В современных условиях трудовой миграции всё чаще работодатели сталкиваются с ситуацией, когда у иностранного гражданина на руках имеется трудовая книжка, выданная в его стране‑источнике. Ниже рассмотрены основные нормативные положения, практические рекомендации и пошаговый алгоритм действий, основанные на актуальных разъяснениях Минтруда России, Письмах Роструда и судебной практике.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 11 (общие принципы трудоустройства), ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 66.1 (электронные трудовые книжки).
• Письмо Минтруда России от № 16‑3/10/В‑5324 – разъясняет порядок трудоустройства граждан РФ, Украины, ДНР, ЛНР и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территориях Украины, в случае отсутствия трудовой книжки или наличия книжки на иностранном языке.
• Письмо Роструда от № 908‑6‑1 – указывает, что при наличии у работника трудовой книжки иностранного государства необходимо завести документ установленного в России образца.
• Федеральный закон от № 197‑ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации» – базовый акт, регулирующий трудовые отношения.
• ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (№ 439‑ФЗ от ) – с ведение трудовых книжек для лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется исключительно в электронном виде;

Согласно указанным нормам, трудовая книжка, выданная за пределами Российской Федерации, не признаётся действительной на территории РФ, если она не соответствует установленному российскому образцу.

Когда иностранная трудовая книжка считается недействительной?

• Книжка выдана в любой суверенной стране (включая Беларусь, Казахстан, Украину и др.) и содержит записи, сделанные иностранными работодателями.
• Книжка оформлена на иностранном языке или содержит реквизиты, не соответствующие российскому стандарту (например, отсутствует графа «Серия и номер», не указан код субъекта РФ).
• Работник впервые устраивается на работу в России после – в этом случае трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде, независимо от наличия иностранного документа.

В перечисленных случаях работодатель обязан завести новую трудовую книжку установленного российского образца (или открыть электронную трудовую книжку в ПФР).

Особенности трудовой книжки иностранца с постсоветского пространства

Многие мигранты из бывших советских республик posiadaют трудовые книжки советского образца (1974 г.) или обновлённого образца 2004 г. Согласно разъяснениям Минтруда и практике:

• Если книжка соответствует одному из этих двух образцов и содержит записи, сделанные российскими работодателями, её можно продолжать вести.
• Если же книжка выдана в национальном формате другой страны (например, «Трудовая книжка Республики Беларусь 2001 г.») либо содержит только записи иностранных работодателей, она не признаётся и требует замены.
• При отсутствии у работника любой трудовой книжки (или при наличии книжки, не соответствующей российскому стандарту) работодатель должен оформить новый документ – либо бумажный образец, либо электронную трудовую книжку.

Важно: даже если в иностранной книжке уже есть запись о приёме и увольнении на территории России, такая запись считается некорректной с точки зрения российского законодательства.

Порядок оформления новой (российской) трудовой книжки

1. Проверка документов – запрос у сотрудника паспорта, миграционной карты, разрешения на работу (патент, разрешение на временное проживание и т.д.).
2. Определение формы ведения – если сотрудник впервые поступает на работу после , оформляем электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России» (или через ПФР). Если дата приёма раньше – можно завести бумажную книжку установленного образца.
3. Заполнение ьного листа – указываем ФИО, дату рождения, пол, образование, профессию (специальность), серию и номер документа.
4. Внесение записи о приёме на работу – в разделе «Сведения о работе» указываем дату приёма, наименование организации, должность, трудовой функционал, основание (трудовой договор № … от …).
5. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
6. Хранение – бумажная книжка хранится в личном деле сотрудника; электронная книжка автоматически сохраняется в ПФР и доступна сотруднику через его личный кабинет.

При переходе с бумажной на электронную форму (если работник ранее имел бумажную книжку) необходимо сделать запись о прекращении ведения бумажного документа и перенести накопленный стаж в электронную форму.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

• С ведение трудовых книжек для лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется исключительно в электронном виде (ФЗ № 439‑ФЗ).
• Иностранный гражданин, получивший разрешение на работу, может сразу оформить электронную трудовую книжку через своего работодателя или самостоятельно в личном кабинете на портале «Госуслуги».
• Электронная форма исключает необходимость хранения бумажных носителей и упрощает передачу данных между работодателями и ПФР.
• При увольнении запись о расторжении трудового договора вносится в электронную книжку в тот же день, что и в бумажном варианте.

Практические рекомендации для работодателей

• Своевременно проверяйте наличие и соответствие трудовой книжки при приёме на работу иностранного сотрудника.
• Если книжка выдана за пределами РФ и не соответствует российскому образцу – не вносите записи в неё, а оформите новый документ.
• Для сотрудников из стран СНГ, имеющих советские книжки 1974/2004 гг., уточните, сделаны ли в них записи российскими работодателями. Если да – можно продолжать вести; если нет – заведите новую.
• Обеспечьте обучение кадровой службы актуальным нормативным актам (Письма Минтруда, Роструда, ФЗ об электронной трудовой книжке).
• При переходе на электронную форму храните подтверждение о внесении записей (выписки из ПФР, скриншоты личного кабинета) в течение всего срока хранения личных дел (50 лет).
• В случае споров с трудовыми инспекциями ссылайтесь на ст. 66 ТК РФ и соответствующие разъяснения Минтруда – это является надёжной правовой позицией.

Наличие у иностранного работника трудовой книжки, выданной за пределами Российской Федерации, само по себе не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку установленного российского образца (или электронную трудовую книжку). Законодательство чётко определяет, что только документы, соответствующие российскому стандарту, признаются действительными для учёта трудовой деятельности на территории РФ.

Соблюдение описанного порядка позволяет:

• избежать штрафов и предписаний со стороны трудовой инспекции;
• обеспечить прозрачность и законопослушность кадрового учёта;
• защитить права работника на корректное отражение его трудового стажа и социальных гарантий.

Таким образом, при приёме на работу иностранного гражданина ключевым шагом является проверка его трудовой книжки на соответствие российскому образцу и, при необходимости, своевременное оформление нового документа – бумажного или электронного – в strict accordance с действующими нормами ТК РФ и разъяснениями Минтруда России.