Трудовая книжка и выписка из трудовой книжки — это два разных документа, которые часто путают. В современных реалиях, с развитием цифровых технологий, вопросы, связанные с этими документами, становятся особенно актуальными. Давайте разберёмся, в чём их принципиальное отличие и как правильно ими пользоваться.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности гражданина, который ведётся работодателем. Она подтверждает:
- Сроки работы в той или иной организации
- Занимаемые должности
- Основания для увольнения
- Награды и поощрения
- Иные сведения, предусмотренные законодательством
Важно! Трудовая книжка является собственностью работника, но хранится у работодателя на время действия трудового договора.
Что такое выписка из трудовой книжки?
Выписка из трудовой книжки, это копия определённых записей из трудовой книжки, заверенная работодателем. Она может быть:
- Частичной — содержит информацию только о конкретном периоде работы
- Полной — включает все записи из трудовой книжки
Выписка выдаётся по запросу работника или по требованию других организаций (например, при оформлении кредита, поступлении на новое место работы и т.д.).
Электронная трудовая книжка: что это?
С 1 января 2021 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК); Это не отдельный документ, а совокупность данных о трудовой деятельности, которая хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Основные особенности ЭТК:
- Формируется автоматически на основе отчётов работодателей (СЗВ-ТД, ЕФС-1)
- Доступна в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или портале Госуслуг
- Может быть предоставлена в виде бумажной выписки (СТД-Р или СТД-СФР)
- Не требует ведения бумажного варианта, если работник не изъявил желания
Важно! Если у вас только электронная трудовая книжка, работодатель может выдать выписку в виде справки СТД-Р или СТД-СФР.
В чём принципиальная разница между трудовой книжкой и выпиской?
| Критерий | Трудовая книжка | Выписка из трудовой книжки |
|---|---|---|
| Формат | Оригинал документа (бумажный или электронный) | Копия записей (бумажная или электронная) |
| Собственник | Хранится у работодателя (собственность работника) | Выдаётся работнику или третьим лицам по запросу |
| Срок действия | Ведётся на протяжении всей трудовой деятельности | Действительна до момента выдачи новой выписки |
| Обязательность | Обязательна для всех работников (кроме новых сотрудников после 2021 года при отказе) | Выдаётся по запросу, не обязательна к постоянному наличию |
| Форма предоставления | Оригинал (бумага) или электронная запись в системе | Бумажный документ или электронная справка (СТД-Р, СТД-СФР) |
Когда и как выдаётся выписка из трудовой книжки?
Работодатель обязан выдать выписку:
- По письменному запросу работника
- В течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления
- Безвозмездно (бесплатно)
Записи в выписке должны точно соответствовать записям в трудовой книжке и быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Важно! Отказать в выдаче выписки работодатель не имеет права — это прямо закреплено в Трудовом кодексе РФ.
Электронная трудовая книжка vs бумажная: что выбрать?
С 2021 года у работников есть выбор:
- Оставить бумажную трудовую книжку
- Ведётся параллельно с электронной
- Требует ручного ведения записей
- Может быть утеряна или повреждена
- Перейти на электронную трудовую книжку
- Данные формируются автоматически
- Не нужно хранить бумажный вариант
- Доступ к данным через личный кабинет
Если работник не изъявил желания оставить бумажную трудовую книжку, с 1 января 2021 года она больше не ведётся, а все данные храняться в электронном виде.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Для получения выписки из ЭТК можно:
- Обратиться к работодателю — он выдаст справку СТД-Р или СТД-СФР
- Самостоятельно сформировать выписку через:
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России
- Портал Госуслуги
- Мобильное приложение ПФР
Частые вопросы и ответы
Вопрос 1: Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Ответ: Да, если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В этом случае обе формы ведутся параллельно.
Вопрос 2: Нужно ли менять трудовую книжку при переходе на электронную?
Ответ: Нет, если работник не отказывается от бумажного варианта. В трудовой книжке делается запись о прекращении ведения, и она возвращается сотруднику.
Вопрос 3: Сколько времени действительна выписка из трудовой книжки?
Ответ: Выписка действительна до момента выдачи новой выписки или изменения записей в трудовой книжке. Обычно требуется свежая выписка (не старше 1-3 месяцев).
Вопрос 4: Можно ли получить выписку задним числом?
Ответ: Да, но в выписке будут указаны только те записи, которые были в трудовой книжке на момент её оформления. Если записи были позже удалены или исправлены, это отразится на выписке.
Важно! Все изменения в трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод) должны своевременно отражаться в электронной трудовой книжке через отчёты СЗВ-ТД или ЕФС-1.
Трудовая книжка и выписка из трудовой книжки — это разные документы с разными целями и сроками действия. Основные различия:
- Трудовая книжка — это оригинал документа, который хранится у работодателя и подтверждает всю трудовую деятельность.
- Выписка, это копия записей, которую можно получить по запросу для предоставления в различные инстанции.
С развитием электронных трудовых книжек процесс ведения и получения документов стал проще и удобнее. Теперь каждый работник может выбрать, каким образом хранить и предоставлять информацию о своей трудовой деятельности.
Помните: Всегда проверяйте правильность записей в трудовой книжке и promptly сообщайте об ошибках работодателю. Это поможет избежать проблем при оформлении пенсии, получении кредита или трудоустройстве.
Источники информации:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
- Постановление Правительства РФ от № 605 «Об особенностях ведения трудовой книжки»
- Официальные сайты Пенсионного фонда России и Социального фонда России
- Материалы информационного агентства «ГАРАНТ»