Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника. Ситуации, когда сотрудник переходит с основной должности на должность внутреннего совместителя (или совмещает эти статусы), часто вызывают вопросы как у кадровиков, так и у самих работников. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить такие изменения, какие существуют нюансы и что говорит законодательство.
Что такое внутреннее совместительство?
Прежде чем говорить о записях, важно четко понимать терминологию. Внутреннее совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у того же работодателя;
Ключевые характеристики:
- Заключается отдельный трудовой договор.
- Работа выполняется в свободное от основной работы время (например, после окончания рабочего дня или в выходные).
- У работника есть одно основное место работы у данного работодателя и одно или несколько дополнительных.
Ведется ли трудовая книжка на совместителя?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовые книжки ведутся на каждого работника, проработавшего у работодателя более пяти дней, если эта работа является для него основной.
Однако закон предусматривает возможность внесения записей о работе по совместительству. Это делается по желанию работника. Если сотрудник хочет, чтобы запись о работе внутренним совместителем появилась в его трудовой книжке, он должен обратиться к работодателю с соответствующей просьбой.
Важно: Записи в трудовую книжку о работе по совместительству вносит именно основной работодатель, даже если речь идет о внутреннем совместительстве у того же юридического лица.
Процедура внесения записи при переходе или оформлении совместительства
Если работник, уже состоящий в штате на основной должности, принимает предложение работать еще и по совместительству (или переводится на режим, где одна из должностей становится совместительством), порядок действий следующий:
- Заявление работника. Сотрудник пишет заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку. Без этого заявления работодатель не имеет права вносить такую запись.
- Предоставление документов. Работник должен предоставить документы, подтверждающие работу по совместительству. Поскольку работодатель один, он уже обладает копией приказа о приеме на работу по совместительству и вторым трудовым договором. Однако формально основанием для записи служит именно заявление работника и наличие оформленного договора о совместительстве.
- Внесение записи. Специалист по кадрам вносит запись в раздел «Сведения о работе».
Как правильно сформулировать запись?
При внесении записи о приеме на работу по совместительству указывается:
- Номер записи.
- Дата приема на работу (дата начала действия договора о совместительстве).
- В графе «Сведения о приеме на работу…» пишется: «Принят в [название отдела] на должность [название должности] по совместительству».
- Основание: ссылка на приказ (распоряжение) о приеме на работу по совместительству.
Пример формулировки:
Принят в отдел маркетинга менеджером по совместительству.
Приказ от № 45-к.
Нюансы перехода с основной должности на совместительство
Ситуация, когда работник полностью переходит с основной должности на должность внутреннего совместителя (то есть прежняя основная должность упраздняется или работник увольняется с нее и сразу принимается на новую как совместитель), требует особой внимательности.
В этом случае в трудовой книжке должны появиться две записи:
- Запись об увольнении с основной должности (с указанием основания, например, «по соглашению сторон» или «по собственному желанию»). Эта запись обязательна.
- Запись о приеме на новую должность уже с пометкой «по совместительству» (если у работника не осталось другой основной работы у этого работодателя, статус может измениться, но если работа становится единственной, она должна быть оформлена как основная, а не совместительство).
Критически важный момент: У человека может быть только одно основное место работы. Если работник увольняется с основной должности и остается работать только на одной ставке у того же работодателя, эта работа автоматически должна считаться основной. Оформлять её как совместительство в этом случае нельзя, так как не будет «основного» места работы, к которому она бы прилагалась. В такой ситуации запись «по совместительству» не вносится, а трудовой договор переквалифицируется в договор по основному месту работы.
Цифровизация и электронные трудовые книжки
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) принцип остался прежним, но изменился формат передачи данных. Сведения о работе по совместительству (в т.ч. внутреннему) передаются в Пенсионный фонд России (СФР) основным работодателем только при наличии письменного заявления работника.
В отчете СЗВ-ТД (или его электронном аналоге в системе персонифицированного учета) для совместителей также предусмотрены соответствующие коды. Работодатель обязан корректно отразить признак совместительства в передаваемых данных, чтобы стаж учитывался правильно.
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие заявления. Внесение записи о совместительстве без письменной просьбы работника является нарушением.
- Неверное основание. Ссылка на приказ об основной работе вместо приказа о совместительстве.
- Путаница со статусом. Попытка оформить единственную работу у работодателя как совместительство, что лишает работника социальных гарантий, положенных основному работнику (например, приоритетного права остаться при сокращении штата).
- Запись об увольнении. При увольнении с работы по совместительству запись в трудовую книжку также вносится только по желанию работника. Если он не просил вносить запись о приеме, то и запись об увольнении не делается.
Запись в трудовой книжке о переходе на внутреннее совместительство или о приеме на такую должность — процедура, требующая четкого соблюдения воли работника. Главное правило: нет заявления от сотрудника — нет записи о совместительстве. Работодатель должен внимательно следить за тем, чтобы статус работы (основная или совместительство) соответствовал реальности и условиям трудового договора, так как от этого зависят расчет стажа, отпускных и других социальных гарантий.
Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и любая запись в ней должна быть подтверждена соответствующими приказами и законодательными нормами.