Оглавление:
- Кто и когда должен заполнять трудовую книжку ИП
- Что нужно от сотрудника перед заполнением
- Как правильно оформить ьный лист
- Образец записи о приеме на работу
- Особенности работы с бумажными и электронными трудовыми
- Частые ошибки и как их избежать
- Что делать, если места в трудовой нет
- Ответственность ИП за неправильное ведение трудовой книжки
- Часто задаваемые вопросы
Кто и когда должен заполнять трудовую книжку ИП
Самое главное помнить: Индивидуальный предприниматель (ИП) является работодателем и обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, которые:
- Работают у него более 5 дней подряд;
- Основное место работы, у этого ИП;
- Трудовая книжка уже была заведена ранее (до ) и в ней есть свободные строки.
Важно! Если сотрудник устраивается на работу к ИП впервые и у него нет трудовой книжки, ИП обязан оформить её и внести первую запись о приеме на работу.
Согласно статье 66 ТК РФ, ведение трудовых книжек — обязанность работодателя. ИП не является исключением, даже если у него нет юридического лица.
Если сотрудник работает по совместительству или на неполный рабочий день, запись в трудовую книжку вносится только по его письменному заявлению.
Что нужно от сотрудника перед заполнением
Перед тем как заполнить трудовую книжку, ИП должен запросить у сотрудника:
Необходимые документы:
- Трудовую книжку (если она уже была заведена ранее);
- Выписку из электронной трудовой книжки (если она ведется);
- Справку СТД-Р или СТД-СФР (если сотрудник ранее работал и у него нет бумажной трудовой);
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- ИНН (при наличии).
Важно! Если у сотрудника нет трудовой книжки, ИП обязан выдать её в течение 5 дней с момента приема на работу.
Как правильно оформить ьный лист
ьный лист трудовой книжки заполняется ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Запрещено использовать шариковые ручки с чернилами, которые могут размазаться.
Образец заполнения ьного листа:
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: Высшее
Профессия, специальность: Менеджер по продажам
Дата заполнения:
Подпись владельца: _______________
Подпись лица, ответственного за заполнение: _______________
ИП Смирнов И.И.
Важно!
- Все записи делаются без сокращений;
- Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Подпись ИП заверяется печатью при её наличии;
- Если ИП не использует печать, это должно быть отражено в учетной политике.
Образец записи о приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе».
Образец записи:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (дата и номер приказа, распоряжения) |
| 1 | Принят в ООО «Ромашка» (ИП Смирнов Иван Иванович) на должность менеджера по продажам | Приказ № 15 от |
Важно!
- Запись должна быть четкой и разборчивой;
- Не допускаются помарки, подчистки, исправления;
- Если ошибка все же допущена, она исправляется путем признания недействительной записи и внесения правильной;
- Все записи заверяются подписью ИП и печатью (при наличии).
Пример правильной формулировки:
Принят(а) в ООО «Ромашка» (ИП Смирнов И.И.) на должность менеджера по продажам
Неправильно:
Принят на работу менеджером — не указано наименование организации (ИП) и должность полностью
Особенности работы с бумажными и электронными трудовыми
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать.
Бумажная трудовая книжка:
- Ведется на всех сотрудников, проработавших более 5 дней;
- Заполняется от руки или на компьютере с последующим распечатыванием;
- Хранится у работодателя;
- При увольнении выдается сотруднику.
Электронная трудовая книжка:
- Ведется в личном кабинете на портале Госуслуги;
- ИП должен передавать сведения в ПФР в электронном виде;
- Сотрудник может запросить бумажную выписку из электронной трудовой;
- При приеме на работу ИП должен уточнить у сотрудника, ведеться ли у него электронная трудовая.
Для ИП:
- Нет различий в заполнении между бумажной и электронной трудовой;
- Все записи вносятся в соответствии с установленными правилами;
- При переходе с бумажной на электронную трудовую, ИП должен уведомить сотрудника и передать сведения в ПФР.
Частые ошибки и как их избежать
Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки ИП:
- Отсутствие записи о приеме на работу, обязательно внести запись в течение 5 дней;
- Неполные данные, необходимо указывать полное наименование ИП и должность;
- Исправления без оформления — любые исправления должны быть заверены подписью и печатью;
- Отсутствие даты и номера приказа — обязательно ссылаться на документ, на основании которого вносится запись;
- Использование чернил, размазывающихся при намокании, только синие, фиолетовые или черные чернила;
- Неправильное оформление ьного листа — все данные должны быть точными и полными.
Как избежать ошибок:
- Использовать образцы записей из официальных источников;
- Проверять заполнение перед выдачей сотруднику;
- Вести журнал учета трудовых книжек;
- Своевременно обновлять записи при изменениях (переводы, повышения, увольнения).
Что делать, если места в трудовой нет
Если в трудовой книжке закончилось место для записей, ИП должен:
- Проверить, есть ли вкладыш к трудовой книжке;
- Если вкладыш не пришит, оформить его:
- Вкладыш должен быть прошнурован, пронумерован;
- Заверен подписью ИП и печатью (при наличии);
- В ьном листе трудовой делается отметка о вкладыше;
- При отсутствии вкладыша — завести новую трудовую книжку;
- Перенести все записи из старой трудовой в новую.
Образец записи о вкладыше:
В трудовой книжке имеется вкладыш серии ___ № ___
Ответственность ИП за неправильное ведение трудовой книжки
За нарушение правил ведения трудовых книжек ИП может быть привлечен к ответственности:
Административная ответственность:
- Штраф от 1 000 до 5 000 рублей — за отсутствие записи о приеме на работу;
- Штраф от 3 000 до 5 000 рублей — за неправильное оформление;
- Штраф до 50 000 рублей — за ведение трудовой книжки с нарушениями, повлекшими ущерб интересам работника.
Налоговые риски:
- Проблемы при проверке трудового стажа;
- Возможные споры с ПФР по начислению пенсии;
- Отказ в признании стажа при оформлении пособий.
Рекомендация: Использовать типовые формы и сверяться с актуальными нормативными актами.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Нужно ли ИП делать запись в трудовую книжку самому себе?
Ответ: Нет. В трудовую книжку вносятся записи только о наемных работниках. ИП не может сделать запись о себе как о работнике.
Вопрос 2. Можно ли заполнить трудовую книжку на компьютере и распечатать?
Ответ: Да, можно. Но записи должны быть четкими и разборчивыми. После распечатывания их нужно подписать и заверить печатью.
Вопрос 3. Что делать, если сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку?
Ответ: ИП обязан выдать новую трудовую книжку в течение 5 дней. Если сотрудник отказывается, это фиксируется в приказе о приеме на работу.
Вопрос 4. Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?
Ответ: Нет. Все записи должны вноситься не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
Вопрос 5. Нужно ли заверять записи в трудовой книжке у нотариуса?
Ответ: Нет. Записи заверяются только подписью ИП и печатью (при наличии). Нотариального заверения не требуется.
- Заполнять трудовую книжку в течение 5 дней с момента приема на работу;
- Указывать полное наименование ИП и должность;
- Использовать только разрешенные чернила;
- Заверять записи подписью и печатью;
- Следить за наличием свободных строк и своевременно оформлять вкладыш;
- Хранить трудовую книжку в сейфе или металлическом шкафу;
- При увольнении выдать трудовую книжку в день увольнения.
Помните: Правильное ведение трудовой книжки — это не только обязанность, но и гарантия защиты прав ваших сотрудников и вашего бизнеса.
Дата публикации: 22 мая 2026 года. Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и актуальных разъяснений контролирующих органов.