Вопрос о трудовой книжке иностранного гражданина остаётся актуальным для работодателей‚ которые нанимают сотрудников из стран постсоветского пространства и других регионов мира․ Ниже собраны основные сведения о том‚ как правильно вести трудовую книжку иностранного работника‚ какие документы нужны‚ какие формы применяются и какие нюансы следует учитывать в 2026 году․

Что такое трудовая книжка иностранного работника?

Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника‚ его квалификацию и место работы․ Для иностранных граждан‚ которые впервые устраиваются на работу в России‚ трудовая книжка создаётся по российскому образцу․ Если у работника уже есть трудовая книжка‚ выданная в другой стране‚ она может быть использована только в том случае‚ если она соответствует российским требованиям (образец 1974 г․ или 2004 г․)․

Законодательная база

2․1 Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)

• Статья 11 ТК РФ: «Правила оформления и ведения трудовых книжек в России распространяются как на граждан РФ‚ так и на иностранцев»․
• Статья 65 ТК РФ: перечень документов‚ которые должен предоставить работодатель при приёме на работу․

2․2 Нормативные акты Минтруда и ФСТУ

• Письмо Федеральной службы по труду и занятости от  N 908‑6‑1: при приёме иностранного работника с трудовой книжкой другого образца необходимо оформить новую российскую трудовую книжку․
• Письмо Минтруда России от  N 16‑3/10/В‑5324: уточняет порядок трудоустройства граждан иностранных государств‚ включая тех‚ кто не имеет трудовой книжки․

Когда нужна трудовая книжка иностранного работника?

3․1 При первом трудоустройстве в России

Если работник впервые устраивается на работу в России‚ то‚ независимо от наличия иностранной трудовой книжки‚ работодатель обязан выдать ему новую трудовую книжку российского образца и вести её в соответствии с ТК РФ․

3․2 При наличии иностранной трудовой книжки

• Если иностранная трудовая книжка соответствует образцу 1974 г․ или 2004 г․‚ работодатель может продолжить вести её‚ сделав запись о приёме на работу в России․
• Если книжка не соответствует действующим образцам (например‚ 1938 г․‚ 1990‑е годы)‚ она не имеет юридической силы‚ и работодатель обязан оформить новую․

Формы трудовой книжки

4․1 Бумажная трудовая книжка

Классический вариант‚ который остаётся обязательным для большинства работодателей․ В 2026 году бумажная трудовая книжка сохраняет статус обязательного документа‚ за исключением случаев‚ когда работник выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК) по собственному желанию․

4․2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК была введена в 2021 году и с 2025 года становится всё более популярной․ Работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде‚ если работник согласен и если это не противоречит требованиям законодательства․

• ЭТК имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажная․
• Ведение ЭТК упрощает контроль и позволяет быстро получать справки о стаже․

Процедура оформления трудовой книжки иностранного работника

1. Проверка иностранной трудовой книжки: выяснить‚ соответствует ли она образцу 1974 г․ или 2004 г․ Если нет — переход к пункту 6․
2. Согласование с работником: уточнить‚ хочет ли он вести бумажную или электронную трудовую книжку․
3. Подготовка документов: заграничный паспорт‚ справка о доходах (СТД‑Р)‚ диплом об образовании‚ СНИЛС (если есть)․
4. Выдача новой трудовой книжки (если требуется): оформляется приказом о приёме на работу и выдаётся работнику․
5. Возврат иностранной трудовой книжки: если она была использована‚ она возвращается работнику и хранится у него․
6. Ведение записей: в новой книжке фиксируются даты начала работы‚ должность‚ место работы‚ сведения о стаже․

Особенности ведения трудовой книжки иностранного работника

• Запись о приёме на работу в России должна содержать сведения о предыдущем опыте работы‚ если он был в другой стране․
• Если работник не имеет трудовой книжки‚ работодатель может‚ по собственному усмотрению‚ определить уровень его квалификации и опыта по собственному опыту и допустить к работе без специальной подготовки․
• При переходе с одной компании на другую в России необходимо вести запись о смене места работы в той же книжке․

Что делать‚ если иностранный работник не имеет трудовой книжки?

Согласно рекомендациям экспертов Роструда‚ в таком случае работодатель может:

• Провести оценку квалификации и опыта по собственному опыту;
• Выдать новую трудовую книжку российского образца․
• Собрать справку о доходах и другие документы‚ подтверждающие трудовую деятельность․

Как вести трудовую книжку в электронном виде?

Для ведения ЭТК необходимо:

1. Получить согласие работника․
2. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка» (сайт ФСТУ)․
3. Вводить данные о приёме‚ увольнении‚ смене должности и т․д․
4. Сохранять электронные копии всех документов‚ подтверждающих стаж․

Практические рекомендации работодателю

• Проверяйте наличие и валидность иностранной трудовой книжки до приёма․
• Всегда оформляйте новую трудовую книжку‚ если иностранная не соответствует образцу 1974 г․ или 2004 г․
• Храните копии всех документов в электронном виде․
• Обучайте кадровый отдел правилам ведения трудовой книжки иностранного работника․
• При переходе сотрудника из одной компании в другую в России обязательно обновляйте запись в той же книжке․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать трудовую книжку‚ выданную в Украине? — Да‚ если она соответствует образцу 1974 г․ или 2004 г․ В противном случае необходимо оформить новую․
2. Что делать с трудовой книжкой‚ выданной в 1990‑е годы? — Она не имеет юридической силы в России․ Работодатель обязан оформить новую․
3. Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде‚ если работник не согласен? — Нет‚ согласие работника обязательно․
4. Нужна ли трудовая книжка иностранному гражданину‚ если он работает только в рамках патента? — Да‚ при любом трудовом договоре в России․
5. Как получить справку о доходах (СТД‑Р) для иностранного работника?, Справка выдается налоговой службой по месту работы․

Трудовая книжка иностранного работника в России является обязательным документом‚ который подтверждает его трудовой стаж и квалификацию․ При приёме на работу необходимо внимательно проверять наличие и валидность иностранной трудовой книжки‚ а при необходимости, оформлять новую российскую книжку․ Электронная трудовая книжка становится все более популярной‚ но бумажный вариант остаётся обязательным для большинства работодателей․ Соблюдение всех требований Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда гарантирует правильное оформление трудовых отношений и защиту прав как работодателя‚ так и работника․

Соблюдайте правила‚ храните документы в порядке‚ и ваш бизнес будет работать без юридических рисков․