Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж гражданина. Вопрос о том, может ли индивидуальный предприниматель (ИП) вносить записи в свою трудовую книжку, а также как правильно оформить записи о приёме и увольнении работников, часто вызывает путаницу. В этой статье мы разберём законодательную базу, практические шаги и типовые образцы записей.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:
- Постановление Правительства РФ от № 597 «Об утверждении Положения о трудовых книжках».
- Федеральный закон № 90‑ФЗ от «О трудовых книжках». Пункт 261 ст. 1 и ст. 3 закона вводит обязанность ИП вести запись о приёме на работу с 6 октября 2006 г.
- Письма Минтруда России:
- От 26 мая 2021 г. № 14‑6/ООГ‑4834 – разъяснение, что ИП может (и должен) вносить запись в свою трудовую книжку о своей предпринимательской деятельности.
- От 20 июня 2022 г. № 14‑6/ООГ‑4069 – подтверждает невозможность отражения вида деятельности ИП в трудовой книжке, если речь идёт о «самозанятости», но допускает запись о трудоустройстве в качестве работника ИП.
- Письмо Роструда от № 358‑6‑1 – уточняет, что запись о виде деятельности ИП в трудовую книжку не вносится, а фиксируется только факт трудового договора.
Нужно ли вести трудовую книжку ИП?
- Да. Если ИП имеет работников, он обязан вести их трудовые книжки так же, как юридическое лицо.
- Если ИП работает только на себя (не нанимает сотрудников), запись в трудовую книжку о своей предпринимательской деятельности не обязательна, но допускается (см. пункт 1).
- Отсутствие записи в трудовой книжке не влияет на начисление пенсионных баллов, если ИП уплачивает страховые взносы в ПФР.
Когда запись в трудовую книжку ИП «самому себе» обязательна?
Запись обязательна в следующих случаях:
- ИП заключает трудовой договор с другим юридическим лицом (например, работает по совместительству) – тогда в его трудовой книжке фиксируется прием на работу в этом работодателе.
- ИП нанимает себя в качестве наёмного работника в собственном ИП (редко, но возможно в рамках реорганизации) – запись делается по той же схеме, что и у обычного работодателя.
Как оформить запись в трудовую книжку ИП о своей деятельности
Если ИП решает оформить запись о своей работе в качестве наёмного работника, необходимо:
- Подготовить трудовой договор. В договоре указываются:
- Наименование работодателя – ИП (ФИО, ИНН, ОГРНИП).
- Должность и функции работника (например, «директор», «бухгалтер»).
- Условия труда, размер оплаты, график.
- Сформировать приказ о приёме на работу. Приказ подписывается самим ИП (в роли работодателя). В приказе указываются:
- Дата и номер приказа.
- ФИО работника (то же самое лицо).
- Дата начала работы.
- Основание (трудовой договор № … от …).
- Внести запись в трудовую книжку. Пример записи (см. ниже).
- Сдать копию приказа и договора в отдел кадров (если он есть) или хранить в личных делах.
Как оформить запись о приёме на работу сотрудника ИП
Процедура полностью аналогична той, что применяется в юридических лицах:
- Подготовить трудовой договор с работником.
- Составить приказ о приёме на работу (шаблон ниже).
- Внести запись в трудовую книжку работника в соответствии с образцом.
- Сдать копию приказа и договора в производственный отдел (или хранить в личном деле).
Пошаговая инструкция по внесению записи
Для самого ИП (самозанятый)
- Убедитесь, что у вас есть трудовая книжка. Если её нет – оформите в отделе кадров по месту жительства.
- Подготовьте трудовой договор с самим собой (можно использовать типовой шаблон).
- Составьте приказ о приёме на работу (пример ниже).
- Заполните запись в трудовой книжке:
- Дата приёма.
- Наименование работодателя – «ИП Иванов И.И., ОГРНИП 1234567890123».
- Должность.
- Основание – «трудовой договор № 1 от ».
- Подпишите запись (подпись ИП как работодателя).
Для сотрудника ИП
- Получите от ИП копию трудового договора.
- Получите приказ о приёме на работу (подписанный ИП).
- В трудовой книжке сотрудника внесите запись:
- Дата приёма.
- Наименование работодателя – «ИП Петров П.П., ОГРНИП 9###-###-####7».
- Должность.
- Основание – «трудовой договор № 5 от ».
- Подпишите запись (подпись ИП).
- Сохраните копию приказа и договора в личном деле сотрудника.
Образцы записей
Запись в трудовой книжке ИП о своей работе
Дата приёма: Наименование работодателя: ИП Иванов И.И., ОГРНИП 1234567890123 Должность: Директор Основание: Трудовой договор № 1 от Подпись работодателя: ___________________ (Иванов И.И.)
Запись о приёме сотрудника
Дата приёма: Наименование работодателя: ИП Петров П.П., ОГРНИП 9###-###-####7 Должность: Бухгалтер Основание: Трудовой договор № 5 от Подпись работодателя: ___________________ (Петров П.П.)
Запись об увольнении (для ИП и сотрудников)
Дата увольнения: Наименование работодателя: ИП Сидорова А.А., ОГРНИП 1122334455667 Должность: Менеджер Основание: Увольнение по взаимному согласию сторон (приказ № 12 от ) Подпись работодателя: ___________________ (Сидорова А.А.)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли ИП вносить запись в свою трудовую книжку без трудового договора?
- Нет. Запись должна быть основана на официальном трудовом договоре или приказе, иначе запись считается недействительной.
- Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о «самозанятости»?
- Запись о самозанятости не признаётся нормативными актами. Необходимо оформить запись по образцу «трудовой договор» и, при необходимости, исправить прежнюю запись (зачеркивая её и ставя подпись с указанием причины).
- Обязательно ли ставить печать ИП на приказе?
- Печать не обязательна, если ИП не имеет печати. Достаточно подписи ИП и указания ОГРНИП.
- Можно ли вносить запись в трудовую книжку дистанционно (по электронной подписи)?
- Трудовая книжка остаётся бумажным документом. Электронная запись возможна только в случае использования электронных трудовых книжек (ЭТК), но в России такой формат пока не введён в массовое пользование.
- Какие штрафы предусмотрены за отсутствие записи в трудовой книжке?
- Согласно ст. 5.27 ТК РФ, нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность: штраф от 5 000 до 10 000 рублей для ИП.
Индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки своих работников так же, как и юридическое лицо. При желании оформить запись о своей собственной деятельности в качестве наёмного работника ИП может сделать это, но только на основании официального трудового договора и приказа. Главное – соблюдать форму записи, указать полные реквизиты работодателя (ОГРНИП, ФИО) и не забывать подпись.
Помните: правильное оформление записей в трудовой книжке защищает как работодателя, так и работника от возможных трудовых споров и обеспечивает корректный расчёт пенсионных баллов.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (постановление Правительства РФ № 597, закон 90‑ФЗ, письма Минтруда России от 2021 г. и 2022 г.) и практических рекомендаций кадровых специалистов.