гражданско-правовой контракт)․
Форма и содержание
- Трудовая книжка – письменный регистр, который ведётся работодателем․ Записи в ней делаются вручную (до 2021 г․) и в электронном виде (с 2021 г․) в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ․
- Трудовой договор – документ, подписываемый обеими сторонами до начала работы․ Он может быть оформлен в бумажном виде, в электронном виде (согласно требованиям закона о цифровой подписи) или в виде электронного договора․
Время оформления
- Трудовой договор подписывается до начала работы (обычно в день приема на работу)․
- Запись в трудовой книжке делается после подписания договора и в течение 5 дней после начала работы․
Права и обязанности сторон
- Трудовой договор регулирует обязанности сторон в процессе работы (обязанности работника, порядок оплаты, условия труда)․
- Трудовая книжка фиксирует историю работы и служит доказательством трудового стажа․
Хранение и доступ
- Трудовая книжка хранится у работодателя․ Работник может получить копию, но сам документ не выдаётся․
- Трудовой договор хранится у обеих сторон․ Работник имеет право на копию договора․
Новые правила и электронные формы
С 2020 г․ работники получили право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки․ В 2021 г․ введены новые правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России от № 320н․ Эти правила предусматривают:
- Ведение трудовой книжки в электронном виде в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ;
- Отказ от бумажной книжки для новых сотрудников, которые впервые вступают в трудовые отношения;
- Обязательное хранение электронных записей в течение 10 лет․
Для ГПК работодатели могут не вести трудовую книжку и кадровую документацию (трудовые книжки, приказы и пр․)․ При этом они обязаны подавать сведения о каждом заключённом и расторгнутом договоре в СФР (Службу социального страхования)․
Практические рекомендации
- Перед приёмом на работу – работодатель должен запросить у кандидата трудовую книжку (если он уже имеет её) и проверить наличие записей․
- Подписание договора – убедитесь, что все условия прописаны в письменном виде, включая дату начала работы, должность, режим труда и оплату․
- Запись в трудовой книжке – должна быть сделана в течение 5 дней после начала работы․ В случае отсутствия бумажной книжки работник может оформить электронную копию․
- Проверка данных – работник имеет право проверить правильность записей в трудовой книжке и договоре․ При обнаружении ошибок необходимо исправить их в течение 10 дней․
- Сохранение копий – обе стороны должны хранить копии трудового договора․ Работник может запросить копию трудовой книжки при необходимости (например, при оформлении кредита)․
Трудовая книжка и трудовой договор – два взаимодополняющих документа, каждый из которых играет свою роль в трудовых отношениях:
- Трудовой договор – юридический документ, фиксирующий условия работы и права сторон․
- Трудовая книжка – регистр, фиксирующий историю работы, стаж и достижения работника․
Понимание отличий и правильное оформление обоих документов обеспечивает законность трудовых отношений, защиту прав работников и работодателей, а также упрощает процесс расчёта социальных выплат и пенсионного стажа․