Трудовая книжка – один из самых узнаваемых документов в России, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и его стаж. С момента принятия первого закона о трудовых книжках в 1946 г. этот документ стал неотъемлемой частью трудовых отношений. В последние годы он претерпел значительные изменения, переходя от бумажного формата к электронному. В этой статье мы подробно разберём историю трудовой книжки, её актуальное состояние, а также расскажем о цифровой версии, которая уже стала стандартом в 2021 году.

Краткая история трудовой книжки

• 1946 г. – принятие первого закона о трудовых книжках. Введён обязательный документ, фиксирующий трудовую деятельность.
• 1974 г. – постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. утверждало образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.
• 2003 г. – утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек, принятая постановлением Минтруда России 10 октября 2003 г.
• 2020 г. – начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде.
• 2021 г. – с этого года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционного бумажного документа. Она хранится в базе данных Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и доступна работодателю и работнику через портал «Мой персональный кабинет».

1. Регистрация в системе. Работодатель регистрируется в системе и получает доступ к электронному журналу.
2. Ввод данных. При приёме, увольнении, переводе сотрудника в другую организацию – все изменения фиксируются в системе;
3. Проверка работника. Работник может самостоятельно проверить, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России, а также просмотреть свой стаж.
4. Сохранность. Электронный документ защищён шифрованием и резервным копированием, что снижает риск потери данных.

Преимущества ЭТК

• Сокращение бумажной работы и затрат на печать.
• Ускорение процесса оформления кадровых документов.
• Повышение прозрачности и доступности информации для всех участников трудовых отношений.
• Снижение риска ошибок и недостоверных записей.

Недостатки и риски

• Требуется стабильный интернет‑связь.
• Потенциальные проблемы с кибербезопасностью.
• Необходимость обучения персонала работе с системой.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки?

Для проверки можно воспользоваться несколькими способами:

• Через портал «Мой персональный кабинет». Войдите в систему с использованием ЕГРН или ИНН.
• Обращение в отдел кадров. Специалисты кадрового отдела могут предоставить доступ к данным.
• Запрос в Роструд. При необходимости можно подать официальный запрос в Федеральную службу по труду и занятости.

Что делать, если у вас осталась бумажная трудовая книжка?

Согласно законодательству, с 2021 года при приёме на работу работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях, например, при работе в отдалённых регионах или в небольших организациях, может потребоваться вести бумажный документ. В таком случае:

1. Убедитесь, что бумажная книжка соответствует требованиям ГОСТ.
2. При приёме на работу обязательно запросите копию или скан документа.
3. Проверьте, что в бумажной книжке нет ошибок и все записи актуальны.
4. Сохраняйте копию в личном архиве на случай разногласий.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Для перехода необходимо выполнить несколько шагов:

1. Регистрация работодателя. Зарегистрируйтесь в системе «Мой персональный кабинет» через портал Госуслуг.
2. Получение доступа к ЭТК. После регистрации получите логин и пароль для работы с электронным журналом.
3. Обучение персонала. Организуйте тренинг по работе с системой для сотрудников отдела кадров.
4. Перенос данных. Скопируйте данные из бумажной трудовой книжки в электронный формат.
5. Проверка и подтверждение. Убедитесь, что все записи корректны и подтверждены работодателем.

Практические советы для работников

• Регулярно проверяйте свой стаж. Войдите в «Мой персональный кабинет» и убедитесь, что все записи актуальны.
• Сохраняйте копии документов. Даже если вы работаете в системе ЭТК, храните сканы бумажных копий на случай технических неполадок.
• Обращайтесь к работодателю при несоответствиях. Если вы заметили ошибку, незамедлительно сообщите об этом в отдел кадров.
• Будьте внимательны при приёме на работу. Убедитесь, что работодатель действительно ведёт электронную трудовую книжку и подтверждает ваш стаж.

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую историю гражданина. С переходом на электронный формат она стала более удобной, надёжной и доступной. Работодатели и работники должны быть осведомлены о правилах ведения и проверки ЭТК, чтобы избежать недоразумений и сохранить свои права. Внедрение цифровой трудовой книжки – шаг к более прозрачным и эффективным трудовым отношениям в России.

Если у вас возникли вопросы по работе с электронными трудовыми книжками, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в Федеральную службу по труду и занятости.