Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина в Российской Федерации. В неё вносятся записи о приёме на работу, переводе на другую должность, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности. Однако не все трудовые договоры подлежат обязательной записи в трудовую книжку. Рассмотрим, какие именно трудовые отношения должны быть зафиксированы в этом важном документе.

Какие трудовые договоры обязательно вносятся в трудовую книжку

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225, в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся записи о:

• Приёме на работу по основному трудовому договору (бессрочному или срочному на срок более двух месяцев)
• Переводе на другую постоянную работу у того же работодателя
• Увольнении с указанием причины и основания расторжения трудового договора
• Назначении на должность, если это связано с изменением трудовой функции
• Изменении условий трудового договора, если это влечёт за собой изменение трудовой функции или должности

Трудовые договоры, которые НЕ записываются в трудовую книжку

Не все трудовые отношения требуют внесения записей в трудовую книжку. К ним относятся:

1. Срочные трудовые договоры на срок менее двух месяцев (кроме случаев, когда работник продолжает работать после истечения срока договора)
2. Внутреннее совместительство (работа по другой должности у того же работодателя)
3. Работа по совместительству (внешнее совместительство)
4. Договоры о выполнении работ по гражданско-правовому договору (например, договор подряда, авторский договор)
5. Стажировка и ученический договор (если не оформляется как трудовой)
6. Работа по договору о дистанционной работе, если она не связана с основным местом работы

Как правильно внести запись в трудовую книжку

Записи в трудовую книжку должны быть внесены в точном соответствии с законодательством. Вот основные правила:

Запись при приёме на работу

При приёме на работу в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Наименование организации
• Должность (профессия), специальность
• Дата приёма на работу
• Основание — приказ (распоряжение) работодателя

Образец записи:

Запись при переводе на другую работу

При переводе сотрудника на другую должность вносятся:

• Новая должность (профессия), специальность
• Дата перевода
• Основание — приказ (распоряжение) работодателя

Запись при увольнении

При увольнении в трудовую книжку вносятся:

• Основание увольнения (статья Трудового кодекса)
• Дата увольнения
• Номер и дата приказа об увольнении

Образцы записей при увольнении:

Кто отвечает за ведение трудовых книжек

Ответственность за правильное ведение трудовых книжек возложена на:

• Работодателя (организацию или индивидуального предпринимателя)
• Специалиста по кадрам или ответственное лицо, назначенное приказом
• Самого работника — он должен проверить правильность внесённых записей

Электронные трудовые книжки: новые правила 2026 года

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. С 2026 года:

• Все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься в электронный формат
• Работодатели обязаны передавать сведения в Пенсионный фонд РФ
• Работники могут получать информацию о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале Госуслуг

Однако бумажные трудовые книжки сохраняются до окончания трудовой деятельности гражданина.

Частые ошибки при ведении трудовых книжек

Наиболее распространённые ошибки, которые допускают работодатели:

• Отсутствие записи о приёме на работу или увольнении
• Неправильное указание основания (например, отсутствие ссылки на статью Трудового кодекса)
• Несвоевременное внесение записей (например, запись об увольнении делается через месяц после фактического увольнения)
• Исправление записей без надлежащего оформления (неправильно зачёркнутые записи)
• Отсутствие подписи ответственного лица и печати организации

Ответственность за нарушения

За нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность (КоАП РФ)

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей

Дисциплинарная ответственность

Может быть применена к работнику кадровой службы или руководителю организации за систематическое нарушение правил.

Гражданско-правовая ответственность

Может возникнуть в случае причинения ущерба работнику из-за неправильного ведения трудовой книжки (например, невозможность подтвердить стаж для пенсии).

1. В трудовую книжку вносятся записи только по трудовым договорам (не гражданско-правовым).
2. Обязательной записи подлежат:
• Приём на работу (бессрочный или срочный более 2 месяцев)
• Перевод на другую должность
• Увольнение с указанием причины
3. Записи должны быть точными, своевременными и заверены подписью ответственного лица.
4. За ошибки работодатель может быть привлечён к ответственности (административной, дисциплинарной).
5. С 2026 года активно внедряются электронные трудовые книжки, но бумажные сохраняются.
6. Работник должен проверять правильность записей и при обнаружении ошибок требовать их исправления.

Полезные ресурсы и шаблоны

Для правильного ведения трудовых книжек рекомендуем использовать:

• Официальный сайт Роструда — разъяснения по ведению трудовых книжек
• Портал Госуслуг, доступ к электронной трудовой книжке
• Образцы приказов на сайте kadry.ru
• Шаблоны заявлений для исправления ошибок в трудовой книжке

Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек — задайте их в комментариях!