Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Часто на практике встречаются ситуации‚ когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы (особенно в разделе «Сведения о работе»). В таком случае оформляется вкладыш. Возникает резонный вопрос: может ли сотрудник самостоятельно купить этот вкладыш и принести его работодателю? Разберемся в этом вопросе подробно.

Кто обязан обеспечивать трудовые книжки и вкладыши?

Согласно российскому трудовому законодательству‚ а именно постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»)‚ обязанность по приобретению трудовых книжек и вкладышей в них полностью лежит на работодателе.

В пункте 46 данного Постановления четко указано‚ что бланки трудовых книжек и вкладыши в них изготавливаются объединением «ГОЗНАК» и имеют соответствующую степень защиты. Распространением этих бланков занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели‚ которые отобраны Правительством РФ для их доставки.

Работодатель обязан:

• Иметь постоянный запас чистых бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Выдавать вкладыш бесплатно для работника при заполнении всех страниц одного из разделов трудовой книжки.
• Взыскивать с работника плату за предоставленный бланк только в случаях: оформления новой трудовой книжки (при первичном трудоустройстве или утрате) или возмещения стоимости испорченного бланка по вине сотрудника.

Имеет ли право работник купить вкладыш самостоятельно?

С точки зрения закона‚ работник не обязан и не должен самостоятельно приобретать вкладыш. Более того‚ покупка бланка в непроверенных местах несет в себе серьезные риски:

1. Приобретение поддельного бланка. Поскольку бланки имеют высокую степень защиты‚ их продажа осуществляется через официальных распространителей (например‚ региональные типографии или специализированные магазины‚ имеющие договор с ГОЗНАК). Покупка на рынках или в сомнительных интернет-магазинах часто приводит к приобретению фальшивок.
2. Отказ работодателя в использовании. Если сотрудник принесет купленный самостоятельно вкладыш‚ кадровик или бухгалтер имеет полное право отказаться его вшивать и заполнять. Работодатель не может гарантировать подлинность бланка‚ предоставленного работником‚ и несет ответственность за ведение трудовых книжек перед государством.
3. Нарушение хронологии и учета. У каждого работодателя ведется строгая приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее‚ а также книга учета движения трудовых книжек. «Чужеродный» бланк нарушит этот строгий учет.

Что делать‚ если работодатель просит сотрудника купить вкладыш?

Иногда недобросовестные работодатели‚ желая сэкономить или из-за отсутствия бланков‚ просят работника: «Купи сам вкладыш‚ а мы его заполним». Это является прямым нарушением трудового законодательства.

Если вы столкнулись с такой ситуацией‚ ваши действия:

• Вежливо откажитесь‚ сославшись на Постановление Правительства №225.
• Помните‚ что отсутствие чистых бланков у работодателя не является причиной для задержки внесения записей. Если у работодателя нет вкладышей‚ он обязан сделать это в кратчайшие сроки после их закупки‚ а до этого момента — вносить записи в раздел «Сведения о работе» самой трудовой книжки (на свободных полях)‚ пока вкладыш не будет приобретен.
• Если работодатель отказывается выдавать вкладыш за свой счет‚ вы имеете право обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): меняет ли это ситуацию?

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. К 2026 году более 24 млн работников уже переведены на электронный формат. ЭТК хранится в Социальном фонде России‚ и в ней отражается вся информация о трудовом пути сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ места работы‚ должности и т.д.).

Однако переход на ЭТК не отменяет обязанности работодателя вести бумажную трудовую книжку для тех сотрудников‚ которые в 2020 году сделали выбор в пользу сохранения бумажного формата или не подали заявление о переходе на «электронку».

Для тех‚ кто перешел на ЭТК‚ проблема закончившихся страниц в бумажной книжке больше не стоит — новые записи туда не вносятся‚ и вкладыш не нужен. Но для тех‚ кто сохранил бумажный вариант‚ правила остались прежними: покупка вкладыша — это исключительно забота работодателя.

Порядок оформления вкладыша работодателем

Если в трудовой книжке заполнены все страницы‚ работодатель:

1. Берет чистый бланк вкладыша из своего запаса.
2. Вносит в него сведения о работнике (на ьный лист).
3. Проставляет штамп с надписью «Выдан вкладыш» на внутренней стороне обложки трудовой книжки (или делает надпись от руки‚ если штампа нет)‚ где указывает серию и номер выданного вкладыша.
4. Вшивает вкладыш в трудовую книжку (обычно в конец‚ между последней страницей и обложкой).
5. Делает соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.