Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В России её обязаны вести все работники, включая иностранных граждан. Однако у иностранцев есть ряд особенностей, связанных с формой, порядком заполнения и правовым статусом документа.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66 – общие правила ведения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 2152 «Об образцах трудовых книжек».
• Федеральный закон № 115‑ФЗ «О миграционном учёте» – определяет порядок оформления иностранных работников.
• Соглашения РФ с отдельными странами (например, Украина) могут предусматривать использование книжек украинского образца, но только при наличии соответствующего международного договора.

Нужно ли иностранному работнику вести трудовую книжку?

Согласно текущему законодательству (на 2026 год), все работники, находящиеся на территории России и заключившие трудовой договор, обязаны иметь трудовую книжку, независимо от гражданства. Исключения:

1. Работники, оформленные по сезонным или временным договорам менее 3 месяцев – запись может вестись в электронном виде без выдачи бумажной книжки.
2. Иностранные граждане, работающие по временной работе без оформления трудового договора (например, в рамках визы типа «рабочая стажировка»), могут использовать специальный лист в миграционной карте.

Образец трудовой книжки иностранного работника

Для иностранных работников используется тот же образец трудовой книжки, который введён в действие в 2024 году (форма 1973 года с обновлёнными полями). Ниже представлена структура типовой записи.

Все поля заполняются русскими буквами, а в случае необходимости указывается оригинальное название организации на иностранном языке в скобках.

Порядок оформления трудовой книжки иностранного работника

1. Подготовка документов – копия паспорта, миграционной карты, разрешения на работу (если требуется), трудовой договор.
2. Выдача книжки – работодатель обязан выдать новую книжку в течение 5 рабочих дней после начала работы.
3. Первая запись – вносится в день начала работы, указываются все пункты из таблицы выше.
4. Ведение записей – при каждом изменении условий труда (перевод, повышение, изменение графика) в книжку вносятся новые записи.
5. Увольнение – запись о дате и причине увольнения вносится в последний лист, книжка передаётся работнику.
6. Электронный вариант – с 2024 года работодатели могут вести электронную трудовую книжку через портал Госуслуг. При этом бумажный документ выдаётся только по требованию работника.

Особенности заполнения для иностранных граждан

• Серия и номер паспорта указываются в отдельном поле «Документ, удостоверяющий личность», которое добавлено в 2024 году.
• Если работник имеет многоразовую визу, в поле «Основание для приема» указывается «Многоразовая рабочая виза, № …».
• Для граждан стран, не входящих в безвизовый режим, в запись добавляется информация о разрешении на работу (номер, срок действия).
• При переводе в другую организацию внутри одной группы компаний запись делается в виде «перевод» с указанием нового работодателя, но прежняя книжка остаётся.

Пример заполнения первой записи (конкретный случай)

Сотрудник: Иванов Иван Иванович, гражданин Украины, паспорт № AB1234567.

Работодатель: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, КПП 770101001.

Дата начала работы: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
ИНН/КПП организации: 7701234567 / 770101001
Должность: Инженер‑технолог (код ОКДП 2512)
Трудовой договор №: 45 от 
Основание для приема: Рабочая виза № UKR2024/001, срок действия до 
Условия труда: Полный рабочий день, 40 часов/неделя, офис, г. Москва
Дата увольнения: — (пока отсутствует)
Причина увольнения: —
Подпись работодателя: ____________________
Печать организации: (прилагается)

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется ЭТК. Для иностранных работников процесс выглядит так:

• Работодатель регистрирует сотрудника в системе Госуслуги через личный кабинет организации.
• Все записи вносятся в электронный журнал, а работнику отправляется уведомление с доступом к личному кабинету.
• ЭТК признаётся равнозначной бумажной книжке и может быть использована при оформлении пенсии, получения социальных льгот и т.д.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли выдавать бумажную трудовую книжку?

Нет. При наличии согласия работника и если в организации внедрена система ЭТК, можно вести только электронный вариант. Однако работник имеет право потребовать бумажную книжку.

Можно ли использовать украинскую трудовую книжку в России?

Только при наличии двустороннего соглашения между РФ и Украиной, которое в текущий момент не действует. Поэтому в России следует использовать российский образец.

Что делать, если у иностранного работника нет миграционной карты?

Работодатель обязан оформить миграционную карту в отделении ФМС до начала работы. Без неё запись в трудовую книжку невозможна.

Как оформить запись о переводе в другую компанию‑группу?

В первой компании делается запись «Перевод в ООО «НоваяКомпания»», а в новой компании – запись «Приём на работу», где указывается прежний стаж в предыдущем работодателе.

Нужно ли указывать в книжке сведения о семейном положении?

С 2024 года такие сведения в трудовую книжку не вносяться. Ранее они указывались в разделе «Личные данные», но теперь эта информация хранится в личном деле сотрудника.

Трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим трудовой стаж, даже для иностранных работников. Основные моменты, которые следует помнить работодателям:

• Обязательно использовать российский образец трудовой книжки (форма 1973 года с обновлениями 2024 года).
• Заполнять все поля русскими буквами и указывать миграционные основания.
• Соблюдать сроки выдачи книжки (не более 5 рабочих дней) и вести её в соответствии с ТК РФ.
• При желании работника и наличии технической возможности использовать электронную трудовую книжку.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, упростит процесс миграционного учёта и обеспечит правовую защиту как работодателя, так и самого иностранного сотрудника.

Дата публикации:  г. 08:39:18 (по московскому времени). Информация актуальна на 2026 год и основана на официальных источниках РФ, а также на публикациях за 2023‑2025 годы.