Смена фамилии — распространенная ситуация, с которой регулярно сталкиваются кадровики. Чаще всего это происходит после заключения или расторжения брака, однако возможны и другие причины. У специалистов по кадрам часто возникает вопрос: является ли паспорт достаточным основанием для внесения изменений в трудовую книжку, или обязательно требовать свидетельства? В этой статье мы подробно разберем нормативную базу, порядок действий и ответим на главный вопрос.
Нормативная база: на какие документы опираться?
Вплоть до недавнего времени при заполнении трудовых книжек специалисты руководствовались Постановлением Минтруда России от № 69. Однако сейчас актуальным являеться Приказ Минтруда России от № 320н, который утвердил новые формы, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Согласно пункту 7 порядка, утвержденного Приказом № 320н, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании:
- Паспорта;
- Свидетельств о рождении;
- Свидетельств о регистрации брака;
- Свидетельств о расторжении брака;
- Свидетельств о перемене имени;
- И других аналогичных документов.
Является ли паспорт самостоятельным основанием для смены фамилии?
Изучив нормативный акт, можно сделать однозначный вывод: да, паспорт прямо указан в законе как документ-основание. В соответствии с актуальными правилами (п. 7 Приказа № 320н и п. 2.3 Инструкции Постановления № 69), изменить фамилию в трудовой книжке на основании паспорта можно.
Однако на практике важно понимать разницу между первичным и производным документом:
- Свидетельство (о браке, расторжении брака, перемене имени) — это первичный документ, который юридически фиксирует сам факт смены фамилии.
- Паспорт — это документ, удостоверяющий личность, в который уже внесены изменения на основании свидетельства. Паспорт подтверждает, что гражданин теперь официально числится под новой фамилией.
Практический совет от кадровиков
Несмотря на то, что закон позволяет внести запись в трудовую книжку только со ссылкой на паспорт, оптимальным и наиболее безопасным основанием является свидетельство (о заключении брака, о расторжении брака или о перемене имени). Почему?
- Свидетельство содержит первопричину изменения данных.
- В паспорте не всегда стоит отметка о причине смены фамилии (например, при просто перемене имени).
- Во избежание спорных ситуаций с проверяющими органами лучше ссылаться на документ, напрямую подтверждающий юридический факт (свидетельство), а паспорт предоставлять как подтверждение текущей личности сотрудника.
Тем не менее, если у сотрудника на руках есть только новый паспорт (а свидетельство утеряно или находится на оформлении), кадровик имеет полное право внести изменения в трудовую книжку, сославшись на реквизиты паспорта.
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
Процедура изменения фамилии в учетных документах требует соблюдения строгого алгоритма.
Шаг 1. Получение заявления и документов от работника
Работник должен написать заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы. К заявлению прилагаются:
- Новый паспорт (с измененной фамилией);
- Документ-основание (свидетельство о браке, расторжении брака, перемене имени — в идеале).
Шаг 2. Издание приказа
На основании заявления сотрудника организация издает приказ о внесении изменений в учетные документы. В приказе отражается необходимость поменять фамилию в трудовой книжке, личной карточке формы Т-2, трудовом договоре, штатном расписании и других внутренних документах компании.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Запись об изменении фамилии производиться в соответствии с пунктом 26 Правил и пунктом 2.3 Инструкции (или актуальным п. 7 Приказа № 320н).
Как выглядит правильная запись:
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки (слева) зачеркивается старая фамилия одной чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое).
- Рядом (сверху или на свободном месте) пишется новая фамилия.
- Под новой фамилией делается ссылка на документ-основание. Обязательно указываются: номер документа, дата и орган, выдавший документ.
Примеры формулировок записи на обложке:
- «Фамилия изменена на Пшеницына на основании паспорта серии 4510 № 123456, выданного ОВД района Теплый Стан г. Москвы .»
- «Фамилия Антонова изменена на Пшеницына на основании свидетельства о заключении брака серии I-МЮ № 987654, выданного ЗАГСом г. Москвы , и паспорта…» (комбинированный, самый надежный вариант).
Шаг 4. Заверение записи
Ссылка на документ заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (или отдела кадров), если она применяется.
Что еще нужно изменить при смене фамилии сотрудником?
Внесение записи в трудовую книжку, это только часть работы. Кадровику и бухгалтерии необходимо обновить данные в целом ряде других документов:
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2);
- Трудовой договор (оформляется дополнительное соглашение);
- Штатное расписание (при необходимости);
- Документы по воинскому учету (если сотрудник военнообязанный);
- Отчетность для СФР (Социального фонда России) — данные о смене фамилии необходимо актуализировать в отчетах, чтобы избежать проблем с назначением пособий и пенсий.
Резюме
Изменить фамилию в трудовой книжке на основании паспорта можно, это прямо разрешено законом (Приказ Минтруда № 320н). Паспорт является полноценным документом-основанием. Однако для минимизации кадровых рисков рекомендуется просить у работника также свидетельство (о браке, разводе или перемене имени), так как оно является первичным источником изменения данных. При внесении записи на обложке трудовой книжки не забывайте указывать не только номер и дату документа, но и наименование органа, его выдавшего.