Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника (ст. 66 ТК РФ). Она ведётся работодателем на протяжении всей трудовой жизни сотрудника и содержит важнейшие записи о приёме на работу‚ переводах‚ награждениях и увольнениях.
Важно: При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в неё работодатель вправе взимать плату‚ размер которой определяется стоимостью их приобретения. Исключение составляют случаи восстановления трудовых книжек при массовой утрате в результате чрезвычайных ситуаций или неправильного первичного заполнения.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровая версия традиционной трудовой книжки. Она хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и содержит те же сведения о трудовом стаже сотрудника.
Ключевые особенности ЭТК:
- Официальный статус: ЭТК признаётся полноценным документом наравне с бумажной версией;
- Хранение в СФР: Все данные передаются работодателем в Социальный фонд России‚ где они хранятся в электронном виде;
- Доступность: Сведения можно получить в любой момент в виде выписки;
- Отсутствие дублирования: Работодатель не ведёт бумажную версию‚ если сотрудник выбрал ЭТК.
Как ведётся учёт трудовой деятельности?
Сведения о трудовой деятельности (в т.ч. об ЭТК) передаются работодателем в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ-ТД. Этот отчёт включает:
- Приём на работу;
- Переводы и повышения;
- Увольнения;
- Изменения в трудовом договоре.
Работодатель обязан вносить все изменения в трудовую книжку (или ЭТК) в соответствии с законодательством.
Кто отвечает за ведение трудовой книжки?
Ответственность за заполнение и хранение трудовой книжки лежит на работодателе. Обычно эти функции выполняет:
- Специалист кадровой службы;
- Секретарь или бухгалтер (при отсутствии отдела кадров);
- Руководитель организации (в малых предприятиях).
Сотрудник не вправе самостоятельно вносить записи в свою трудовую книжку.
Как правильно заполнить трудовую книжку?
Титульный лист
На титульном листе указываются:
- Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия или специальность;
- Дата заполнения.
Все записи должны быть чёткими‚ без помарок. При ошибке исправления вносятся в установленном порядке (зачёркивание и запись «Исправленному верить»).
Основные записи
В разделе «Сведения о работе» вносятся:
- Приём на работу: Дата‚ должность‚ структурное подразделение;
- Переводы: Новая должность‚ подразделение‚ причина перевода;
- Увольнения: Дата‚ причина‚ основание (номер приказа);
- Награждения: Поощрения‚ премии;
- Совместительство: Записи вносятся‚ если работа по совместительству оформлена как основная;
- Вахтовый метод: Указывается‚ если применяется данный режим работы.
Важно: Записи должны быть краткими и точными. Не допускаются неточности‚ сокращения (кроме общепринятых) и двусмысленности.
Пример правильной записи
— Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга ООО «Ромашка» на основании приказа № 45 от .
Изменения в правилах ведения трудовых книжек в 2026 году
В 2026 году сохраняются основные требования к ведению трудовых книжек‚ но есть важные нюансы:
- Усиленный контроль: ПФР и СФР ужесточают проверку корректности заполнения форм СЗВ-ТД;
- Электронный документооборот: Работодатели обязаны передавать данные в электронном виде (если ранее этого не делали);
- Ответственность за ошибки: За неправильное ведение трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности;
- Сроки хранения: Трудовые книжки хранятся не менее 75 лет после увольнения сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли самому завести электронную трудовую книжку?
Нет. Электронную трудовую книжку заводит и ведёт только работодатель. Сотрудник может получить выписку из неё через личный кабинет на портале Госуслуги или обратившись в ПФР.
Нужно ли вносить записи о совместительстве?
Если работа по совместительству является основной (т;е. оформлена как основное место работы)‚ записи вносятся. Если совместительство внутреннее (уже есть основное место работы)‚ записи не требуются.
Что делать при утере трудовой книжки?
При утере трудовой книжки работник может обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.
Можно ли восстановить трудовую книжку при массовой утрате?
Да. При массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (пожар‚ наводнение и др.) восстановление осуществляется бесплатно за счёт государства.
Ответственность за нарушения
За нарушения правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности:
- Административная: Штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Дисциплинарная: Замечание‚ выговор‚ увольнение;
- Материальная: Возмещение ущерба работнику при неправильном ведении.
Рекомендации для работодателей
- Используйте образцы: При заполнении трудовых книжек ориентируйтесь на официальные бланки;
- Проводите обучение: Сотрудники кадровой службы должны знать актуальные требования;
- Соблюдайте сроки: Вносите записи не позднее 7 дней после издания приказа;
- Храните правильно: Трудовые книжки должны храниться в сейфе или металлическом шкафу;
- Проверяйте данные: Регулярно сверяйте записи с приказами и трудовыми договорами.
Трудовая книжка — это важнейший документ‚ отражающий всю трудовую жизнь сотрудника. Правильное её ведение — обязанность работодателя‚ а нарушения могут привести к серьёзным последствиям.
С 2026 года акцент смещается в сторону электронного документооборота‚ поэтому работодателям важно своевременно перейти на новые форматы отчётности и обеспечить корректное ведение данных.
Если у вас остались вопросы по заполнению или ведению трудовых книжек‚ обратитесь к специалистам кадровой службы или в территориальный орган ПФР/СФР.