Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж работника‚ его должности‚ периоды работы‚ награды и другие сведения‚ предусмотренные Трудовым кодексом РФ. Для иностранных граждан правила её оформления имеют ряд особенностей‚ о которых подробно расскажет данная статья.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие порядок ведения трудовых книжек иностранных работников:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 11).
2. Постановление Минтруда России от № 16-3/10/В-5324 «О трудоустройстве граждан Российской Федерации‚ Украины‚ ДНР‚ ЛНР и лиц без гражданства‚ постоянно проживающих на территориях Украины…» (включает разъяснения по работе с иностранными гражданами).
3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от № 908‑6‑1 (о необходимости выдавать новую российскую трудовую книжку иностранному работнику‚ если его прежняя книжка не соответствует российскому образцу).
4. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников‚ утверждённая постановлением Минтруда РБ от (для сравнения с белорусским образцом).

Какие образцы трудовых книжек признаются в России?

На территории РФ действуют два официальных образца:

• Образец 1974 г. – выпускался в странах бывшего СССР‚ мог заполняться на языках союзных республик. Если иностранный работник предъявил книжку именно этого образца (например‚ из Беларуси‚ Казахстана)‚ её можно продолжать вести.
• Образец 2004 г; – современный российский формат‚ обязательный для всех новых работников.

Любые другие формы (например‚ книжки 1990‑х годов‚ книги другого цвета и размера) не имеют юридической силы и должны быть заменены на один из вышеуказанных образцов.

Когда необходимо выдавать новую трудовую книжку?

Согласно письму Минтруда России‚ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в следующих случаях:

1. У иностранного работника отсутствует трудовая книжка.
2. Книжка выдана в иностранном государстве и оформлена на иностранном языке (например‚ английском‚ украинском). В этом случае она считается недействительной в РФ.
3. Книжка имеет образец‚ не признанный в России (например‚ выпущена в 1990‑х годах‚ не соответствует образцам 1974 г. и 2004 г.).
4. Работник предъявил книжку‚ но в ней уже есть записи‚ сделанные российскими работодателями‚ а новые записи требуют отдельного номера (в этом случае рекомендуется оформить новую книжку‚ чтобы избежать дублирования).

Как оформить новую трудовую книжку иностранному работнику?

Процедура полностью совпадает с оформлением для граждан РФ‚ но есть несколько нюансов:

Сбор необходимых документов

• Трудовой договор (в двустороннем экземпляре).
• Паспорт иностранного гражданина и миграционная карта (или иной документ‚ подтверждающий законность пребывания в РФ).
• Свидетельство о регистрации по месту пребывания (если требуется).
• ИНН (может быть выдан работодателем‚ если у работника его нет).
• Согласие работника на ведение трудовой книжки (подписывается в момент выдачи книжки).

Выдача книжки

1. Заполнить первую страницу (сведения о работодателе) в соответствии с образцом 2004 г.
2. Указать в графе «Фамилия‚ имя‚ отчество» полное имя работника так‚ как указано в его паспорте.
3. В графе «Дата рождения» указать дату‚ указанную в паспорте.
4. В графе «Гражданство» указать страну гражданства.
5. Подписать документ и поставить печать организации.
6. Вручить книжку работнику – работник обязан подписать её в графе «Получил(а)».

Первая запись о приёме на работу

Запись делается точно так же‚ как для российских граждан:

• Номер записи (начинается с 1).
• Дата приёма (дд.мм.гггг).
• Наименование организации‚ её ИНН и ОКВЭД.
• Должность‚ оклад‚ основание (трудовой договор‚ приказ).
• Подпись руководителя и печать.

Можно ли продолжать вести иностранную трудовую книжку?

Да‚ но только при выполнении следующих условий:

• Книжка имеет образец 1974 г. и признаётся в РФ.
• Записи в ней сделаны на русском языке или сопровождаются переводом.
• Все новые записи оформляются в соответствии с российскими требованиями (нумерация‚ даты‚ подписи).

Если хотя бы одно из условий не соблюдается‚ рекомендуется оформить новую российскую книжку‚ чтобы избежать проблем при проверках ФСТЭК‚ ПФР и других контролирующих органов.

Особенности заполнения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о наградах»

Для иностранных работников заполнение этих разделов не отличается от заполнения у граждан РФ. Главное – соблюдать формальную структуру:

1. Номер записи.
2. Дата (дд.мм.гггг).
3. Наименование организации‚ её ИНН и ОКВЭД.
4. Должность‚ основание (трудовой договор‚ приказ).
5. Размер заработной платы (оклад‚ тариф‚ сдельный расчёт);
6. Подпись руководителя и печать.

Если работник получает награду (например‚ благодарность‚ премию)‚ в отдельной строке указывается тип награды‚ дата её вручения и основание.

Что делать‚ если у иностранного работника уже есть несколько мест работы в своей «зарубежной» книжке?

В случае‚ когда в иностранной книжке уже отражён значительный трудовой стаж‚ работодатель может:

• Сохранить зарубежную книжку как «источник информации» и оформить в российской книжке только текущий период работы в РФ.
• При необходимости предоставить сведения о предыдущих местах работы в виде справки от прежних работодателей (перевод на русский язык‚ заверенный нотариусом).
• Если работник желает‚ можно добавить в российскую книжку запись о «предыдущем стаже»‚ указав в графе «Основание» – «Справка о трудовой деятельности»‚ но это делается только по согласованию с инспекцией труда.

Как избежать типичных ошибок

• Не использовать книжки старого образца (1990‑х годов). Они не признаются официально.
• Не оставлять пустые графы. Если информация отсутствует‚ ставьте «—».
• Контролировать нумерацию. Номера записей должны идти подряд без пропусков.
• Следить за датами. Дата записи – дата фактического оформления‚ а не дата начала работы.
• Обязательно ставить подпись руководителя и печать. Без этого запись считается недействительной.

Что происходит при увольнении?

При расторжении трудового договора работодатель обязан:

1. Сделать запись об увольнении (указать дату‚ основание‚ тип увольнения).
2. Выдать работнику справку о трудовой деятельности (форма 2‑н) и‚ при необходимости‚ миграционную справку.
3. Если работник уезжает за границу‚ оформить запись о «выезде» и закрыть книжку подписью руководителя.

Трудовая книжка остаётся важнейшим документом‚ фиксирующим трудовой стаж‚ независимо от гражданства работника. Для иностранных граждан необходимо:

• Убедиться‚ что их книжка соответствует одному из официальных образцов (1974 г. или 2004 г.).
• При необходимости оформить новую российскую книжку.
• Точно следовать правилам заполнения‚ как для граждан РФ.
• Соблюдать порядок документооборота при приёме‚ изменении условий труда и увольнении.

Только при соблюдении всех перечисленных требований трудовая книжка будет признана действительной при проверках государственных органов и при расчёте пенсионных прав.

Дата составления статьи: . Информация взята из официальных писем Минтруда России‚ ФСТУ‚ а также публикаций правовых ресурсов (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Бухгалтерия 1С‚ SPOK.BY).