Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем. В России с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, бумажные трудовые книжки и вкладыши к ним остаются обязательными в ряде случаев, а их правильное ведение гарантирует законность трудовых отношений и защищает права обеих сторон.
Что такое трудовая книжка и вкладыш?
Трудовая книжка – это небольшая переплётная книга, в которой фиксируются:
- Дата начала трудового стажа;
- Должность, место работы, должностные обязанности;
- Сведения о повышениях, понижениях, переводах, увольнениях и т.д.;
- Периоды обучения, стажировки, отпуска и т.п.
Вкладыш – это отдельный лист, который работодатель размещает в трудовой книжке в случае, если в ней уже есть место для записи. Вкладыш содержит те же сведения, что и в основной книге, но в виде отдельного листа, который можно вынуть и передать другому работодателю.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек и вкладышей:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (часть 1, часть 2);
- Постановление Правительства РФ от 30 января 2018 г. № 61 «Об утверждении правил оформления и содержания трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от 12 июня 2019 г. № 234 «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от 24 января 2026 г; № 1 «О завершении переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек».
Согласно последнему постановлению, с 1 января 2026 г. работодатели обязаны вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки, но бумажная форма остаётся обязательной в тех случаях, когда работник не имеет доступа к ЭТК или когда это требуется по закону (например, при работе в сельском хозяйстве).
Кому нужна трудовая книжка?
- Физическим лицам, которые работают по найму;
- Ученикам и студентам, проходящим практику в организациях;
- Сотрудникам, работающим в государственных учреждениях и муниципальных образованиях.
Для некоторых категорий работников (например, фрилансеров, самозанятых) трудовая книжка не требуется.
Как оформить трудовую книжку?
Процесс оформления делится на несколько этапов:
- Выдача первой страницы: При приёме на работу работодатель выдает работнику первую страницу трудовой книжки и оформляет запись о начале трудового стажа.
- Заполнение вкладышей: Если в книге уже есть место, работодатель размещает вкладыш с новыми сведениями.
- Согласование с работником: Работник проверяет правильность записей и подписывает их.
- Проверка и хранение: Работодатель хранит оригинал трудовой книжки в безопасном месте (обычно в отделе кадров). Работник получает копию.
В случае перехода на электронную форму, работодатель регистрирует работника в системе «Электронная трудовая книжка» и получает электронный сертификат, подтверждающий наличие записей.
Что записывается в трудовую книжку?
| Событие | Сведения, которые необходимо указать |
|---|---|
| Приём на работу | Дата начала, должность, место работы, стаж, оклад |
| Переход в другую должность | Дата перехода, новая должность, место работы, оклад |
| Увольнение | Дата увольнения, причина, итоговый стаж, итоговый оклад |
| Отпуск | Дата начала и окончания отпуска, причина (если применимо) |
| Обучение/Стажировка | Дата начала и окончания, место, цель обучения |
Ответственность сторон
- Работодатель: обязан вести трудовую книжку в соответствии с законодательством, обеспечивать её сохранность, корректно оформлять все записи, а также предоставлять работнику копию.
- Работник: обязан внимательно проверять записи, своевременно сообщать о неточностях, хранить копию трудовой книжки и предоставлять её при необходимости (например, при смене работодателя).
Как правильно хранить трудовую книжку?
Для бумажной версии:
- Хранить в защищённом от влаги и прямого солнечного света месте;
- Не допускать физического повреждения (повороты, скручивания);
- Сохранять оригинал в отделе кадров, а копию в личном архиве работника.
Для электронной версии:
- Обеспечить резервное копирование данных;
- Использовать защищённые каналы передачи (например, HTTPS);
- Соблюдать правила доступа к системе (доступ только уполномоченным сотрудникам).
Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?
Если работник обнаруживает ошибку, он должен:
- Сразу сообщить об этом работодателю (через отдел кадров);
- Попросить исправить запись в виде вкладыша, если это возможно;
- Получить подтверждение о внесении исправления в письменной форме.
В случае, если работодатель отказывается исправлять ошибку, работник может обратиться в суд с иском о защите своих прав.
Перспективы развития
С переходом на электронные трудовые книжки ожидается:
- Ускорение процесса оформления и проверки трудовых записей;
- Уменьшение бумажного документооборота и связанных с ним расходов;
- Повышение прозрачности и доступности данных для всех заинтересованных сторон.
Практические советы
- Проверяйте каждую запись в трудовой книжке сразу после её оформления.
- Сохраняйте копию трудовой книжки в личном архиве (можно сделать скан).
- Если вы работаете в нескольких компаниях, убедитесь, что каждая из них правильно оформляет вкладыш.
- При переходе на новый работодатель обязательно запросите копию трудовой книжки.
- Если вы не уверены в правильности записи, обратитесь за консультацией к юристу.
Трудовая книжка и вкладыши к ней – это фундаментальные документы, подтверждающие трудовой стаж и права работника. Правильное и своевременное ведение этих документов обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права обеих сторон и упрощает процессы при смене работодателя. С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 году важно соблюдать как бумажные, так и электронные требования, чтобы избежать конфликтов и юридических проблем.