Нахождение работника в отпуске по уходу за ребенком (декретном отпуске) не означает прекращение трудовых отношений. Напротив, за ним сохраняется место работы (должность), и он продолжает числиться в штате организации. Это ключевой момент, который определяет весь процесс заверения копии его трудовой книжки. В данной статье разберем, как правильно и законно оформить этот документ.
Правовая основа и главный принцип
Согласно Трудовому кодексу РФ, период отпуска по уходу за ребенком включается в общий трудовой стаж. Поэтому:
- В самой трудовой книжке (оригинале) не делается специальная запись об этом отпуске. Запись о приеме на работу и увольнении (если оно было) остаются единственными.
- Оригинал трудовой книжки, как и прежде, хранится у работодателя.
- Заверенная копия должна полностью и точно соответствовать оригиналу на дату ее изготовления. Это означает, что на копии будут отражены все записи, которые есть в оригинале на текущий момент, включая последнюю запись о приеме на работу.
Пошаговая инструкция по заверению копии
Шаг 1: Получение заявления от работника
Процесс начинается с письменного заявления работника (или его представителя по нотариальной доверенности). В заявлении он просит выдать ему заверенную копию трудовой книжки. Указать конкретную причину (например, «для предоставления в банк» или «для оформления ипотеки») не обязательно, но можно.
Шаг 2: Изготовление копии
Кадровик или уполномоченное лицо:
- Берет оригинал трудовой книжки работника.
- Снимает ксерокопию или делает сканирование всех страниц, включая обложку и оборотные стороны. Ни одна страница не должна быть пропущена.
- Проверяет, чтобы копия была четкой, без помарок, и полностью соответствовала оригиналу.
Шаг 3: Заверение копии
Это самый важный этап. Заверение должно быть надлежащим. Есть два основных способа:
- Классический способ (для бумажных книжек): На каждой странице копии (или на первой и последней, если копия прошита) ставится отметка: «Копия верна» (или «Верно»), подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или директора), дата заверения и печать организации (гербовая или круглая, если она предусмотрена уставом). Если копия прошита и пронумерована, отметка ставится на последней странице.
- Для электронных трудовых книжек (ЭТК): Работодатель через СЗВ-ТД формирует и выдает работнику электронную заверенную копию с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Эта копия имеет юридическую силу, равную бумажной.
Важно! Заверять копию можно только оригинала трудовой книжки, находящегося у работодателя. Если оригинал у работника (например, при увольнении), заверять нечего.
Особенности для работника в декрете
Конкретно для сотрудницы (или сотрудника), находящегося в декретном отпуске, действуют те же правила, но есть нюансы:
- Запись в самой книжке. Как уже сказано, не нужно и нельзя вносить в оригинал запись «в отпуске по уходу за ребенком с … по …». Трудовая книжка отражает только факты приема, перевода и увольнения.
- Статус на дату заверения. При заверении копии (например, в 2026 году) в графе «Дата и основание увольнения» будет стоять запись о приеме на работу (если увольнения не было), а в графе «Наименование организации» — текущее наименование организации. Фраза «работает по настоящее время» не пишется. Текущее место работы подтверждается самой записью о приеме и отсутствием записи об увольнении.
- Сроки. По закону работодатель обязан выдать копию документа в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления. На практике часто делают это в день обращения.
- Выдача. Заверенную копию выдают только лично работнику (или его представителю по доверенности). Получить ее может только сам сотрудник, даже если он находится в декрете и не выходит на работу.
Образец отметки о заверении копии трудовой книжки
На последней странице копии (или на каждой, если не прошито) размещается следующая надпись:
Копия верна.
_________________ / ФИО должностного лица /
(подпись)
Дата «___» _____________ 20__ г.
Печать организации
Когда заверение не требуеться?
Важно знать, что не все копии требуют заверения:
- Если работник делает ксерокопию для личного пользования (например, чтобы хранить дома), ее заверять не нужно.
- Если копия предоставляется в государственные или муниципальные органы (например, в ПФР, органы соцзащиты), они часто принимают простые копии, но лучше уточнять в конкретном ведомстве.
- Заверенная копия обычно требуется для банков (ипотека, кредит), нотариуса, при оформлении документов для выезда за границу, при поступлении ребенка в детский сад (в некоторых случаях) и т.д.
Частые вопросы (FAQ)
Может ли работодатель отказать в заверении копии сотруднику в декрете?
Нет, не может. Отказ является нарушением закона. Работник имеет право на получение копии своего документа. Единственный законный случай отказа, если оригинал трудовой книжки утерян и находится в процессе восстановления. Но это крайняя ситуация.
Что делать, если в оригинале трудовой книжки нет последней записи о приеме?
Это ошибка работодателя; Перед заверением копии кадровик должен исправить эту ошибку в оригинале, сделав соответствующую запись на основании приказа о приеме на работу. Без этого заверенная копия будет неполной и некорректной.
Можно ли выдать заверенную копию по почте?
Закон не запрещает, но это рискованно. Документ может потеряться. Рекомендуется выдать копию лично под расписку. Если отправка почтой необходима, лучше использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.
Заверение копии трудовой книжки для работника в декретном отпуске, стандартная кадровая процедура. Главное, помнить, что оригинал документа остается у работодателя, а копия должна быть его точной и полной копией на дату заверения. Процесс включает заявление от сотрудника, точное копирование всех страниц и обязательное заверение подписью и печатью на каждой странице (или при прошивке). Соблюдение этих простых правил избавит и работника, и работодателя от проблем при предъявлении документа в различные инстанции.
Статья составлена на основе актуального законодательства и кадровой практики. При наличии спорных ситуаций рекомендуеться консультироваться с юристом.