Индивидуальный предприниматель (ИП)‚ нанимающий работников‚ обязан вести трудовые книжки на тех же основаниях‚ что и юридические лица. Отсутствие специальных «предпринимательских» бланков или форм не освобождает от соблюдения Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Данная статья содержит актуальные образцы‚ правила и типичные ошибки.

Основные правила для ИП: что нужно знать

Записи в трудовой книжке работника ИП вносятся на основании приказа (распоряжения) предпринимателя как работодателя. Ключевые моменты:

• Сроки внесения: Запись о приёме‚ переводе‚ награждении — не позднее 7 дней с даты издания приказа. Запись об увольнении — в день увольнения (последний рабочий день).
• Основание: Каждая запись должна точно соответствовать тексту приказа/распоряжения ИП.
• Хранение: При увольнении работника ИП обязан выдать ему трудовую книжку с закрывающей записью. Если работник не забрал её‚ ИП хранит документ в течение 75 лет.
• Ответственность: Неправильное ведение или заполнение ТК влечёт административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ для ИП-работодателя от 1 000 до 5 000 рублей.

Образец записи о приёме на работу к ИП (2026)

Запись делается на основании приказа о приёме на работу. Формулировка должна быть однозначной.

Соответствующая запись в трудовой книжке:

Ключевые элементы записи:

1. Дата приёма (дата‚ с которой начинаеться работа).
2. Номер и дата приказа ИП.
3. Должность (с указанием разряда/тарифа‚ если есть).
4. Условия: испытательный срок‚ основание (договор).
5. Подпись работника (ставится после ознакомления).

Образцы других типовых записей

Запись об увольнении (по собственному желанию)

Формулировка должна точно отражать основание увольнения из приказа. Если увольнение по соглашению сторон или по инициативе работодателя — формулировка иная.

Запись о переводе

Запись о награждении (поощрении)

Заверение копии трудовой книжки для ИП

Если работнику нужна копия ТК (например‚ для оформления пенсии или нового трудоустройства)‚ ИП обязан её выдать. Копия заверяется с помощью специального штампа «Верно».

Правила заверения:

• Штамп или надпись «Верно» ставятся на каждой странице копии.
• Указывается должность заверяющего (ИП как работодатель).
• Ставится подпись ИП с расшифровкой (ФИО).
• Проставляется дата заверения.

Особенности при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2021 года в России параллельно существуют бумажные и электронные трудовые книжки. ИП может:

1. Оформить работнику ЭТК (сведения о работе вносятся в электронный реестр СЗВ-ТД). Бумажная ТК в этом случае не выдается.
2. Продолжать вести бумажную ТК по классической схеме.

Если ИП ведёт учёт в ЭТК‚ он не заполняет бумажный бланк. Все сведения формируются автоматически на основе сведений из СЗВ-ТД‚ подаваемых ИП в ПФР.

Типичные ошибки ИП и как их избежать

• Неточная формулировка должности. Должность должна точно соответствовать тому‚ что указано в трудовом договоре и штатном расписании (если есть).
• Отсутствие номера и даты приказа. Без этого запись не имеет юридической силы.
• Несоответствие даты приказа и даты записи. Запись вносится на основании приказа‚ поэтому дата приказа не может быть позже даты записи.
• Неправильное заверение копии. Подпись без расшифровки‚ отсутствие даты или должности делают копию недействительной.
• Внесение записи после увольнения с задержкой. Это нарушение‚ за которое грозит штраф.
• Заполнение ТК самим ИП для себя. ИП не вносит записи в свою собственную ТК. Это делает его работодатель‚ если он трудоустроен.

Где найти официальные бланки и образцы

Бланки трудовых книжек (унифицированная форма № Т-2) можно:

• Приобрести в специализированных магазинах канцелярских товаров.
• Заказать у типографий.
• Скачать актуальные образцы вкладышей и ьных листов с официальных порталов‚ например‚ КонсультантПлюс или Гарант.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практики ведения кадрового учёта на 2026 год. Рекомендуется уточнять детали в консультации с юристом или кадровым специалистом.