Дата актуализации: 23 мая 2026 г. 17:53:23

Содержание

1. История трудовой книжки в России
2. Нормативно‑правовая база
3. Новый образец трудовой книжки (с 1 янв. 2023)
4. Как правильно заполнять трудовую книжку
5. Образцы записей для типовых ситуаций
6. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

История трудовой книжки в России

Трудовая книжка – один из самых старых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина.
Впервые единый образец был введён в 1939 году‚ когда в СССР решили унифицировать учёт рабочего стажа для всех категорий работников.

С тех пор форма и порядок ведения менялись несколько раз‚ но основной смысл остался прежним: фиксировать все важные события трудовых отношений (приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменение фамилии‚ переход на электронный формат и др.).

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)‚ ст. 66‑66.1 – право работника выбирать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).
• Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. (Приложение N 1) – утверждает форму нового образца трудовой книжки.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п. 39 Порядка 320н) – регламентирует обязанности работодателя по учёту бланков и вкладышей.
• Постановление Правительства РФ о введении электронных трудовых книжек (2025 г.) – определяет порядок получения‚ просмотра и выдачи выписок.

Все изменения‚ вступившие в силу с 1 января 2023 г.‚ обязательны для работодателей‚ за исключением случаев‚ когда у работника уже есть заполненная книжка старого образца – она продолжает действовать до замены по инициативе работника.

Новый образец трудовой книжки (с 1 янв. 2023)

Новый бланк отличается более чёткой структурой и расширенными полями для указания нормативных актов‚ на основании которых происходят изменения в трудовых отношениях.

Ключевые изменения

• В графе 4 теперь указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя‚ а также ссылка на документ‚ подтверждающий перевод (временный/постоянный).
• Первая запись о приёме на работу должна содержать указание‚ что сотрудник переведён по его просьбе или с его согласия (п. 21 Порядка 320н).
• Добавлен отдельный раздел для отметок о переходе на электронный формат.
• ьный лист теперь содержит поле «Сведения о работодателе»‚ где указываются ИНН‚ ОГРН‚ адрес и ФИО ответственного лица.

Образцы новых бланков можно скачать с официальных ресурсов (КонсультантПлюс‚ Минтруд РФ) – они доступны в формате .docx и .pdf.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Заполнение трудовой книжки – обязанность работодателя. Ошибки в ней могут привести к проблемам при расчёте пенсии‚ выплате компенсаций и даже к административным штрафам.

Общие рекомендации

1. Проверяйте данные работника – ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ СНИЛС.
2. Все записи делайте чёрными чернильными ручками (или в электронном виде – в случае ЭТК).
3. Заполняйте полностью каждое поле согласно образцу (дата‚ номер приказа‚ основание‚ подпись руководителя).
4. Сохраняйте порядок хронологии – новые записи вносятся в следующую свободную строку.
5. При исправлениях используйте штрих-код (зачёркивание) и подпись с указанием причины исправления.

Пошаговый алгоритм записи о приёме на работу

1. Откройте ьный лист и проверьте правильность сведений о работодателе.
2. В первой строке раздела «Запись о приёме на работу» укажите:
   • Дата приёма.
   • Полное наименование организации‑работодателя.
   • Должность (по классификатору ОКДП).
   • Основание (приём по приказу № ___ от ___).
   • Подпись (директора) и печать.
3. Если работник переводится из другой организации‚ в графе 4 укажите номер и дату приказа о переводе‚ а также отметьте «по согласованию».

Запись об увольнении

Для увольнения необходимо указать:

• Дата увольнения.
• Основание (по приказу № ___ от ___‚ по соглашению сторон‚ по собственному желанию и т.д.).
• Вид увольнения (по инициативе работника‚ по инициативе работодателя‚ по сокращению штата).
• Подпись руководителя и печать.

Образцы записей для типовых ситуаций

5.1 Приём на работу (перевод из другой организации)

Дата приёма: 
Организация: ОАО «Ромашка»‚ ИНН 7701234567
Должность: инженер‑технолог (окдп 2120)
Основание: Приём по приказу № 45 от 
Перевод: По согласованию с работником‚ приказ № 12 от 
Подпись: ___________________ /И.И. Иванов/
Печать

5.2 Временный перевод‚ затем признание постоянным

Дата перевода: 
Организация: ЗАО «Технопром»‚ ИНН 7707654321
Должность: старший специалист (окдп 2140)
Основание: Временный перевод по приказу № 78 от 
Дата признания постоянным: 
Основание: Признание постоянным по приказу № 102 от 
Подпись: ___________________ /С.С. Смирнова/
Печать

5.3 Увольнение по собственному желанию

Дата увольнения: 
Основание: Увольнение по собственному желанию (письмо работника от )
Подпись: ___________________ /А.А. Петров/
Печать

5.4 Смена фамилии

Дата изменения: 
Новая фамилия: Кузнецова
Основание: На основании свидетельства о браке № 1234 от 
Подпись: ___________________ /В.В. Васильев/
Печать

5.5 Переход на электронную трудовую книжку

Дата перехода: 
Основание: Переход на электронный формат по приказу № 150 от 
Ссылка на запись в ЭТК: https://etk.gov.ru/record/123456789
Подпись: ___________________ /Е.Е. Егорова/
Печать

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Он позволяет:

• Получать выписки онлайн через портал Госуслуги или МФЦ.
• Сократить риск утери или порчи документа.
• Автоматически синхронизировать записи с бухгалтерскими и кадровыми системами.

Как оформить ЭТК

1. Обратитесь к работодателю с заявлением о переходе на электронный формат.
2. Работодатель оформляет приказ о переходе (пример приказа – в приложении к статье).
3. Через портал Госуслуги создаётся личный кабинет‚ где появляется ваш профиль ЭТК.
4. Получите подтверждение о регистрации – в системе будет ссылка на ваш электронный документ.

Где посмотреть выписку из ЭТК

• Через Госуслуги – раздел «Трудовая книжка» → «Выписка».
• В МФЦ – по запросу в отделе «Трудовые отношения».
• В ПФР – через личный кабинет ПФР (раздел «Трудовая история»).
• У работодателя – запрос выписки в отдел кадров.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

8.1 Можно ли заменить бумажную книжку на электронную без согласия работодателя?

Нет. Переход на ЭТК осуществляется только по приказу работодателя (п. 66.1 ТК РФ). Работник может подать заявление‚ но окончательное решение принимает работодатель.

8.2 Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Работник обязан сообщить об утрате работодателю‚ который в свою очередь оформляет приказ о выдаче новой книжки (или переходе на электронный формат). Затем в ПФР подаётся заявление о восстановлении записей.

8.3 Обязательно ли вести отдельный журнал переводов?

Да. По п. 39 Порядка 320н работодателю необходимо вести учёт всех бланков и вкладышей‚ а также фиксировать временные и постоянные переводы в отдельном журнале.

8.4 Можно ли самостоятельно заполнить запись о приёме?

Запись в трудовую книжку вносится только работодателем (или его уполномоченным представителем). Самостоятельные записи считаются недействительными.

8.5 Как получить выписку из ЭТК‚ если нет доступа к Госуслугам?

Можно обратиться в МФЦ или в отдел кадров текущего работодателя‚ который выдаст бумажную выписку из системы ЭТК.

Трудовая книжка – важнейший документ‚ подтверждающий ваш профессиональный путь. С 2023 года введён новый образец‚ а с 2025 года активно распространяется электронный формат. Соблюдение правил заполнения‚ своевременное внесение всех записей и внимательное отношение к деталям помогут избежать проблем с пенсионным фондом‚ налоговыми органами и судебными инстанциями.

Если у вас возникли вопросы по конкретной записи или необходимости замены книжки‚ рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому делу или в юридический отдел вашей организации.

Статья подготовлена на основе открытых источников (Контур.Экстерн‚ КонсультантПлюс‚ официальные порталы Госуслуг) и актуальна на дату 23 мая 2026 г.