С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая позволяет работодателям вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). В этой статье подробно рассматриваются:
- Законодательная база и ключевые изменения;
- Требования к сканированию страниц трудовой книжки;
- Порядок подачи сведений в ПФР;
- Как работник может получить выписку из ЭТК;
- Проверка и актуализация данных.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, увольнения, перевода, место работы, вид деятельности, а также основания прекращения трудового договора и награждения за успехи в работе. Информация в ЭТК формируется работодателем и передаётся в ПФР для хранения и дальнейшего использования при расчётах пенсионных и социальных выплат.
Законодательная база
С 1 января 2020 года в Трудовом кодексе РФ внесены поправки, предусматривающие введение ЭТК. Основные нормативные акты:
- Федеральный закон от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ – «Трудовой кодекс РФ»;
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – поправки к ТК РФ;
- Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 – установление сроков представления сведений о трудовой деятельности.
Требования к сканированию страниц трудовой книжки
Согласно постановлению ПФУ (Пенсионного фонда России) и рекомендациям FactorAcademy, работодатели обязаны сканировать все страницы трудовой книжки, на которых внесены записи. Это включает:
- Страницы с датами приёма, увольнения, перевода и основаниями прекращения трудового договора;
- Страницы с информацией о награждениях и достижениях работника;
- Страницы, где сделаны записи после 10 июня 2021 г. – эти страницы необходимо оцифровывать, даже если они уже присутствуют в системе.
Важно: дублирование данных не происходит. При подаче скан‑копий в ПФР в разделе «Сведения о трудовой деятельности» заполняется графа 4, которая может выглядеть как дублирование информации, уже содержащейся в реестре ПФР.
Как работодатели предоставляют сведения
Работодатель обязан представлять ПФР сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде. Порядок подачи:
- Через Кабинет страхователя – личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
- Через специализированного оператора связи, уполномоченного на передачу данных;
- Обращением в Клиентскую службу территориального органа ПФР.
Сроки представления сведений уточняются в постановлении Правительства РФ № 590, но в целом работодатели обязаны подавать данные в течение 30 дней с момента изменения трудовой деятельности работника.
Как работник может получить выписку из электронной трудовой книжки
С 2020 года граждане получили возможность самостоятельно получать сведения о своей трудовой деятельности из информационных ресурсов ПФР. Для этого можно:
- Войти в Личный кабинет страхователя на сайте ПФР и запросить выписку;
- Обратиться в отделение ПФР по месту жительства (например, в Санкт-Петербурге и Ленинградской области);
- Использовать сервисы МФЦ (Многофункциональный центр) – в некоторых регионах они предоставляют доступ к выпискам из ЭТК.
Выписка содержит все записи, внесённые в ЭТК, включая даты приёма, увольнения, перевода и награждения.
Порядок проверки и актуализации данных
Работник может проверить актуальность своих сведений в ПФР, используя следующие шаги:
- Войти в Личный кабинет страхователя;
- Перейти в раздел «Сведения о трудовой деятельности»;
- Сравнить данные с копией бумажной трудовой книжки (если таковая имеется);
- Если обнаружены ошибки, подать запрос на исправление через форму «Запрос на исправление» в кабинете.
Работодатель обязан в течение 10 дней от получения запроса исправить данные в системе ПФР.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить копию трудовой книжки без участия работодателя? – Да, через Личный кабинет страхователя или отделение ПФР.
- Что делать, если в ЭТК нет записи о переводе? – Подать запрос на исправление и предоставить работодателю копию бумажной записи.
- Как узнать, какие страницы были оцифрованы? – В разделе «Сведения о трудовой деятельности» отображается дата последнего обновления каждой записи.
Система электронных трудовых книжек обеспечивает прозрачность и удобство ведения трудовой истории. Работодатели обязаны своевременно и полноценно передавать сведения в ПФР, а работники могут самостоятельно получать выписки и проверять корректность данных. Важно помнить о требованиях к сканированию страниц после 10 июня 2021 г. и о необходимости актуализации информации для правильного расчёта пенсионных и социальных выплат.
Обновлено: 22 мая 2026 г.