Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем. В России её использование регулируется Трудовым кодексом РФ, постановлениями правительства и приказами Минтруда. В статье разберём, в каких случаях необходимо вести трудовую книжку, какие сведения в неё вносятся, как она хранится и какие изменения произошли в её форме и правилах ведения за последние годы.

История и актуальная правовая база

• 1973 г. – утверждён новый образец трудовой книжки.
• 1975 г. – трудовые книжки начали выдавать колхозникам.
• 2003 г. и 2023 г. – дважды изменена форма документа.
• 24 июля 2021 г. (постановление № 1250) – содержит актуальную информацию о назначении, ведении и хранении трудовой книжки.
• 19 мая 2021 г. (приказ Минтруда № 320н.) – устанавливает порядок ведения трудовой книжки, включая электронную форму.
• 1 января 2020 г. – введена возможность оформления электронной трудовой книжки (ЭТК) для любого работающего человека.
• 1 января 2026 г. – для новых работников, начинающих трудовую деятельность после этой даты, бумажная трудовая книжка не требуется.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ:

• Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является основной.
• В случае, если трудовая книжка по закону не ведётся (например, при гражданско-правовых договорах), запись не требуется.

Кому не нужна трудовая книжка?

• Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, которые работают по гражданско-правовым договорам (подряд, оказание услуг, ученический договор).
• Сотрудники, которые впервые начинают трудовую деятельность после 1 января 2026 г. – в этом случае достаточно вести только электронную трудовую книжку.

Что записывается в трудовую книжку?

В трудовой книжке фиксируются:

• Дата начала работы и сведения о работодателе.
• Должность, вид деятельности, график работы.
• Сведения о переводах, повышениях, увольнениях, а также об отработанном стаже.
• Сведения о стаже по другим работодателям (если работник имеет несколько трудовых договоров);
• В случае перехода работника в другую организацию – сведения о предыдущих местах работы.

Как оформить и вести трудовую книжку?

Бумажная трудовая книжка

1. Получить бланк в отделе кадров работодателя.
2. Заполнить данные о сотруднике: ФИО, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, образование.
3. Подписать трудовой договор и выпустить приказ о приёме на работу.
4. Внести запись о приёме, переводах, повышениях и увольнении.
5. Работодатель хранит книгу в течение всего срока трудовых отношений.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. С 1 января 2020 г. любой работающий человек может оформить ЭТК.
2. Для оформления необходимо предоставить паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
3. Работодатель вносит данные в электронный реестр, а работник получает подтверждение в виде электронного документа.
4. При увольнении работника с ЭТК работодателю необходимо предоставить данные о трудовой деятельности в форме СТД‑Р.
5. С 1 января 2026 г. для новых сотрудников бумажную трудовую книжку не требуется – ведётся только ЭТК.

Хранение и доступ к трудовой книжке

• Бумажная книга хранится у работодателя в течение всего срока трудовых отношений.
• При увольнении работника книга передаётся ему в руки, а копия сохраняется у работодателя.
• Электронная трудовая книжка хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) и доступна сотруднику через личный кабинет.

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

В случае утраты бумажной трудовой книжки работник должен обратиться в отдел кадров работодателя с заявлением. Работодатель обязан выдать замену в течение 10 календарных дней. Для ЭТК в случае потери доступа работник может восстановить данные через портал ФСТЗ.

Практические рекомендации

• Если вы начинаете работу после 1 января 2026 г., уточните у работодателя, нужна ли бумажная трудовая книжка – скорее всего, её не будет.
• Для всех остальных случаев обязательно храните копию всех записей (сканы, фотографии) – это поможет в случае разногласий с работодателем.
• Проверяйте, что в трудовой книжке указаны все переходы, повышении и увольнения – это важно для расчёта пенсионных и трудовых льгот.
• Если вы работаете по гражданско-правовому договору, не ждите записи в трудовой книжке – в этом случае она не ведётся.

Трудовая книжка остаёться важным документом, подтверждающим трудовой стаж и историю работы сотрудника. С 2026 г. бумажная форма становится необязательной для новых работников, но для большинства случаев она всё ещё требуется. Ведение трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ, постановлением правительства № 1250 и приказом Минтруда № 320н. Следует внимательно соблюдать правила ведения, чтобы избежать проблем при расчёте пенсионных и трудовых льгот.